Cómo organizar un mercadillo de barrio sin perder el control

Un mercadillo de barrio empieza mucho antes de colocar los primeros puestos. Primero fija la fecha y la ruta, tramita los permisos y presenta el plan de tráfico; después confirma expositores, costes y reservas. Cuando el recorrido ya está cerrado, puedes numerar los puestos, imprimir el plano y lanzar la promoción. La última fase consiste en comprobar proveedores y materiales, preparar bebidas y provisiones, y dejar listo el montaje, la caja y la señalización.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
2 personas
2
Solicitar permiso
3
Presentar el plan de tráfico
4
Contactar con los expositores
2 personas
5
Procesar las inscripciones
2 personas
6
Confirmar los costes de los establos
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Hacer reservas
10
Publicar la promoción en línea
11
Distribuir carteles
3 personas
12
Crear la numeración de los puestos
13
Imprimir el plano
14
Confirmar proveedores
15
Comprobar la lista de la compra
2 personas
16
Inventariar materiales
2 personas
17
Hacer la compra
3 personas
18
Comprar productos refrigerados
2 personas
19
Enfriar las bebidas
2 personas
20
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
21
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
22
Informar a los propietarios de las cuadras
23
Comprobar el pronóstico del tiempo
24
Colocar las barreras
4 personas
25
Colocar señales de tráfico
3 personas
26
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
27
Descargar las mesas y sillas
4 personas
28
Montar los puestos
6 personas
29
Montar mesas
4 personas
30
Colgar los números de los puestos
2 personas
31
Recibir a los puestos
3 personas
32
Indicar a los puestos su lugar
3 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Colgar la iluminación
3 personas
35
Conectar el equipo de sonido
2 personas
36
Montar el puesto de comida
4 personas
37
Montar el punto de café
2 personas
38
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
39
Comprobar los baños
2 personas
40
Preparar aperitivos
4 personas
41
Preparar los vales de consumo
2 personas
42
Preparar el botiquín de primeros auxilios
43
Dar briefing al personal
4 personas
44
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas

Evento

45
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
46
Atender el punto de información
2 personas
47
Servir café y té
3 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Mantener libres las vías de paso
2 personas
52
Reponer los baños
53
Comprobar la electricidad y los cables
54
Encender la iluminación
55
Gestionar los últimos pedidos
3 personas
56
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
57
Cerrar ventas
2 personas

Seguimiento

58
Hacer desmontar a los expositores
4 personas
59
Desmontar los puestos y las carpas
6 personas
60
Recoger mesas y sillas
4 personas
61
Retirar la iluminación y los cables
3 personas
62
Recoger la basura
4 personas
63
Barrer calles y plazas
3 personas
64
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
65
Clasificar el stock sin abrir
2 personas
66
Devolver el material prestado
2 personas
67
Retirar los residuos
2 personas
68
Retirar carteles y vallas
3 personas
69
Asegurar los ingresos de caja
2 personas
70
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 24
Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 48
Bancos de cervezacant. 12
Mesa de información
Mesa de cajacant. 2

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Altavocescant. 2
Micrófono
Terminales de pagocant. 2
Regletascant. 8
Cables alargadorescant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas LEDcant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 100
Números de puestocant. 24
Señales de rutacant. 12
Paneles informativoscant. 4
Postes de señalizacióncant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Termoscant. 6
Bidonescant. 4
Lavabos portátiles para manoscant. 2
Cajas registradorascant. 2
Listas de precioscant. 6
Cartas del menúcant. 12

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 20
Señales de tráficocant. 12
Cinta de advertenciacant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha, la ruta y los permisos: presenta el plan de tráfico con varias semanas de margen y no anuncies el recorrido hasta tenerlo autorizado.
Cierra las inscripciones antes de numerar los puestos. Confirma por escrito el coste de cada establo, las preferencias dietéticas y el espacio que necesita cada expositor.
Publica la promoción cuando el plano sea estable y reparte los carteles al menos 10-14 días antes. Incluye la ruta, los accesos y la ubicación de la mesa de información.
Haz el inventario por zonas: puestos y carpas, mesas y sillas, sonido, iluminación, cables y vajilla. Reserva tiempo para probar altavoces, micrófono, terminales de pago y regletas antes del montaje.
El día anterior enfría las bebidas y prepara las provisiones no perecederas; el día del mercadillo lleva cambio en la caja, coloca primero las barreras y termina con las señales de tráfico y los paneles informativos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo de barrio?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para poder fijar la ruta, solicitar el permiso y presentar el plan de tráfico. Deja las últimas 2 semanas para confirmar expositores, proveedores y promoción.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los puestos?: Ciérralas al menos 3 semanas antes del mercadillo. Así tendrás tiempo para confirmar costes, recoger preferencias dietéticas, asignar números e imprimir el plano.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Enfría las bebidas, prepara las provisiones no perecederas, revisa la lista de la compra y deja agrupados los materiales por zonas. Comprueba también que los terminales de pago, el sonido y la iluminación tienen sus cables y regletas.
¿En qué orden se monta un mercadillo de barrio?: Coloca primero las barreras y los puestos principales, y después las mesas, sillas, carpas y equipos. Termina con la numeración, los paneles, las señales de ruta y las indicaciones de tráfico para que el recorrido quede claro antes de abrir.

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