Cómo organizar un mercadillo sin perder el control
Un mercadillo se organiza en dos líneas: primero cierras el lugar y los vendedores; después preparas puestos, cobros y atención al público. Empieza por comprobar el permiso y reservar el espacio antes de anunciar la fecha. Cuando tengas las inscripciones, asigna y numera los puestos, imprime el plano y confirma a cada participante. La víspera revisa el tiempo, prepara la caja, enfría las bebidas y deja reunidos los materiales de montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Comprobar el permiso
- 2
Reservar el lugar
- 3
Invitar a los vendedores
2 personas
- 4
Gestionar inscripciones
- 5
Organizar los puestos de venta
2 personas
- 6
Confirmar participantes
- 7
Invitar a los visitantes
2 personas
- 8
Imprimir el plano
- 9
Crear listas de precios
2 personas
- 10
Hacer la compra
2 personas
- 11
Cambiar efectivo
- 12
Reunir los materiales
2 personas
- 13
Preparar café y té
2 personas
- 14
Imprimir lista de vendedores
- 15
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 16
Montar mesas
4 personas
- 17
Montar carpas
4 personas
- 18
Colocar las sillas
2 personas
- 19
Numerar los puestos de venta
2 personas
- 20
Colgar señalización
2 personas
- 21
Señalizar la entrada y la salida
2 personas
- 22
Registrar el alquiler del puesto
2 personas
- 23
Preparar la caja
2 personas
- 24
Enfriar las bebidas
2 personas
- 25
Preparar los aperitivos
2 personas
Evento
- 26
Recibir a los vendedores
3 personas
- 27
Comprobar los puestos
2 personas
- 28
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 29
Servir café y té
2 personas
- 30
Servir aperitivos
2 personas
- 31
Rellenar las bebidas
- 32
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 33
Comprobar los baños
- 34
Informar a los vendedores sobre el cierre
2 personas
Seguimiento
- 35
Cerrar la caja
2 personas
- 36
Registrar la salida de los vendedores
2 personas
- 37
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 38
Desmontar las carpas
4 personas
- 39
Recoger la basura
3 personas
- 40
Limpiar el lugar
3 personas
- 41
Devolver los materiales
2 personas
- 42
Guardar los objetos perdidos
- 43
Recoger los restos
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 20
- Sillascant. 30
- Carpas de fiestacant. 4
- Percheroscant. 4
- Sillas plegables para vendedorescant. 20
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Regletascant. 4
- Cables alargadorescant. 4
- Linternascant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 200
- Platos reutilizablescant. 100
- Cubiertos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 80
- Jarras para servircant. 6
Cocina
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 4
- Pinzascant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchilloscant. 4
Artículos de papel
- Portapapelescant. 3
- Bolígrafoscant. 12
- Etiquetas de preciocant. 500
- Papel de impresióncant. 100
- Carteles con número de standcant. 25
- Carteles direccionalescant. 12
Decoración
- Cinta de balizamientocant. 4
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 20
Finanzas
- Caja registradora con llave
- Caja de efectivocant. 2
- Cartel de pagocant. 2
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
- Chalecos reflectantescant. 6
- Alfombrillas antideslizantescant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
- Escobas de manocant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra permisos y espacio con varias semanas de margen. No publiques la convocatoria hasta saber qué capacidad tiene el lugar y cuántos puestos caben sin bloquear las entradas.
- Da a cada vendedor un número de puesto y envíale el plano al menos 3 días antes. Así reduces cambios de última hora y puedes preparar los carteles numerados con tiempo.
- Prepara la caja antes del montaje y cambia efectivo con antelación. Lleva una lista de vendedores, portapapeles y bolígrafos para registrar el alquiler del puesto sin depender del móvil.
- Calcula las bebidas por separado para montaje y público: prepara café y té antes de abrir, enfría las bebidas en neveras portátiles y coloca vasos, tazas y jarras en una zona de servicio concreta.
- Monta primero carpas y mesas, después sillas, percheros y señalización. Deja libres entrada y salida, y comprueba los cables, regletas y la iluminación antes de que lleguen los vendedores.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el lugar y comprueba el permiso durante la primera semana; deja los últimos 3 días para confirmar participantes, imprimir el plano y revisar el material.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los vendedores?
- Fija el cierre de inscripciones entre 7 y 10 días antes del mercadillo. Envía la confirmación definitiva, el número de puesto y el plano como mínimo 3 días antes.
- ¿Cuántas mesas necesito para un mercadillo?
- Depende del tamaño asignado a cada puesto: calcula una mesa por puesto si los vendedores no llevan mobiliario propio y añade 1 mesa de apoyo para bebidas, caja o aperitivos. Confirma las medidas del lugar antes de alquilar o reunirlas.
- ¿Qué hay que preparar el día anterior?
- Deja listos el plano, los carteles, las listas de precios, la caja y los materiales de cada puesto. Revisa también la previsión del tiempo y enfría las bebidas entre 12 y 24 horas antes; el montaje de carpas y mesas se hace el mismo día.
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