Cómo organizar un mercado navideño sin perder el control
Organizar un mercado navideño empieza mucho antes de colocar los puestos. Primero define la fecha, el lugar y la distribución; después confirma permisos, seguro, electricidad, expositores y proveedores. Cuando el plano ya está cerrado, puedes abrir las inscripciones, preparar la promoción y coordinar el programa musical y las actividades infantiles. La última fase se centra en compras, productos frescos, bebidas frías, aperitivos, decoración, señalización y envoltorios de regalo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
- 3
Reservar puestos y carpas
- 4
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 5
Comprobar permisos
- 6
Comprobar el seguro
- 7
Contactar a los proveedores
2 personas
- 8
Invitar a los expositores
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Abrir inscripciones online
- 11
Registrar el programa musical
- 12
Reservar actividades infantiles
- 13
Gestionar inscripciones
- 14
Recoger preferencias dietéticas
- 15
Confirmar la distribución de los puestos
2 personas
- 16
Compartir el plano
- 17
Colocar la promoción
2 personas
- 18
Crear la señalización
2 personas
- 19
Inventariar el stock
2 personas
- 20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 21
Hacer la compra
3 personas
- 22
Recoger productos frescos
2 personas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Preparar aperitivos
4 personas
- 25
Preparar los envoltorios de regalo
2 personas
- 26
Preparar las cajas registradoras
2 personas
- 27
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 28
Despejar el recinto
4 personas
- 29
Descargar puestos
4 personas
- 30
Montar las carpas
6 personas
- 31
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 32
Conectar los cables de alimentación
2 personas
- 33
Colgar la iluminación
3 personas
- 34
Colgar la decoración
3 personas
- 35
Decoración de las mesas del puesto
4 personas
- 36
Colocar la señalización
2 personas
- 37
Preparar la restauración
4 personas
- 38
Preparar bebidas calientes
3 personas
- 39
Montar aperitivos
3 personas
- 40
Probar las cajas registradoras
2 personas
- 41
Probar el sonido
2 personas
- 42
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
Evento
- 43
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
- 44
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 45
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
- 46
Servir bebidas calientes
3 personas
- 47
Servir aperitivos
3 personas
- 48
Atender las cajas
2 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 51
Mantener las mesas limpias
2 personas
- 52
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
- 53
Proporcionar la música
- 54
Gestionar el rincón de fotos
- 55
Comprobar los baños
- 56
Comprobar el inventario
- 57
Reponer los aperitivos
2 personas
- 58
Comprobar la iluminación
- 59
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 60
Cerrar las cajas
2 personas
- 61
Despedir a los expositores
2 personas
Seguimiento
- 62
Desmontar los puestos
6 personas
- 63
Desmontar las tiendas
6 personas
- 64
Retirar la decoración
3 personas
- 65
Desconectar los cables de alimentación
2 personas
- 66
Recoger la basura
4 personas
- 67
Lavar la vajilla
3 personas
- 68
Vaciar neveras portátiles
2 personas
- 69
Limpiar el recinto
4 personas
- 70
Guardar materiales
4 personas
- 71
Devolver el material alquilado
2 personas
- 72
Gestionar los alimentos sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 10
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas de cervezacant. 10
- Sillas plegablescant. 40
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 2
- Biombo para vestuario
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 150
- Tazascant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 20
- Pinzas de servircant. 10
- Cucharones para sopacant. 6
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 4
- Bolas de Navidadcant. 80
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Coronas navideñascant. 6
- Manteles runnerscant. 12
- Figuras navideñascant. 8
- Disfraz de Papá Noel
- Rollos de papel de regalocant. 10
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Lámparas LEDcant. 20
- Farolescant. 12
- Bateríascant. 40
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 3
- Mantener calientecant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Datáfonoscant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 4
- Termoscant. 8
- Ollas para sopacant. 3
- Cucharonescant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 20
- Abridores de botellascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Escobas de manocant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
- Soportes para bolsas de basuracant. 6
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 4
- Alfombrillas antideslizantescant. 10
- Vallas de construccióncant. 12
Comunicación
- Walkie-talkiescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Planoscant. 30
- Paneles informativoscant. 6
- Carteles direccionalescant. 12
Caja registradora
- Cajas de caudalescant. 2
- Rollos de reciboscant. 10
- Alfombrillas de pagocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el plano antes de confirmar a los expositores. Reserva espacio para puestos, carpas, mesas altas, sillas y percheros, y comparte la distribución definitiva al menos 7 días antes para evitar cambios durante el montaje.
- Comprueba la electricidad puesto por puesto con una semana de antelación. Cuenta también las máquinas de café, teteras, equipos para mantener la comida caliente, lámparas LED y guirnaldas de luces antes de decidir dónde irá cada actividad.
- No dejes los permisos y el seguro para la última semana. Verifica ambos como mínimo 4 semanas antes y guarda las confirmaciones junto con los datos de contacto de proveedores y responsables del recinto.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 5-7 días antes. Así puedes calcular platos, cubiertos, tazas, vasos, aperitivos y bebidas sin comprar a ciegas ni preparar opciones especiales demasiado tarde.
- Haz el montaje en dos fases: primero carpas, puestos, mesas, iluminación y señalización; después decoración, bebidas, comida y envoltorios de regalo. Enfría las bebidas y recoge los productos frescos el mismo día, dejando al menos 2 horas para revisar el recorrido completo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar, confirma permisos, seguro, proveedores y expositores durante las primeras 4 semanas; deja la última semana para compras, confirmaciones y montaje.
- ¿Cuándo debo cerrar la distribución de los puestos?
- Cierra el plano entre 7 y 10 días antes del mercado. Envíalo a los expositores y comprueba después los accesos, las carpas, los puntos de electricidad y las zonas para actividades infantiles.
- ¿Cuánta bebida debo calcular para un mercado navideño?
- Para el primer tramo de 2 horas, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y añade una reserva del 10 %. Separa las bebidas que deben enfriarse de las que necesitan tazas, vasos o equipos para mantenerse calientes.
- ¿Cuándo preparo la comida y los envoltorios de regalo?
- Prepara los aperitivos el mismo día y recoge los productos frescos entre 2 y 4 horas antes de abrir. Deja los envoltorios de regalo listos como máximo el día anterior para no ocupar la mesa de trabajo durante el montaje.
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