Cómo organizar un mercado gastronómico sin perder el control
Un mercado gastronómico necesita más que varios puestos de comida: hay que coordinar expositores, reservas, permisos, electricidad, montaje y servicio. Empieza por fijar la fecha y el espacio, y después diseña el recorrido antes de confirmar proveedores. La última semana debe servir para cerrar inscripciones, publicar el programa y revisar equipos. El día anterior, prepara los alimentos que lo permitan y deja bebidas, vajilla y materiales listos para un montaje rápido.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Hacer la distribución del mercado
2 personas
- 3
Comprobar permisos
- 4
Comprobar los puntos de electricidad
- 5
Contactar con los expositores
2 personas
- 6
Registrar a los expositores
- 7
Registrar las reservas
- 8
Confirmar proveedores
- 9
Enviar invitaciones
2 personas
- 10
Gestionar inscripciones
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Publicar el programa
- 13
Compartir el plano
- 14
Informar a los responsables de los stands
- 15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 16
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
- 17
Comprobar la vajilla y los materiales
2 personas
- 18
Preparar señales de ruta
- 19
Hacer tarjetas con nombres
- 20
Preparar las cajas registradoras
2 personas
- 21
Comprar productos frescos
2 personas
- 22
Lavar frutas y verduras
2 personas
- 23
Preparar salsas y dips
2 personas
- 24
Porcionar postres
2 personas
- 25
Enfriar bebidas
2 personas
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 28
Colocar las mesas de puesto
4 personas
- 29
Montar las carpas
4 personas
- 30
Conectar la corriente y los alargadores
2 personas
- 31
Colgar la iluminación
2 personas
- 32
Colgar la decoración
3 personas
- 33
Numerar los puestos
2 personas
- 34
Recibir a los expositores
3 personas
- 35
Indicar a los expositores sus puestos
2 personas
- 36
Montar los puestos
4 personas
- 37
Montar el bufé y la barra
3 personas
- 38
Colocar información sobre alérgenos
2 personas
- 39
Preparar café y té
2 personas
- 40
Probar las cajas registradoras y los terminales de pago
2 personas
- 41
Probar la música
- 42
Comprobar los baños
Evento
- 43
Atender la entrada y el mostrador de información
2 personas
- 44
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 45
Repartir el programa y el mapa
- 46
Presentar degustaciones
4 personas
- 47
Servir aperitivos
3 personas
- 48
Servir bebidas
3 personas
- 49
Rellenar las bebidas
2 personas
- 50
Reponer café y té
- 51
Recoger la vajilla
2 personas
- 52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 53
Limpiar las mesas
2 personas
- 54
Limpiar los baños durante el evento
- 55
Reponer existencias
2 personas
- 56
Actualizar la información sobre alérgenos
- 57
Gestionar los últimos pedidos
3 personas
- 58
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 59
Cerrar las cajas
2 personas
- 60
Registrar la salida de los expositores
2 personas
- 61
Refrigerar los productos perecederos
2 personas
- 62
Lavar la vajilla
3 personas
- 63
Apagar el equipo
2 personas
- 64
Retirar la decoración
2 personas
- 65
Desmontar los puestos
4 personas
- 66
Desmontar las carpas
4 personas
- 67
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 68
Clasificar y retirar residuos
3 personas
- 69
Limpiar el lugar
4 personas
- 70
Realizar la limpieza final de los baños
2 personas
- 71
Inventariar materiales
2 personas
- 72
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 73
Guardar el stock restante
2 personas
- 74
Gestionar la fianza y las llaves
- 75
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 18
- Mesas de cervezacant. 8
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas altascant. 8
- Mesas de puestocant. 12
- Mantelescant. 24
- Taburetescant. 20
Vajilla
- Platoscant. 250
- Platos de postrecant. 150
- Cubiertoscant. 250
- Vasos para aguacant. 200
- Copas de vinocant. 120
- Tazas de cafécant. 100
- Cucharones de servircant. 20
- Bandejas de serviciocant. 16
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 6
- Neverascant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Placas de induccióncant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Terminales de pagocant. 3
- Altavoces Bluetoothcant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 8
- Cuchillos de chef y de pancant. 10
- Cuencos para mezclarcant. 8
- Jarras medidorascant. 4
- Pinzascant. 12
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de almacenamientocant. 20
- Papel de aluminiocant. 4
Decoración
- Banderas de mercadocant. 2
- Guirnaldascant. 12
- Pizarrascant. 14
- Atriles para menúcant. 14
- Tarjetas de nombrecant. 30
- Decoración de mesacant. 20
- Señales de rutacant. 10
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Lámparas LEDcant. 12
- Bateríascant. 24
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 2
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Postes separadorescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Contenedores de basuracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Escobascant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Dibuja primero la distribución del mercado y deja pasillos claros entre las mesas de los puestos, las carpas y las zonas de mesas altas. Comprueba que cada expositor tenga acceso a electricidad sin cruzar cables por las áreas de paso.
- Contacta con los expositores antes de publicar las invitaciones y registra sus datos, necesidades y reservas en una sola lista. Cierra las inscripciones al menos 7 días antes para poder ajustar mesas, sillas, vajilla y cantidades de comida.
- Revisa los permisos y los puntos de electricidad con tiempo, no durante el montaje. Haz una prueba de las placas de inducción, máquinas de café, terminales de pago, altavoces y cables alargadores como mínimo 24 horas antes.
- Publica el programa y comparte el plano entre 3 y 5 días antes. Informa también a los responsables de los puestos sobre la hora de llegada, su mesa asignada, las tomas eléctricas disponibles y el procedimiento para cobrar.
- Deja para el último día solo los productos frescos y las preparaciones que lo necesiten. Lava frutas y verduras, prepara salsas y dips, porciona los postres y enfría las bebidas con un margen de varias horas; la vajilla y los materiales deben estar contados antes de empezar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado gastronómico?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, permisos y expositores. Reserva los últimos 7 días para cerrar inscripciones, publicar el plano y confirmar proveedores y equipos.
- ¿Cuánta comida y bebida se necesita para un mercado gastronómico?
- Calcula las cantidades según el número confirmado de reservas y añade aproximadamente un 10 % de margen para consumos imprevistos. Para el primer tramo del evento, cuenta con 2 o 3 bebidas por persona y ajusta después según la duración y el tipo de servicio.
- ¿Cuándo se preparan los alimentos de un mercado gastronómico?
- Compra los productos frescos el día anterior o el mismo día, según su conservación. Lava frutas y verduras, prepara salsas y dips y porciona postres con 4 a 6 horas de margen; mantén refrigeradas las bebidas y preparaciones que lo requieran.
- ¿Qué suele olvidarse al organizar un mercado gastronómico?
- Lo que más se retrasa es comprobar la electricidad, preparar los medios de pago y contar la vajilla y los materiales. Haz esa revisión 24 horas antes y lleva un inventario con platos, vasos, cubiertos, bandejas y utensilios de servicio.
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