Organiser un marché des saveurs sans rien oublier

Un marché des saveurs se prépare d’abord comme un plan de circulation, puis comme un service de restauration. Commence par confirmer la date, le lieu et les autorisations avant de contacter les exposants. Ensuite, fixe l’agencement, les besoins électriques, les réservations et le programme. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, acheter les produits frais et préparer les aliments qui peuvent l’être à l’avance.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Créer l'agencement du marché
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier les points d'alimentation
5
Contacter les exposants
2 personnes
6
Enregistrer les exposants
7
Enregistrer les réservations
8
Confirmer les fournisseurs
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Publier le programme
13
Partager le plan
14
Informer les exposants
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
17
Vérifier la vaisselle et le matériel
2 personnes
18
Préparer les panneaux de direction
19
Créer les badges nominatifs
20
Préparer les caisses
2 personnes
21
Acheter des produits frais
2 personnes
22
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
23
Préparer les sauces et les dips
2 personnes
24
Portionner les desserts
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
28
Installer les tables des stands
4 personnes
29
Monter les tentes de réception
4 personnes
30
Raccorder l'alimentation électrique et les rallonges
2 personnes
31
Installer l'éclairage
2 personnes
32
Installer la décoration
3 personnes
33
Numéroter les stands
2 personnes
34
Accueillir les exposants
3 personnes
35
Indiquer les stands aux exposants
2 personnes
36
Faire aménager les stands
4 personnes
37
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
38
Afficher les informations sur les allergènes
2 personnes
39
Préparer le café et le thé
2 personnes
40
Tester les caisses et les terminaux de paiement
2 personnes
41
Tester la musique
42
Vérifier les toilettes

Événement

43
Assurer l'entrée et le comptoir d'information
2 personnes
44
Accueillir les visiteurs
2 personnes
45
Distribuer le programme et le plan
46
Présenter les dégustations
4 personnes
47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
48
Servir les boissons
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Réapprovisionner le café et le thé
51
Collecter la vaisselle
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Nettoyer les tables
2 personnes
54
Nettoyer les toilettes entre-temps
55
Réanimer les stocks
2 personnes
56
Mettre à jour les informations sur les allergènes
57
Traiter les dernières commandes
3 personnes
58
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

59
Fermer les caisses
2 personnes
60
Faire le check-out des exposants
2 personnes
61
Réfrigérer les produits périssables
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Retirer la décoration
2 personnes
65
Démonter les stands
4 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le lieu
4 personnes
70
Effectuer le nettoyage final des toilettes
2 personnes
71
Inventorier le matériel
2 personnes
72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Gérer la caution et les clés
75
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 18
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Tables de standqté 12
Nappesqté 24
Tabouretsqté 20

Vaisselle

Assiettesqté 250
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 250
Verres à eauqté 200
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Cuillères de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 16

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Plaques à inductionqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiementqté 3
Haut-parleurs Bluetoothqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chef et couteaux à painqté 10
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pincesqté 12
Louchesqté 12
Bacs de conservationqté 20
Papier aluminiumqté 4

Décoration

Drapeaux de marchéqté 2
Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux en ardoiseqté 14
Supports de menuqté 14
Badges nominatifsqté 30
Décoration de tableqté 20
Panneaux de directionqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes LEDqté 12
Pilesqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8
Passe-câblesqté 10
Poteaux de balisageqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Valide les points d’alimentation avant de louer ou d’installer les équipements : les machines à café, bouilloires, plaques à induction, réfrigérateurs et bacs de maintien au chaud ne peuvent pas tous être branchés sur une même multiprise.
Dessine le plan du marché avant d’envoyer les invitations. Prévois les tables de stand, les tables pliantes, les tables hautes et les tentes en gardant des passages dégagés pour les visiteurs et un accès pratique aux exposants.
Demande les besoins alimentaires et confirme les réservations au moins 7 jours avant l’événement. Cela laisse le temps d’adapter les quantités, les assiettes, les couverts, les verres et les desserts.
Prépare les éléments d’accueil la veille : panneaux de direction, badges nominatifs, caisses, plan du marché et informations destinées aux exposants. Ce sont de petites tâches, mais elles prennent du temps quand elles sont repoussées au matin même.
Achète les produits longue conservation plusieurs jours à l’avance, puis garde les produits frais pour la veille ou le jour J. Lave les fruits et légumes, prépare les sauces et dips, portionne les desserts et refroidis les boissons avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché des saveurs ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, vérifier les autorisations, recruter les exposants et traiter les inscriptions. Commence la préparation détaillée du matériel et des achats environ 7 jours avant l’événement.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché des saveurs ?: Contacte les exposants dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant. Arrête la liste définitive au moins 10 jours avant afin de publier le programme et de partager le plan des stands.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché des saveurs ?: Vérifie les tables, chaises, tentes, nappes, vaisselle, matériel de cuisine, rallonges, multiprises et terminaux de paiement. La veille, prépare aussi les panneaux, badges, caisses, boissons refroidies et aliments pouvant être préparés sans perdre leur fraîcheur.
Comment calculer les boissons pour un marché des saveurs ?: Pour la première heure, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 boissons par heure supplémentaire selon la durée et la météo. Prévois des verres à eau, des verres à vin et un espace froid séparé pour éviter les ruptures au moment de l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.