Stadion-Flohmarkt organisieren: Schritt für Schritt

Bei einem Stadion-Flohmarkt beginnt die Organisation nicht mit den Marktständen, sondern mit Datum, Stadion und Genehmigungen. Danach legst du Geländeplan, Verkaufsflächen und Anbieterbedingungen fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane frühzeitig Toiletten, Strom, Beleuchtung, Müllentsorgung und Helfer ein. Kurz vor dem Termin geht es um Platzzuweisungen, Beschilderung, Kassen, Catering und die Kontrolle aller Materialien.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Stadion bestätigen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Lageplan des Geländes erstellen
2 Personen
4
Verkaufsflächen festlegen
2 Personen
5
Verkäuferbedingungen ausarbeiten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Verkaufsplätze zuweisen
2 Personen
10
Bestätigungen an Anbieter senden
2 Personen
11
Catering bestellen
12
Müllentsorgung organisieren
13
Toiletten kontrollieren
2 Personen
14
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
15
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
16
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
17
Freiwillige einteilen
2 Personen
18
Briefing für Freiwillige erstellen
19
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
20
Preis- und Platzkarten erstellen
2 Personen
21
Kassengeld abholen
2 Personen
22
Bestand prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Materialien sortieren
3 Personen
25
Verkäuferliste drucken
26
Armbänder und Ausweise bereitlegen
2 Personen
27
Catering vorbereiten
3 Personen
28
Wettervorhersage prüfen
29
Aufbauteam empfangen
2 Personen
30
Gelände absperren
4 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
32
Partyzelte aufbauen
6 Personen
33
Verkaufsstände nummerieren
3 Personen
34
Stromkabel sicher verlegen
3 Personen
35
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
36
Ein- und Ausgang markieren
2 Personen
37
Wegweiser aufstellen
3 Personen
38
Cateringstände einrichten
3 Personen
39
Kasse einrichten
2 Personen
40
Erste-Hilfe-Material bereitlegen
2 Personen
41
Müllstationen aufstellen
3 Personen
42
Cateringvorräte kühlen
3 Personen

Event

43
Verkäufer anmelden
4 Personen
44
Verkäufer zu ihren Plätzen lotsen
4 Personen
45
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen
46
Besucher begrüßen
4 Personen
47
Infostand besetzen
2 Personen
48
Kasse bedienen
2 Personen
49
Getränke servieren
3 Personen
50
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Abfallstationen leeren
2 Personen
53
Toiletten kontrollieren
2 Personen
54
Laufwege freihalten
2 Personen
55
Beleuchtung anpassen
2 Personen
56
Verkäufer über die Schließung informieren
2 Personen
57
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
58
Kasse abschließen
2 Personen
59
Verkäufer auschecken
3 Personen

Nachbereitung

60
Reste sicher verstauen
3 Personen
61
Tische und Stühle abbauen
6 Personen
62
Partyzelte abbauen
6 Personen
63
Beleuchtung entfernen
3 Personen
64
Stromkabel entfernen
3 Personen
65
Abfall sammeln
5 Personen
66
Gelände reinigen
5 Personen
67
Geschirr und Material spülen
3 Personen
68
Verbliebenen Bestand zählen
2 Personen
69
Materialien auf Schäden prüfen
2 Personen
70
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
72
Kassenbestand einzahlen
2 Personen
73
Fundgegenstände registrieren
74
Fundgegenstände aufbewahren
75
Stadionbereich übergeben
2 Personen
76
Lieferantenrechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 40
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 24
BiertischeAnz. 8
BarhockerAnz. 6
PartyzelteAnz. 4
Faltbare ThekeAnz. 2
KleiderständerAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

KartenterminalsAnz. 2
KassenboxenAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhalteplattenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Wiederaufladbare FunkgeräteAnz. 6
MegafoneAnz. 2
HandscannerAnz. 2

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeebecherAnz. 200
TellerAnz. 200
SchälchenAnz. 100
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
TeelöffelAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8

Catering

GetränkespenderAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
BrotkörbeAnz. 6
KühlelementeAnz. 24
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ZangenAnz. 6
MessbecherAnz. 2
KühlmattenAnz. 4
Einkäufe

Dekoration

WimpelkettenAnz. 10
BallonbögenAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
WegweiserAnz. 12
VerkaufsplatznummernAnz. 40
InfotafelnAnz. 6
PreisschildständerAnz. 40

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-BaustrahlerAnz. 6
NotbeleuchtungAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
Rutschfeste MattenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 16
WischsetsAnz. 3
BesensetsAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
PutzeimerAnz. 4
HandfegerAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
VorratsboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4
KüchenzangenAnz. 6
SpülbeckenAnz. 4
HandwaschspenderAnz. 6

Tipps

Bestätige Datum und Stadion zuerst und prüfe die nötigen Genehmigungen, bevor du Anbieter einlädst. Für Lageplan und Freigaben solltest du mindestens 8 Wochen Vorlauf einplanen.
Lege Verkaufsflächen mit Nummern fest und verschicke die Anbieterbedingungen zusammen mit der Anmeldung. Weise die Plätze erst nach Ablauf der Anmeldefrist zu und sende jede Bestätigung mit Standnummer und Aufbauhinweisen.
Kontrolliere Stromanschlüsse, Verlängerungskabel, Beleuchtung und Toiletten spätestens 7 Tage vor dem Flohmarkt. So bleibt Zeit, fehlende Ausstattung oder zusätzliche Anschlüsse zu organisieren.
Teile die Freiwilligen in Schichten ein und gib ihnen ein kurzes Briefing mit Funkgeräten oder Megafonen. Plane mindestens eine Ansprechperson für Einlass, Verkaufsflächen, Catering und Notfälle ein.
Prüfe am Vortag Kassengeld, Kartenterminals, Kassenboxen, Preis- und Platzkarten sowie die gedruckte Verkäuferliste. Sortiere Geschirr, Thermoskannen, Getränkespender und Kühlboxen nach Einsatzort, damit beim Aufbau nichts gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Stadion-Flohmarkt organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Stadion und Genehmigungen. Einladungen und Anmeldungen sollten danach noch mindestens 4 Wochen Bearbeitungszeit haben.
Wann sollte man die Verkaufsplätze beim Stadion-Flohmarkt zuweisen?: Weise die Plätze nach Ende der Anmeldefrist zu, idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Termin. Sende die Platzbestätigung spätestens 7 Tage vorher an alle Anbieter.
Wie viele Helfer braucht ein Stadion-Flohmarkt?: Plane mindestens eine verantwortliche Person für jeden zentralen Bereich ein: Einlass, Verkaufsflächen, Catering, Technik und Notfälle. Bei Schichten von 3 bis 4 Stunden brauchst du zusätzlich Ersatz für Pausen und Ausfälle.
Was muss man beim Stadion-Flohmarkt am Vortag prüfen?: Kontrolliere am Vortag Verkaufsstände, Tische, Beleuchtung, Strom, Toiletten, Kassen, Kartenterminals und Beschilderung. Sortiere außerdem alle Catering- und Geschirrteile nach ihrem Einsatzort und drucke die Verkäuferliste aus.

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