Cómo organizar un pícnic familiar paso a paso

Organizar un pícnic familiar empieza mucho antes de preparar las cestas. Primero fija la fecha, reserva el área y confirma cuántas personas asistirán; después recoge las preferencias alimentarias y revisa el tiempo. La comida debe prepararse y enfriarse con antelación, mientras que el montaje requiere carpas, mesas, mantas y una zona clara para bebidas y juegos. Deja confirmado el plan alternativo al menos 48 horas antes, porque el tiempo puede cambiar y el lugar puede necesitar ajustes.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2
Reservar un área de picnic
3
Enviar invitaciones
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Comprobar el pronóstico del tiempo
7
Confirmar el plan alternativo por mal tiempo
2 personas
8
Comprobar la lista de la compra
9
Hacer la compra
2 personas
10
Recoger suministros y materiales
2 personas
11
Limpiar las neveras portátiles
12
Enfriar bebidas
2 personas
13
Lavar frutas y verduras
2 personas
14
Preparar ensaladas y salsas
3 personas
15
Preparar bocadillos y rellenos
3 personas
16
Porcionar postres
2 personas
17
Preparar cestas de picnic
2 personas
18
Llevar materiales al lugar
3 personas
19
Inspeccionar el recinto
2 personas
20
Montar las carpas
4 personas
21
Colocar mesas y sillas
4 personas
22
Colocar las mantas de picnic
2 personas
23
Montar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
24
Colgar la decoración
2 personas
25
Preparar los materiales del juego
2 personas

Evento

26
Recibir a los invitados
3 personas
27
Servir bebidas de bienvenida
2 personas
28
Abrir el bufé de almuerzo
2 personas
29
Reponer el bufé
2 personas
30
Rellenar las bebidas
2 personas
31
Servir café y té
2 personas
32
Coordinar las actividades del juego
3 personas
33
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
34
Servir el bufé de postres
2 personas
35
Recoger los objetos olvidados
2 personas

Seguimiento

36
Desmontar el bufé
3 personas
37
Empacar vajilla y materiales
3 personas
38
Desmontar mesas y sillas
4 personas
39
Desmontar las carpas de fiesta
4 personas
40
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
41
Dejar el recinto limpio
3 personas
42
Lavar la vajilla
2 personas
43
Limpiar y secar los materiales
2 personas
44
Repartir la comida sobrante
2 personas
45
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 40
Mantas de picniccant. 8
Mesas de buffetcant. 2

Vajilla

Platos reutilizablescant. 50
Cuencos reutilizablescant. 50
Vasos reutilizablescant. 60
Cuchilloscant. 50
Tenedorescant. 50
Cucharascant. 50
Cucharonescant. 12
Tijerascant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 6
Cestas de pancant. 4
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 6
Acumuladores de fríocant. 18
Jarras de aguacant. 4
Abrebotellascant. 3
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 12

Equipo

Hervidor de aguacant. 2
Cables alargadorescant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas LEDcant. 4

Decoración

Mantelescant. 6
Guirnaldascant. 4
Globoscant. 40

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 2
Frisbeescant. 3
Sets de bádmintoncant. 2
Cuerda para tira y afloja
Juegos al aire librecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 4
Pinzas para residuoscant. 2
Puestos de lavado de manoscant. 2
Paños de limpieza reutilizablescant. 8

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de asistentes entre 7 y 10 días antes. Con ese número calcula las raciones, las bebidas, la vajilla reutilizable y el espacio para mesas, sillas y mantas.
Revisa la previsión meteorológica 72 horas antes y vuelve a comprobarla la víspera. Si hay riesgo de lluvia o viento, confirma entonces el plan alternativo, no el mismo día.
Prepara ensaladas, salsas, frutas y verduras el día anterior, y enfría las bebidas durante al menos 6 horas. Guarda los alimentos en recipientes herméticos y utiliza acumuladores de frío en las neveras portátiles.
Organiza las cestas y el material por zonas: comida, bebidas, servicio y juegos. Así no tendrás que abrir todas las neveras ni buscar cuchillos, cucharones o abrebotellas durante el montaje.
Llega entre 90 y 120 minutos antes para inspeccionar el recinto, montar las carpas, colocar mesas y sillas y preparar el bufé. Comprueba también dónde dejar los residuos y si los cables de iluminación quedan fuera del paso.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un pícnic familiar?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar fecha, reservar el área y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes.
¿Cuánta comida y bebida se calcula para un pícnic familiar?: Para una comida de varias horas, calcula aproximadamente 2 a 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 por cada hora adicional. Prepara una ración principal por adulto, añade un 10 % de margen y ajusta las cantidades según el número final de niños y adultos.
¿Cuándo hay que preparar la comida para un pícnic?: Lava frutas y verduras y prepara ensaladas, salsas y rellenos el día anterior. Enfría las bebidas al menos 6 horas antes y coloca los alimentos en las cestas justo antes de salir para mantener la cadena de frío.
¿Qué hacer si llueve el día del pícnic familiar?: Confirma un plan alternativo entre 48 y 72 horas antes, según la previsión. Si el pronóstico empeora, informa a las familias como mínimo la víspera y decide antes de transportar la comida y los materiales al lugar.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.