Organiser une brocante du stade, étape par étape

Une brocante du stade se prépare d’abord sur plan, avant de remplir les stands. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations et dessinez les emplacements de vente. Les inscriptions des vendeurs viennent ensuite, avec leurs besoins alimentaires et leurs contraintes d’installation. Gardez enfin du temps pour les branchements, les toilettes, les déchets, le briefing des bénévoles et la caisse : ce sont les points souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le stade
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Créer le plan du site
2 personnes
4
Définir les emplacements de vente
2 personnes
5
Établir les conditions des vendeurs
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Attribuer les emplacements de vente
2 personnes
10
Envoyer les confirmations aux vendeurs
2 personnes
11
Commander le catering
12
Organiser l’enlèvement des déchets
13
Vérifier les toilettes
2 personnes
14
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
15
Vérifier l'éclairage
2 personnes
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Répartir les bénévoles
2 personnes
18
Préparer le briefing des bénévoles
19
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
20
Créer les cartes de prix et de placement
2 personnes
21
Retirer la caisse
2 personnes
22
Vérifier les stocks
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Trier les matériaux
3 personnes
25
Imprimer la liste des vendeurs
26
Préparer les bracelets et les badges
2 personnes
27
Préparer le service traiteur
3 personnes
28
Vérifier les prévisions météo
29
Accueillir l'équipe de montage
2 personnes
30
Balisage du site
4 personnes
31
Installer les tables et les chaises
6 personnes
32
Monter les tentes de réception
6 personnes
33
Numéroter les emplacements de vente
3 personnes
34
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Marquer l’entrée et la sortie
2 personnes
37
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
38
Aménager les stands de restauration
3 personnes
39
Installer la caisse
2 personnes
40
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
41
Installer des points de collecte des déchets
3 personnes
42
Réfrigérer le stock de catering
3 personnes

Événement

43
Inscrire les vendeurs
4 personnes
44
Diriger les vendeurs vers leurs emplacements
4 personnes
45
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Tenir le point d'information
2 personnes
48
Tenir la caisse
2 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
2 personnes
54
Dégager les voies de circulation
2 personnes
55
Ajuster l’éclairage
2 personnes
56
Informer les vendeurs de la fermeture
2 personnes
57
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
58
Clôturer la caisse
2 personnes
59
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes

Suivi

60
Stocker les restes en toute sécurité
3 personnes
61
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
62
Démonter les tentes de fête
6 personnes
63
Retirer l'éclairage
3 personnes
64
Retirer les câbles électriques
3 personnes
65
Rassembler les déchets
5 personnes
66
Nettoyer le site
5 personnes
67
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
68
Compter le stock restant
2 personnes
69
Vérifier les dommages sur le matériel
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
72
Déposer la caisse
2 personnes
73
Enregistrer les objets trouvés
74
Conserver les objets trouvés
75
Préparer l’espace du stade
2 personnes
76
Vérifier les factures des fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 40
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 24
Tables de bièreqté 8
Tabourets de barqté 6
Tentes de réceptionqté 4
Comptoir pliantqté 2
Portants à vêtementsqté 8
Boîtes de rangementqté 12

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plaques chauffantesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Talkies-walkies rechargeablesqté 6
Mégaphonesqté 2
Scanners portatifsqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à caféqté 200
Assiettesqté 200
Petits bolsqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Thermosqté 6
Corbeilles à painqté 6
Pains de glaceqté 24
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2
Tapis rafraîchissantsqté 4
Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Numéros d’emplacement de venteqté 40
Panneaux d'informationqté 6
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 40

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Éclairage de secoursqté 4
Lampes de pocheqté 6

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 4
Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Tapis antidérapantsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 16
Sets de serpillièreqté 3
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Balais à mainqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Bacs de stockageqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Conseils

Bloquez le plan du stade avant d’envoyer les invitations. Numérotez chaque emplacement et indiquez les accès, les points d’alimentation, les toilettes et les zones de circulation.
Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant la brocante. Vous aurez ainsi le temps d’attribuer les stands, d’envoyer les confirmations et d’imprimer la liste des vendeurs.
Demandez dès l’inscription si un vendeur a besoin d’une table, d’une chaise, d’un portant ou d’une alimentation électrique. Une rallonge ou une multiprise manquante le matin même bloque rapidement une zone entière.
Prévoyez le catering à partir du nombre confirmé de bénévoles et de vendeurs, puis vérifiez 48 heures avant les machines à café, bouilloires, plaques chauffantes, thermos et distributeurs de boissons.
Réunissez les bénévoles pour un briefing de 15 minutes avant l’ouverture. Donnez à chacun une zone, un moyen de communication et la procédure pour la caisse, les paiements et les déchets.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une brocante du stade ?: Commencez au moins 6 semaines avant la date prévue. Les autorisations, le plan des emplacements, les invitations et la réservation du catering doivent être lancés avant les dernières semaines.
Quand fermer les inscriptions des vendeurs ?: Fermez les inscriptions environ 10 jours avant la brocante. Il vous restera assez de temps pour attribuer les emplacements, confirmer les vendeurs et préparer les cartes de prix et de placement.
Combien de temps prévoir pour installer une brocante ?: Prévoyez au minimum 3 heures avant l’ouverture pour installer les tables, stands, tentes, chaises, panneaux et équipements électriques. Ajoutez du temps si les vendeurs installent eux-mêmes leur matériel.
Que vérifier la veille d’une brocante du stade ?: La veille, vérifiez les autorisations, les toilettes, l’éclairage, les points d’alimentation, les stocks, la caisse et l’enlèvement des déchets. Préparez aussi les talkies-walkies, le mégaphone et la liste imprimée des vendeurs.

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