Checklist para organizar un mercadillo de camping
Un mercadillo de camping necesita más preparación que colocar unas mesas: hay que coordinar vendedores, puestos, permisos, circulación y servicios básicos. Empieza fijando la fecha y el recinto, y deja cerradas las inscripciones antes de asignar los números de puesto. Durante la última semana, confirma reservas, revisa el material y comprueba el pronóstico. El día anterior conviene tener listas las compras, el cambio en efectivo, la señalización y el plan alternativo por lluvia.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y recinto
2 personas
Comprobar permisos y normas
Dibujar la distribución de los puestos
2 personas
Redactar las condiciones de los vendedores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las reservas
Crear lista de proveedores
Asignar números de stand
2 personas
Publicar información para visitantes
Compartir las indicaciones
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar el plan alternativo por lluvia
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Conseguir cambio en efectivo
Comprobar los materiales
2 personas
Probar cables e iluminación
2 personas
Recordar a los vendedores
Despejar el lugar
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar los números de los puestos
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Preparar la caja
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Evento
Recibir a los vendedores
3 personas
Comprobar los puestos
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Atender el punto de información
Servir las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar puntos de residuos
2 personas
Comprobar las mesas y los asientos
Comprobar los baños
Comprobar cables y zonas de paso
2 personas
Encender la iluminación adicional
Anunciar la última ronda de ventas
Registrar la salida de los vendedores
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Seguimiento
Apagar la iluminación
2 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Guardar los materiales en seco
2 personas
Guardar los víveres no utilizados
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Volver a revisar el recinto
2 personas
Informar a los vendedores sobre los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 18
- Sillas plegablescant. 40
- Punto de información
- Mesa de caja
- Percheroscant. 6
- Cajonescant. 30
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Lámparas de mesacant. 4
- Micrófono de mano
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Jarras de servircant. 6
Cocina
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cubiertos de serviciocant. 8
- Acumuladores de fríocant. 20
Catering
- Compras
Decoración
- Números de puestocant. 30
- Carteles direccionalescant. 12
- Cartel de bienvenida
- Etiquetas de preciocant. 500
- Mantelescant. 20
- Guirnaldascant. 10
- Globoscant. 100
- Cuerdacant. 2
- Bridascant. 200
- Cinta adhesivacant. 6
Oficina
- Formularios de inscripcióncant. 100
- Bolígrafoscant. 20
- Rotuladorescant. 12
- Portapapelescant. 6
- Pegatinas con nombrecant. 100
- Bloc de notascant. 6
- Planos impresoscant. 100
- Listas de vendedores impresascant. 30
Caja registradora
- Caja registradora
- Cajitas para cambiocant. 3
- Cambio en efectivocant. 300
- Cartel de pagocant. 2
- Talonarios de reciboscant. 3
- Calculadorascant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Pinzas para residuoscant. 3
- Sets de escobacant. 3
- Contenedores de basuracant. 4
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
Seguridad
- Linternascant. 6
- Cinta de balizamientocant. 4
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
- Guantes de trabajocant. 8
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Herramientas
- Martillos de gomacant. 4
- Estacascant. 40
- Destornilladorescant. 4
- Llaves de bocacant. 2
- Bridascant. 100
- Cinta americanacant. 6
- Cintas métricascant. 2
Objetos perdidos
- Cajas de almacenamientocant. 3
Consejos
- Dibuja la distribución de los puestos antes de confirmar los números. Reserva pasillos suficientemente anchos para que los visitantes circulen y deja juntos el punto de información y la mesa de caja.
- Cierra las inscripciones con varios días de margen para poder recoger las preferencias dietéticas, preparar la lista de proveedores y publicar la información para visitantes sin cambios de última hora.
- Revisa la electricidad antes de montar: prueba cables alargadores, regletas, lámparas y guirnaldas, y evita conectar máquinas de café o iluminación sin comprobar primero la capacidad disponible.
- No dejes las carpas y las mesas para el último momento. Monta primero las carpas, después las mesas y sillas, y coloca los carteles direccionales cuando ya estén definidos los recorridos.
- Prepara la zona de bebidas y comida con neveras portátiles, acumuladores de frío, termos y vajilla reutilizable. Coloca puntos de recogida de basura antes de abrir y repón vasos, tazas y cubiertos durante el mercadillo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo de camping?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar el recinto, comprobar permisos, invitar a vendedores y gestionar inscripciones. Reserva la última semana para confirmar reservas, asignar puestos y publicar las indicaciones.
- ¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercadillo?
- Confirma los vendedores y sus números de puesto al menos 7 días antes. Así todavía tendrás tiempo para corregir cancelaciones, actualizar el plano y preparar la señalización.
- ¿Qué hay que preparar el día antes del mercadillo?
- El día anterior haz las compras, consigue cambio en efectivo, comprueba todos los materiales y prueba cables e iluminación. También debes revisar el pronóstico y dejar decidido el plan alternativo por lluvia.
- ¿Cómo organizar la electricidad en un mercadillo de camping?
- Comprueba la alimentación eléctrica antes del montaje y prueba cada cable, regleta y lámpara por separado. Mantén los cables fuera de las zonas de paso y conecta las máquinas de café solo después de verificar la carga disponible.
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