Organiser un marché de la Fête des pères, étape par étape

Un marché de la Fête des pères demande surtout une bonne coordination entre exposants, visiteurs et fournisseurs. Commencez par fixer la date, les horaires et le formulaire d’inscription, puis construisez le marché autour du nombre de stands confirmés. Les points souvent oubliés sont les autorisations, l’alimentation électrique, les déchets, le stationnement et les besoins alimentaires. Terminez par un contrôle précis du matériel et des achats, avec les produits frais stockés au froid jusqu’au jour du marché.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires du marché
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d’inscription
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Répartir les emplacements
2 personnes
8
Faire les réservations
9
Confirmer les exposants
10
Créer le plan
11
Vérifier les autorisations
12
Vérifier les informations d'assurance
13
Recenser les points d’alimentation électrique
14
Déterminer les points de déchets
15
Publier les informations de stationnement
16
Informer les riverains
2 personnes
17
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
18
Élaborer le programme
19
Confirmer les fournisseurs
20
Vérifier la liste des courses
2 personnes
21
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
22
Acheter des boissons et des produits frais
2 personnes
23
Rassembler les outils
2 personnes
24
Vérifier le matériel
2 personnes
25
Stocker les courses au frais
2 personnes
26
Préparer la monnaie de caisse
27
Imprimer le plan et les panneaux
28
Vérifier les prévisions météo
29
Rappeler les exposants

Événement

30
Ouvrir le site aux fournisseurs
2 personnes
31
Réception des livraisons
2 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Installer les stands du marché
4 personnes
34
Installer les tables et les chaises
4 personnes
35
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
36
Installer l'éclairage
3 personnes
37
Suspendre la décoration
3 personnes
38
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
39
Installer les poubelles
2 personnes
40
Installer la caisse
2 personnes
41
Tester les terminaux de paiement
2 personnes
42
Remplir les glacières
2 personnes
43
Mettre en place le point café
2 personnes
44
Préparer les en-cas
3 personnes
45
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
46
Accueillir les exposants
3 personnes
47
Guider les exposants vers leurs emplacements
2 personnes
48
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
49
Annoncer l'ouverture
50
Accueillir les visiteurs
3 personnes
51
Tenir le point d'information
2 personnes
52
Tenir la caisse
2 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Contrôler les glacières
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
59
Vérifier l'éclairage
60
Annoncer les éléments du programme
61
Informer les exposants de la fermeture
62
Servir les dernières consommations
2 personnes
63
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
64
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

65
Faire démonter les stands
3 personnes
66
Rassembler la vaisselle
2 personnes
67
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
68
Trier les déchets
3 personnes
69
Nettoyer le site
4 personnes
70
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
71
Démonter les tentes de fête
4 personnes
72
Retirer l'éclairage
3 personnes
73
Retirer les câbles électriques
2 personnes
74
Récupérer les panneaux indicateurs
2 personnes
75
Enregistrer le matériel emprunté
76
Nettoyer le matériel
3 personnes
77
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
78
Emballer le matériel de retour
2 personnes
79
Rendre le matériel loué
2 personnes
80
Ranger le stock restant
2 personnes
81
Enregistrer les objets trouvés
82
Rassembler les factures et les reçus
83
Informer les exposants des objets trouvés
84
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 8
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 40
Table de caisse
Bureau d’information
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Téléphones portablesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Lampes sur batterieqté 6
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Adaptateurs de chargeqté 4

Cuisine

Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 10
Bannières pour la fête des pèresqté 4
Nappesqté 20
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 12
Pots de fleursqté 12
Compositions floralesqté 12
Décoration de tableqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 10
Lampes à batterieqté 8
Piles de rechangeqté 24
Passages de câblesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seaux de nettoyageqté 3
Balais à mainqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gants de travailqté 8
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Publiez la date, les horaires et le formulaire d’inscription dès que le lieu est confirmé. Prévoyez une date limite d’inscription au moins 2 à 3 semaines avant le marché pour avoir le temps de traiter les demandes et de répartir les emplacements.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires, électriques et logistiques dans le formulaire. Regroupez ces informations avant de créer le plan afin d’éviter de déplacer les stands ou de chercher des rallonges au dernier moment.
Vérifiez les autorisations et les informations d’assurance avant de confirmer les exposants. Faites cette vérification au moins 3 semaines à l’avance : elle peut modifier le plan, les horaires ou les conditions d’accueil.
Préparez un plan avec les stands, les tables, le bureau d’information, la caisse, les points d’alimentation électrique et les déchets. Envoyez-le aux exposants plusieurs jours avant l’ouverture, avec les informations de stationnement et les horaires d’arrivée.
Séparez les achats en deux temps : produits longue conservation en avance, boissons et produits frais peu avant le marché. Contrôlez aussi les terminaux de paiement, les téléphones, les adaptateurs et les lampes sur batterie la veille, puis stockez les produits frais au froid.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour un marché de la Fête des pères ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, les horaires et le lieu sont suffisamment fixés, idéalement 6 à 8 semaines avant le marché. Fermez les inscriptions 2 à 3 semaines avant afin de traiter les demandes et d’établir le plan.
Combien de temps faut-il pour confirmer les exposants ?: Prévoyez au moins 10 jours entre la clôture des inscriptions et l’envoi des confirmations. Ce délai permet de vérifier les besoins alimentaires, les emplacements, l’électricité et les éventuelles informations d’assurance.
Quand vérifier les autorisations et l’assurance du marché ?: Commencez les vérifications au moins 3 semaines avant la date prévue. Ne finalisez pas le plan ni la communication auprès des riverains avant d’avoir identifié les conditions qui s’appliquent au marché.
Que faut-il contrôler la veille d’un marché de la Fête des pères ?: Comptez 60 à 90 minutes pour un contrôle complet : tentes, stands, tables, chaises, vaisselle, machines à café, rallonges, multiprises et moyens de paiement. Vérifiez aussi le stockage au frais des boissons et produits frais et rechargez les téléphones, lampes et autres appareils sur batterie.

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