Cómo organizar un pub quiz sin improvisar

Un pub quiz funciona mejor cuando el ritmo está decidido antes de que llegue el primer equipo. Empieza fijando la fecha, el lugar y el formato; después prepara las preguntas, las respuestas y la distribución de mesas. Reserva tiempo para probar el portátil, el proyector, el sonido y el micrófono, porque los fallos técnicos suelen retrasar la primera ronda. El día del quiz, deja listas las hojas, las bebidas y la recepción al menos una hora antes de abrir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2
Definir el formato del quiz y los equipos
2 personas
3
Preparar preguntas y respuestas
2 personas
4
Confirmar la reserva
5
Enviar invitaciones
6
Gestionar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Organizar las rondas y horarios del quiz
2 personas
9
Crear presentación y modelo de respuesta
2 personas
10
Crear los equipos y la distribución de las mesas
11
Comprar premios y materiales
12
Hacer la compra
2 personas
13
Probar la técnica en casa
2 personas
14
Imprimir formularios de respuesta y hojas de puntuación
15
Enfriar las bebidas
2 personas
16
Abrir y revisar el lugar
2 personas
17
Colocar mesas y sillas
4 personas
18
Montar la mesa del presentador del quiz
2 personas
19
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
20
Conectar el equipo de sonido
2 personas
21
Preparar el material del quiz por mesa
2 personas
22
Colgar la decoración y la señalización
2 personas
23
Preparar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas

Evento

24
Atender la inscripción y la recepción
2 personas
25
Acompañar a los equipos a su mesa
2 personas
26
Explicar las reglas y el programa del quiz
27
Presentar las rondas del quiz
28
Recoger los formularios de respuesta
2 personas
29
Revisar las respuestas y llevar la puntuación
3 personas
30
Servir aperitivos
3 personas
31
Rellenar las bebidas
2 personas
32
Recoger las mesas entre turno y turno
2 personas
33
Comprobar la clasificación final
2 personas
34
Anunciar a los ganadores y entregar los premios
2 personas
35
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

36
Empacar lo sobrante
2 personas
37
Reunir los materiales
3 personas
38
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
39
Lavar la vajilla
3 personas
40
Recoger y llevar la basura
2 personas
41
Limpiar el lugar
3 personas
42
Desconectar y empaquetar el equipo técnico
2 personas
43
Devolver los objetos prestados
44
Guardar el material sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 56
Mesa del presentador del quiz
Percheroscant. 2

Equipo

Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófono
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Clic de presentación
Temporizadorcant. 2

Vajilla

Vasoscant. 60
Tazas de cafécant. 30
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Jarracant. 4
Cuencos de serviciocant. 8
Cucharones de servircant. 8
Abrebotellascant. 3

Material del quiz

Hojas de respuestacant. 70
Hojas de puntuacióncant. 10
Bolígrafoscant. 70
Tarjetas de equipocant. 12
Portalápicescant. 8

Decoración

Mantelescant. 8
Platos redondoscant. 8
Cartel de bienvenida
Carteles de flechascant. 6
Guirnaldascant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 3

Limpieza

Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Escoba
Recogedor y escoba
Paños de microfibracant. 8

Catering

Compras

Consejos

Define el formato antes de escribir las preguntas: decide cuántas rondas habrá, cuánto durará cada una y cuántas personas formarán cada equipo. Así puedes calcular las mesas, las sillas y las hojas de respuesta sin rehacer la distribución.
Prepara las preguntas y respuestas con varios días de margen y crea también la presentación y el modelo de respuesta. Imprime una hoja de respuestas y una hoja de puntuación por equipo, más algunas copias de reserva.
Haz una prueba completa de la técnica en casa como mínimo 48 horas antes: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cable HDMI, alargadores, regletas, clic y temporizador. Lleva cables de repuesto si el lugar no los proporciona.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes. Con el número final puedes formar los equipos, asignar las mesas y calcular vasos, platos, cubiertos, bebidas y comida.
Llega entre 90 y 120 minutos antes para abrir el lugar, colocar mesas y sillas, montar la mesa del presentador, probar el sonido y preparar el material de cada mesa. Enfría las bebidas antes de la recepción y reserva los últimos 15 minutos para señalización y comprobaciones.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto dura un pub quiz?: Calcula entre 2 y 3 horas para un quiz con varias rondas, incluyendo pausas y la corrección de respuestas. Añade unos 30 minutos si habrá recepción, comida o entrega de premios.
¿Cuántas preguntas debe tener un pub quiz?: Un formato manejable suele incluir entre 40 y 60 preguntas, repartidas en 5 o 6 rondas. Reserva aproximadamente 8-10 minutos por ronda, más el tiempo de corrección y explicación.
¿Cuándo hay que probar el proyector y el sonido?: Haz una prueba en casa al menos 48 horas antes y repítela en el lugar entre 60 y 90 minutos antes de empezar. Comprueba especialmente el cable HDMI, el micrófono, los altavoces y la corriente disponible.
¿Cuándo cerrar las inscripciones para un pub quiz?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes del evento. Ese plazo permite formar los equipos, distribuir las mesas y ajustar las compras según el número final de participantes.

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