Cómo organizar un maratón de preguntas sin perder el control
Un maratón de preguntas necesita más preparación que elegir unas cuantas preguntas y reunir a los participantes. Empieza reservando la sala y definiendo el formato; después prepara las rondas, organiza los equipos y cierra las inscripciones. El día del concurso, el sonido, las hojas de respuesta y la puntuación deben estar listos antes de recibir al primer equipo. Este plan te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele quedarse para el último momento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sala
- 2
Definir el formato del concurso
2 personas
- 3
Preparar las rondas del concurso
3 personas
- 4
Revisar las preguntas del quiz
2 personas
- 5
Registrar respuestas
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Hacer la distribución del equipo
- 10
Enviar información a los participantes
- 11
Hacer la compra
2 personas
- 12
Imprimir el material del quiz
2 personas
- 13
Preparar fragmentos de música
- 14
Recoger las llaves del recinto
- 15
Llevar los materiales a la sala
3 personas
- 16
Montar mesas
3 personas
- 17
Colocar las sillas
3 personas
- 18
Numerar las mesas del quiz
2 personas
- 19
Preparar los formularios de respuesta
2 personas
- 20
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 21
Enfriar las bebidas
2 personas
- 22
Preparar café y té
2 personas
- 23
Preparar aperitivos
3 personas
- 24
Montar la mesa de información
Evento
- 25
Recepción de participantes
3 personas
- 26
Guiar a los equipos a las mesas
2 personas
- 27
Explicar las reglas del juego
- 28
Presentar la ronda del quiz
- 29
Recoger respuestas
2 personas
- 30
Revisar respuestas
3 personas
- 31
Anunciar pausas
- 32
Servir aperitivos
2 personas
- 33
Rellenar las bebidas
2 personas
- 34
Reponer café y té
- 35
Anotar los marcadores parciales
2 personas
- 36
Anunciar al ganador
- 37
Entregar premios
- 38
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
- 39
Recoger la basura
3 personas
- 40
Lavar la vajilla
2 personas
- 41
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 42
Apagar el equipo
2 personas
- 43
Limpiar la sala
3 personas
- 44
Recoger objetos perdidos
- 45
Devolver los materiales
2 personas
- 46
Devolver las llaves
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 48
- Mantelescant. 8
Equipo
- Portátilescant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Material del quiz
- Preguntas del quizcant. 8
- Hojas de respuestacant. 80
- Hojas de puntuacióncant. 8
- Bolígrafoscant. 60
- Platos redondoscant. 8
- Tarjetas de respuestacant. 8
- Panel del jurado
- Premioscant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cuencos de serviciocant. 12
- Cucharones de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchilloscant. 4
Decoración
- Números de mesacant. 8
- Cartel de bienvenida
- Guirnaldascant. 6
Iluminación
- Luces decorativascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Define el formato antes de redactar las rondas: decide cuántas habrá, cuánto durará cada una y cómo se entregarán y corregirán las respuestas. Así evitarás imprimir material que luego tengas que cambiar.
- Cierra las inscripciones antes de distribuir los equipos y pregunta también por las preferencias dietéticas. Envía después la información práctica para que nadie llegue sin saber la hora, la sala o el funcionamiento del concurso.
- Prepara una copia adicional de las preguntas, hojas de respuesta y hojas de puntuación. Lleva bolígrafos de reserva y separa el material por ronda para no tener que ordenar papeles durante el maratón.
- Prueba el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono antes de montar las mesas definitivamente. Revisa también los cables alargadores y las regletas: suelen faltar o no alcanzar cuando ya están sentados los equipos.
- Recoge las llaves y lleva todo el material a la sala con tiempo para montar mesas, sillas y números. Enfría las bebidas y prepara café, té y aperitivos antes de la recepción; durante la llegada tendrás que registrar participantes y resolver dudas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un maratón de preguntas?
- Empieza al menos 4 semanas antes si necesitas reservar una sala, enviar invitaciones y gestionar inscripciones. Deja cerrados el formato y las rondas como mínimo 7 días antes para poder revisar e imprimir todo.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar el día del concurso?
- Llega entre 2 y 3 horas antes de la recepción. Ese margen permite recoger las llaves, montar las mesas y sillas, numerarlas, probar el sonido y dejar preparados el café, los aperitivos y el material.
- ¿Cuántas preguntas debe tener cada ronda?
- Una ronda de 10 a 15 preguntas suele ser manejable y permite corregir sin alargar demasiado el concurso. Si incluyes fragmentos de música o imágenes, reserva entre 10 y 15 minutos adicionales para reproducirlos y recoger las respuestas.
- ¿Cuándo se deben recoger las preferencias dietéticas?
- Pregúntalas al inscribirse y cierra los cambios entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes hacer la compra con cantidades reales y preparar los aperitivos sin depender de respuestas de última hora.
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