Cómo organizar un Mercado del Día del Padre

Un Mercado del Día del Padre necesita más coordinación que una simple reunión de puestos. Empieza fijando fecha y horario, y después cierra las inscripciones, distribuye los espacios y comprueba permisos, seguro, corriente y residuos. La última semana se centra en proveedores, compras y comunicación con expositores y vecinos. Este orden evita llegar al montaje sin plano, sin enchufes suficientes o con productos frescos almacenados demasiado pronto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha y los horarios del mercado
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción
4
Contactar con los expositores
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Asignar puestos
2 personas
8
Hacer reservas
9
Fijar los soportes de los puestos
10
Hacer el plano
11
Comprobar permisos
12
Comprobar los datos del seguro
13
Inventariar los puntos de corriente
14
Determinar puntos de residuos
15
Publicar información de estacionamiento
16
Informar a los vecinos
2 personas
17
Publicar promoción en redes sociales
18
Elaborar el programa
19
Confirmar proveedores
20
Comprobar la lista de la compra
2 personas
21
Comprar provisiones de productos no perecederos
2 personas
22
Comprar bebidas y productos frescos
2 personas
23
Reunir herramientas
2 personas
24
Comprobar los materiales
2 personas
25
Guardar los productos refrigerados
2 personas
26
Preparar el cambio de caja
27
Imprimir plano y carteles
28
Comprobar el pronóstico del tiempo
29
Recordar a los expositores

Evento

30
Abrir el recinto a los proveedores
2 personas
31
Recibir entregas
2 personas
32
Montar las carpas
4 personas
33
Colocar los puestos del mercado
4 personas
34
Colocar mesas y sillas
4 personas
35
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
36
Colgar la iluminación
3 personas
37
Colgar la decoración
3 personas
38
Colocar señales de ruta
2 personas
39
Colocar cubos de basura
2 personas
40
Preparar la caja
2 personas
41
Probar los terminales de pago
2 personas
42
Llenar las neveras portátiles
2 personas
43
Montar el punto de café
2 personas
44
Preparar aperitivos
3 personas
45
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
46
Recibir a los expositores
3 personas
47
Guiar a los expositores a sus puestos
2 personas
48
Realizar una ronda de seguridad
2 personas
49
Anunciar la apertura
50
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
51
Atender el punto de información
2 personas
52
Atender la caja
2 personas
53
Servir café y té
2 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Comprobar las neveras portátiles
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Comprobar los baños
59
Comprobar la iluminación
60
Anunciar las partes del programa
61
Informar a los expositores sobre el cierre
62
Servir las últimas bebidas
2 personas
63
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
64
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

65
Indicar a los expositores que desmonten
3 personas
66
Recoger la vajilla
2 personas
67
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
68
Clasificar residuos
3 personas
69
Limpiar el recinto
4 personas
70
Desmontar mesas y sillas
4 personas
71
Desmontar las carpas
4 personas
72
Retirar la iluminación
3 personas
73
Retirar los cables de alimentación
2 personas
74
Recoger los carteles de ruta
2 personas
75
Registrar materiales prestados
76
Limpiar los materiales
3 personas
77
Secar y guardar los materiales
2 personas
78
Empaquetar los materiales de devolución
2 personas
79
Devolver el material alquilado
2 personas
80
Guardar el stock restante
2 personas
81
Registrar objetos perdidos
82
Recopilar facturas y recibos
83
Informar a los expositores sobre los objetos perdidos
84
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 8
Mesas de cervezacant. 6
Sillas plegablescant. 40
Mesa de caja
Punto de información
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 100
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cubiertos de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Terminales de pagocant. 2
Teléfonos móvilescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Lámparas con bateríacant. 6
Altavoces portátilescant. 2
Micrófono
Adaptadores de cargacant. 4

Cocina

Jarras de aguacant. 8
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 3
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Guirnaldascant. 10
Banners para el Día del Padrecant. 4
Mantelescant. 20
Pizarrascant. 8
Rotuladores de tizacant. 12
Macetascant. 12
Arreglos floralescant. 12
Decoración de mesacant. 20

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Faroles LEDcant. 10
Lámparas de bateríacant. 8
Baterías de repuestocant. 24
Puentes de cablecant. 8

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 3
Escobas de manocant. 4

Seguridad

Botiquinescant. 2
Extintorescant. 2
Guantes de trabajocant. 8
Cinta de balizamientocant. 4
Conoscant. 12

Catering

Compras

Consejos

Publica la fecha y el horario antes de abrir las inscripciones. Deja al menos 3 semanas para recibir solicitudes y recopila las preferencias dietéticas desde el mismo formulario.
Cierra el plano cuando conozcas el número de expositores. Reserva pasillos, punto de información, mesa de caja y zonas de mesas altas sin bloquear accesos, salidas ni puntos de corriente.
Comprueba los permisos, los datos del seguro y el aparcamiento como mínimo 14 días antes. Informa también a los vecinos con varios días de margen para reducir consultas el día del mercado.
Haz un inventario eléctrico por puesto: anota qué necesita cada expositor y prepara alargadores, regletas, enrollacables y adaptadores de carga. No conectes varias regletas en cadena y mantén los cables fuera de las zonas de paso.
Compra los productos no perecederos con antelación y deja las bebidas y productos frescos para los últimos 1 o 2 días. Guarda lo refrigerado en neveras portátiles y confirma proveedores antes de publicar el programa definitivo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado del Día del Padre?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Publica fecha y horario al principio, abre las inscripciones durante unas 3 semanas y reserva los últimos 7 días para confirmar proveedores, compras y montaje.
¿Cuándo hay que cerrar el plano de los puestos?: Ciérralo entre 7 y 10 días antes, cuando las inscripciones estén revisadas. Así todavía puedes comunicar a cada expositor su ubicación y corregir necesidades de corriente o mobiliario.
¿Cuándo comprar la comida y las bebidas del mercado?: Compra los productos no perecederos entre 5 y 7 días antes. Las bebidas y los productos frescos conviene comprarlos 1 o 2 días antes, y deben conservarse refrigerados hasta el montaje.
¿Qué hay que comprobar el día anterior?: Revisa el plano, permisos, seguro, puntos de corriente y residuos, además de mesas, carpas, sillas, terminales de pago y equipos de sonido. Haz esta comprobación entre 12 y 24 horas antes para poder sustituir material que falte.

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