Cómo organizar un rastro en un estadio sin perder el control

Un rastro en un estadio requiere más que reunir vendedores y colocar mesas. Primero se cierran la fecha, los permisos y el plano del recinto; después se asignan los puestos y se confirma cada inscripción. La electricidad, los baños, la iluminación, los residuos y los cobros deben comprobarse antes de abrir. Si dejas estas decisiones para la última semana, los problemas aparecen justo cuando llegan los visitantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y el estadio
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Hacer el plano del recinto
2 personas
4
Definir los puntos de venta
2 personas
5
Redactar las condiciones de los vendedores
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Asignar puestos de venta
2 personas
10
Enviar confirmaciones a los vendedores
2 personas
11
Pedir el catering
12
Organizar la recogida de residuos
13
Comprobar los baños
2 personas
14
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
15
Comprobar la iluminación
2 personas
16
Reclutar voluntarios
2 personas
17
Asignar voluntarios
2 personas
18
Preparar la charla para voluntarios
19
Preparar señales de ruta
2 personas
20
Crear tarjetas de precios y lugares
2 personas
21
Retirar el dinero de caja
2 personas
22
Comprobar el inventario
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Clasificar los materiales
3 personas
25
Imprimir lista de vendedores
26
Preparar pulseras y acreditaciones
2 personas
27
Preparar el catering
3 personas
28
Comprobar el pronóstico del tiempo
29
Recibir al equipo de montaje
2 personas
30
Cerrar el recinto
4 personas
31
Colocar mesas y sillas
6 personas
32
Montar las carpas
6 personas
33
Numerar los puestos de venta
3 personas
34
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
35
Colgar la iluminación
3 personas
36
Señalizar la entrada y la salida
2 personas
37
Colocar señales de ruta
3 personas
38
Montar los puestos de catering
3 personas
39
Preparar la caja
2 personas
40
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
41
Colocar puntos de recogida de basura
3 personas
42
Refrigerar el stock de catering
3 personas

Evento

43
Registrar a los vendedores
4 personas
44
Indicar a los vendedores dónde colocarse
4 personas
45
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
46
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
47
Atender el punto de información
2 personas
48
Atender la caja
2 personas
49
Servir las bebidas
3 personas
50
Servir aperitivos y bocadillos
3 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Vaciar puntos de residuos
2 personas
53
Comprobar los baños
2 personas
54
Mantener libres las vías de paso
2 personas
55
Ajustar la iluminación
2 personas
56
Informar a los vendedores sobre el cierre
2 personas
57
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
58
Cerrar la caja
2 personas
59
Registrar la salida de los vendedores
3 personas

Seguimiento

60
Guardar los restos de forma segura
3 personas
61
Desmontar mesas y sillas
6 personas
62
Desmontar las carpas
6 personas
63
Retirar la iluminación
3 personas
64
Retirar los cables de alimentación
3 personas
65
Recoger la basura
5 personas
66
Limpiar el recinto
5 personas
67
Lavar la vajilla y el material
3 personas
68
Contar el stock restante
2 personas
69
Comprobar si los materiales tienen daños
2 personas
70
Devolver el material prestado
2 personas
71
Llevar la basura al punto de recogida
3 personas
72
Ingresar el dinero de caja
2 personas
73
Registrar objetos perdidos
74
Guardar los objetos perdidos
75
Dejar listo el espacio del estadio
2 personas
76
Comprobar las facturas de proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 40
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 24
Mesas de cervezacant. 8
Taburetes de barcant. 6
Carpas de fiestacant. 4
Mostrador plegablecant. 2
Percheroscant. 8
Cajas de almacenajecant. 12

Equipo

Terminales de pagocant. 2
Cajas de cajacant. 2
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Planchas para mantener calientecant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Walkie-talkies recargablescant. 6
Megáfonoscant. 2
Escáneres portátilescant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 200
Platoscant. 200
Cuencoscant. 100
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharillascant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Catering

Dispensadores de bebidascant. 4
Termoscant. 6
Cestas de pancant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2
Alfombrillas de refrigeracióncant. 4
Compras

Decoración

Guirnaldascant. 10
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Números de puesto de ventacant. 40
Paneles informativoscant. 6
Soportes para etiquetas de precioscant. 40

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LED de montajecant. 6
Iluminación de emergenciacant. 4
Linternascant. 6

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 20
Conos de tráficocant. 20
Cinta de balizamientocant. 4
Extintorescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 12
Alfombrillas antideslizantescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 16
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Cubos de limpiezacant. 4
Escobas de manocant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Fregaderoscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Consejos

Empieza por la fecha, el estadio y los permisos. Haz el plano antes de invitar a los vendedores, porque necesitarás conocer las zonas disponibles para asignar puestos sin bloquear accesos ni recorridos.
Envía las condiciones de venta junto con la invitación y fija una fecha límite de inscripción. Después recoge las preferencias dietéticas, asigna los puestos y manda una confirmación individual a cada vendedor.
Comprueba con antelación los puntos de electricidad, la iluminación y los baños. Cuenta cuántos cables alargadores, regletas, terminales de pago y cajas de caja necesitas; no des por hecho que el estadio los proporciona.
Organiza a los voluntarios por funciones y turnos, y prepara una charla breve antes de la apertura. Entrega señales de ruta, walkie-talkies o megáfonos y una lista impresa de vendedores para resolver dudas rápidamente.
Cierra la logística de comida, residuos y dinero antes del día del rastro. Revisa el inventario, clasifica los materiales y acuerda quién retira el efectivo de las cajas y cuándo se hace la recogida de residuos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un rastro en un estadio?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero la fecha, confirma los permisos y prepara el plano; deja al menos 2 semanas para cerrar las inscripciones y las asignaciones de puestos.
¿Cuándo hay que confirmar a los vendedores del rastro?: Envía las confirmaciones en cuanto termine el plazo de inscripción, idealmente entre 3 y 4 semanas antes. Incluye el puesto asignado, la hora de llegada, las condiciones de venta y cualquier preferencia dietética registrada.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un rastro en un estadio?: Calcula al menos 1 voluntario por cada zona de venta o acceso importante, más 2 personas para coordinación y cobros. Para un recinto dividido en 6 zonas, prepara como mínimo 8 voluntarios por turno.
¿Qué hay que comprobar el día antes del rastro?: Revisa el plano, los puestos, las mesas, la iluminación, los baños, la electricidad, los terminales de pago y la señalización. Haz esta comprobación entre 24 y 48 horas antes para tener tiempo de sustituir material o reorganizar una zona.

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