Cómo organizar un festival de música sin dejar cabos sueltos

Organizar un festival de música empieza mucho antes de montar el escenario. Primero fija la ubicación y solicita los permisos; después cierra artistas, técnica, seguridad, aseos y catering antes de publicar el programa. En las semanas previas tendrás que coordinar inscripciones, necesidades dietéticas, información técnica de cada artista y entregas. El día del festival, trabaja con un plano y un horario de montaje para que sonido, iluminación, personal y accesos estén listos antes de abrir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Solicitar permiso
2
Fijar la ubicación
3
Contratar artistas
2 personas
4
Reservar técnica
5
Reservar el catering
6
Reservar instalaciones de aseo
7
Reservar seguridad
8
Asignar personal de primeros auxilios
9
Definir la distribución del escenario
2 personas
10
Elaborar el programa
2 personas
11
Publicar la página del evento
12
Enviar invitaciones
2 personas
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Recopilar información de los artistas
16
Imprimir el plan de trabajo
17
Publicar el plano
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Pedir la compra
2 personas
20
Comprobar los materiales
2 personas
21
Cortar el recinto del festival
2 personas
22
Recibir las entregas
2 personas
23
Montar el escenario
6 personas
24
Instalar el sistema de sonido
4 personas
25
Montar la instalación de iluminación
3 personas
26
Conectar la distribución eléctrica
3 personas
27
Montar las carpas
4 personas
28
Montar la barra
3 personas
29
Montar el espacio de catering
3 personas
30
Montar mesas
3 personas
31
Colocar las sillas
3 personas
32
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
33
Señalizar la ruta de acceso
2 personas
34
Señalizar las salidas de emergencia
2 personas
35
Colgar la decoración
3 personas
36
Llenar los refrigeradores
3 personas
37
Enfriar las bebidas
3 personas
38
Preparar aperitivos
4 personas
39
Preparar comidas especiales
2 personas
40
Montar la recepción de artistas
2 personas
41
Repartir acreditaciones del equipo
42
Distribuir instrucciones al equipo
2 personas

Evento

43
Recibir a los artistas
2 personas
44
Hacer la prueba de sonido
4 personas
45
Realizar la prueba de luces
2 personas
46
Preparar la caja
2 personas
47
Abrir puertas de acceso
4 personas
48
Controlar a los visitantes
4 personas
49
Repartir pulseras
3 personas
50
Atender el guardarropa
2 personas
51
Acompañar la primera actuación
2 personas
52
Coordinar las actuaciones
3 personas
53
Coordinar los cambios de artistas
2 personas
54
Atender el bar
5 personas
55
Servir aperitivos
3 personas
56
Servir comidas especiales
2 personas
57
Rellenar las bebidas
3 personas
58
Recoger vasos y vajilla
2 personas
59
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
60
Comprobar los baños
2 personas
61
Atender el puesto de primeros auxilios
2 personas
62
Dar información al público
2 personas
63
Encender la iluminación del recinto
64
Coordinar la última actuación
3 personas
65
Guiar la salida
4 personas
66
Apagar la música
2 personas

Seguimiento

67
Cerrar la caja
2 personas
68
Cerrar el bar
3 personas
69
Recoger objetos perdidos
2 personas
70
Asegurar el equipo
4 personas
71
Limpiar el recinto
6 personas
72
Clasificar residuos
4 personas
73
Lavar la vajilla
3 personas
74
Limpiar la barra
3 personas
75
Limpiar la zona de catering
3 personas
76
Limpiar los sanitarios
2 personas
77
Desmontar las tiendas
4 personas
78
Recoger mesas y sillas
4 personas
79
Desmontar el escenario
6 personas
80
Enrollar cables
3 personas
81
Retirar la decoración
3 personas
82
Inventariar materiales
2 personas
83
Devolver el equipo
2 personas
84
Guardar el stock restante
2 personas
85
Registrar objetos perdidos
86
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 120
Mesas de cervezacant. 20
Taburetes de barcant. 12
Mostradores de barcant. 4
Percheroscant. 4
Perchascant. 250
Elementos del escenariocant. 12
Sofás para artistascant. 2
Mesas altascant. 10
Carpas de fiestacant. 6
Sombrillas de terrazacant. 6

Equipo

Altavoces de PAcant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos de escenariocant. 6
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Cajas de monitorcant. 4
Auricularescant. 4
Cables de audiocant. 20
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 16
Canaletas para cablescant. 20
Tablets de cajacant. 2
Terminales de pagocant. 3
Baterías externascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 6
Linternascant. 8

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Arcos de globoscant. 3
Telones de fondo del escenariocant. 2
Carteles direccionalescant. 12
Pósteres del programacant. 20
Pulserascant. 400
Credenciales del equipocant. 60
Portabadgescant. 60

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Platoscant. 250
Cuencoscant. 150
Tenedorescant. 300
Cuchilloscant. 200
Cucharascant. 150
Tazas de cafécant. 100

Cocina

Neverascant. 4
Neveras portátilescant. 8
Cajas de hielocant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 6
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 4
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12
Bandejas de comidacant. 20
Termoscant. 6

Limpieza

Papeleracant. 20
Contenedores de basuracant. 6
Sets de escobacant. 6
Fregonascant. 6
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 6
Vallas de separacióncant. 20
Conos de tráficocant. 20
Chalecos reflectantescant. 30
Tapones para los oídoscant. 400
Bolsas para objetos perdidoscant. 50

Catering

Compras

Consejos

Solicita el permiso y confirma la ubicación antes de contratar artistas o publicar la página del evento. Deja al menos 6 semanas para reunir documentación, revisar condiciones y corregir cambios exigidos por la organización local.
Pide a cada artista su información técnica con una fecha límite concreta, idealmente 4 semanas antes. El número de micrófonos, cajas DI, monitores, canales y tomas eléctricas determina la reserva del equipo de sonido.
No dejes seguridad, primeros auxilios, aseos y catering para el último mes. Para un festival de un día, confirma estos servicios al menos 4 semanas antes y comprueba que sus horarios coincidan con la apertura, los cambios de escenario y el cierre.
Publica el programa y el plano cuando ya estén confirmados los accesos, el escenario y los horarios de montaje. Imprime el plan de trabajo el día anterior y entrega una copia a producción, técnica, artistas, seguridad y responsables de cada zona.
Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del festival. Si hay carpas, sombrillas, iluminación exterior o cables en zonas de paso, define con antelación quién los asegura, protege y retira.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de música?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para poder fijar la ubicación, solicitar permisos y contratar artistas. Reserva técnica, seguridad, aseos y catering como mínimo 4 semanas antes, porque suelen condicionar todo el montaje.
¿Cuándo hay que pedir la información técnica a los artistas?: Pídela al cerrar la contratación y fija una fecha límite de 4 semanas antes del festival. Necesitas tiempo para comparar sus necesidades con la mesa de mezclas, los micrófonos, los monitores, las cajas DI y el cableado reservado.
¿Cuándo se monta el escenario y el sonido?: El montaje debe comenzar con suficiente margen para instalar escenario, PA, subwoofers, iluminación y cableado, y después hacer una prueba completa. Como referencia, programa el montaje técnico al menos 6 horas antes de la apertura y reserva tiempo para las pruebas de cada artista.
¿Qué se suele olvidar al organizar un festival de música?: Suelen olvidarse los detalles operativos: información dietética del personal, perchas y espacio para artistas, canaletas para cables, regletas, linternas y copias impresas del plano. Revisa materiales y entregas entre 24 y 48 horas antes, no al abrir el recinto.

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