Zo organiseer je een seminar zonder last-minute gedoe

Begin een seminar niet met de zaal, maar met het doel, de doelgroep en het programma. Leg daarna sprekers, locatie, catering en audiovisuele techniek vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk met één definitieve planning, verzamel presentaties en dieetwensen op tijd en richt de registratie vooraf in. De meeste problemen ontstaan doordat techniek, deelnemersaantallen en laatste wijzigingen pas in de laatste week worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Doelgroep en programma vaststellen
2 personen
2
Sprekers benaderen
2 personen
3
Sprekers en onderwerpen bevestigen
2 personen
4
Locatie en zaal reserveren
5
Catering reserveren
2 personen
6
Audiovisuele apparatuur reserveren
7
Aanmeldformulier maken
8
Uitnodigingen ontwerpen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
11
Dieetwensen verzamelen
12
Aanmeldingen bevestigen
13
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
14
Presentaties verzamelen
15
Presentaties controleren
2 personen
16
Programma definitief maken
2 personen
17
Routebeschrijving versturen
18
Leveringen bevestigen
19
Boodschappenlijst controleren
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Naamkaartjes sorteren
22
Registratielijst afdrukken
23
Welkomstmateriaal samenstellen
2 personen
24
Zaalindeling uitzetten
2 personen
25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
26
Registratiebalie opbouwen
2 personen
27
Presentatietafel inrichten
2 personen
28
Projector en scherm opstellen
2 personen
29
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
30
Microfoons testen
2 personen
31
Presentaties op laptop zetten
32
Wifi en techniek controleren
33
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
34
Buffet en servies klaarzetten
3 personen
35
Dieetmaaltijden markeren
36
Welkomstborden plaatsen

Event

37
Sprekers ontvangen
2 personen
38
Deelnemers registreren
3 personen
39
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
40
Welkomstkoffie serveren
2 personen
41
Seminar openen
42
Sprekers introduceren
43
Presentaties begeleiden
2 personen
44
Vragen uit de zaal verzamelen
2 personen
45
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
46
Koffie en hapjes serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Gebruikte kopjes afruimen
2 personen
49
Middagprogramma begeleiden
2 personen
50
Techniek tijdens presentaties bedienen
51
Buffet op temperatuur controleren
2 personen
52
Dinerbuffet openen
2 personen
53
Dinerbuffet aanvullen
3 personen
54
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
55
Tafels afruimen
3 personen
56
Avondprogramma begeleiden
2 personen
57
Laatste vragenronde begeleiden
58
Seminar afsluiten
59
Afscheidsdrankjes serveren
2 personen
60
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Borden en glazen afruimen
3 personen
63
Etensresten verpakken
2 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
66
Zaal schoonmaken
3 personen
67
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
68
Materialen inpakken
2 personen
69
Gehuurde apparatuur retourneren
2 personen
70
Overgebleven boodschappen opslaan
71
Deelnemers bedanken
72
Presentaties beschikbaar stellen
73
Facturen en borg controleren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 90
Tafelsaantal 12
Registratietafel
Sprekerstafel
Krukkenaantal 4
Tafelkledenaantal 12

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Geluidsboxenaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 2
HDMI-adaptersaantal 3
Verlenghaspelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 6
Wifiversterker

Presentatie

Flip-overaantal 2
Flip-overblokkenaantal 4
Markeerstiftenaantal 12
Presentatieklikker
Notitieblokkenaantal 90
Balpennenaantal 100
Naamkaarthoudersaantal 90
Printmappenaantal 90

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Dinerbordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Warmhoudbakkenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4

Decoratie

Welkomstbordenaantal 3
Programmastandaardsaantal 3
Tafelbordjesaantal 12

Verlichting

Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Stofzuiger
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma eerst op hoofdlijnen en reserveer per onderdeel een duidelijk tijdslot. Houd per spreker 10 tot 15 minuten over voor vragen, wisselen en uitloop.
Bevestig sprekers en onderwerpen schriftelijk voordat de uitnodiging uitgaat. Vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op, zodat je beeldverhouding, video’s en aansluitingen kunt controleren.
Maak het aanmeldformulier meteen geschikt voor dieetwensen en praktische vragen. Stuur een bevestiging binnen 2 werkdagen na aanmelding en sluit de deelnemerslijst uiterlijk 3 dagen voor het seminar.
Test de volledige presentatie-opstelling minimaal 2 uur voor ontvangst van de deelnemers. Controleer niet alleen de beamer en microfoons, maar ook HDMI-adapters, verlengkabels, stekkerdozen en het wifi-signaal.
Zet registratie, naamkaartjes en welkomstmateriaal vóór de zaalopening klaar. Leg registratielijst en naamkaartjes op volgorde en reserveer bij de catering ongeveer 5 tot 10 procent extra servies en drank voor onverwachte aanwezigen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een seminar organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je sprekers bevestigen, een locatie en catering reserveren, uitnodigingen versturen en voldoende tijd houden voor aanmeldingen en techniekcontroles.
Wanneer stuur je uitnodigingen voor een seminar?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken vooraf. Verstuur een herinnering 10 tot 14 dagen voor het seminar en sluit daarna de registratie op een vaste datum, bijvoorbeeld 3 dagen voor aanvang.
Hoeveel tijd plan je voor registratie bij een seminar?: Plan minimaal 30 minuten registratie vóór het officiële programma begint. Bij meer dan 100 deelnemers is 45 tot 60 minuten praktischer, met een registratietafel en naamkaartjes op alfabetische volgorde.
Wanneer controleer je de presentaties en audiovisuele apparatuur?: Verzamel alle presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf en voer de inhoudelijke en technische controle dan uit. Test de apparatuur opnieuw op de dag zelf, minimaal 2 uur voordat deelnemers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.