Organiser un séminaire : la méthode, étape par étape

Commencez par définir le public attendu et l’objectif de chaque séquence, avant de réserver quoi que ce soit. Enchaînez ensuite les intervenants, la salle, le traiteur et le matériel audiovisuel : ces éléments conditionnent tout le programme. Les inscriptions servent à dimensionner les repas, les badges et l’accueil. La veille, contrôlez les présentations, les livraisons, les branchements et la disposition de la salle, plutôt que de découvrir un problème à l’ouverture.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir le public cible et le programme
2 personnes
2
Contacter les intervenants
2 personnes
3
Confirmer les intervenants et les sujets
2 personnes
4
Réserver le lieu et la salle
5
Réserver le catering
2 personnes
6
Réserver le matériel audiovisuel
7
Créer le formulaire d’inscription
8
Concevoir les invitations
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les inscriptions
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Rassembler les présentations
15
Vérifier les présentations
2 personnes
16
Finaliser le programme
2 personnes
17
Envoyer les indications d'accès
18
Confirmer les livraisons
19
Vérifier la liste des courses
20
Faire les courses
2 personnes
21
Trier les badges nominatifs
22
Imprimer la liste d'inscription
23
Composer le matériel d’accueil
2 personnes
24
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
27
Aménager la table de présentation
2 personnes
28
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
29
Raccorder le matériel audio
2 personnes
30
Tester les microphones
2 personnes
31
Mettre les présentations sur l'ordinateur portable
32
Vérifier le wifi et la technique
33
Préparer le café et le thé
2 personnes
34
Installer le buffet et la vaisselle
3 personnes
35
Marquer les repas diététiques
36
Installer les panneaux de bienvenue

Événement

37
Accueillir les intervenants
2 personnes
38
Enregistrer les participants
3 personnes
39
Distribuer les badges
2 personnes
40
Servir le café de bienvenue
2 personnes
41
Ouvrir le séminaire
42
Présenter les intervenants
43
Animer les présentations
2 personnes
44
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
45
Préparer la pause café
3 personnes
46
Servir le café et les amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Débarrasser les tasses utilisées
2 personnes
49
Encadrer le programme de l’après-midi
2 personnes
50
Gérer la technique pendant les présentations
51
Vérifier la température du buffet
2 personnes
52
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet du dîner
3 personnes
54
Servir les repas diététiques
2 personnes
55
Dégager les tables
3 personnes
56
Encadrer le programme du soir
2 personnes
57
Animer la dernière séance de questions
58
Clôturer le séminaire
59
Servir les boissons d’au revoir
2 personnes
60
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Débarrasser les assiettes et les verres
3 personnes
63
Emballer les restes alimentaires
2 personnes
64
Rassembler les déchets
3 personnes
65
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
66
Nettoyer la salle
3 personnes
67
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Emballer le matériel
2 personnes
69
Retourner le matériel loué
2 personnes
70
Ranger les courses restantes
71
Remercier les participants
72
Mettre les présentations à disposition
73
Vérifier les factures et la caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Table d'inscription
Table des intervenants
Tabouretsqté 4
Nappesqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Enceintesqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 6
Amplificateur Wi-Fi

Présentation

Paperboardqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Marqueursqté 12
Cliqueur de présentation
Blocs-notesqté 90
Stylos à billeqté 100
Porte-nomsqté 90
Dossiers d’impressionqté 90

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4

Décoration

Panneaux de bienvenueqté 3
Pupitres de programmeqté 3
Pancartes de tableqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord le programme et les intervenants : prévoyez au moins 30 minutes de marge sur une journée complète pour absorber les retards et les changements de séance.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez le récapitulatif au traiteur au plus tard 7 jours avant le séminaire. Les régimes oubliés sont difficiles à corriger le jour même.
Testez chaque présentation sur l’ordinateur prévu, avec le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI et les adaptateurs. Faites ce contrôle au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
Préparez les badges par ordre alphabétique et imprimez la liste des inscrits la veille. Installez une table d’inscription visible dès l’entrée pour éviter un attroupement au démarrage.
Dessinez le plan de salle avant l’installation : tables, chaises, table des intervenants, paperboard et prises électriques doivent être positionnés avant l’arrivée du traiteur et des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un séminaire ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines pour un séminaire avec plusieurs intervenants, une salle, un traiteur et du matériel audiovisuel. Gardez les 7 derniers jours pour les confirmations, les présentations, les besoins alimentaires et les indications d’accès.
Quand envoyer les invitations pour un séminaire ?: Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la date prévue, avec le programme provisoire et le formulaire d’inscription. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement afin de confirmer le traiteur et les badges.
Quand vérifier le matériel audiovisuel d’un séminaire ?: Faites un test complet la veille si le matériel est déjà disponible, puis un second contrôle au moins 2 heures avant l’accueil. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, les microphones sans fil, les enceintes, les câbles, les adaptateurs et les rallonges.
Combien de temps prévoir pour l’accueil des participants ?: Prévoyez 30 minutes d’accueil pour un groupe jusqu’à 50 personnes, et davantage si les badges ou les inscriptions doivent être vérifiés sur place. La table d’inscription, les badges triés et la liste imprimée doivent être prêts au moins 30 minutes avant l’ouverture.

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