Organiser un festival de musique, dans le bon ordre

Un festival de musique se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commence par l’autorisation, le lieu et les artistes avant de verrouiller la technique, la sécurité et les sanitaires. Le programme, les inscriptions et les besoins alimentaires doivent être finalisés assez tôt pour transmettre des informations fiables aux équipes. Les derniers jours servent surtout à vérifier les livraisons, la météo, le matériel et l’installation de la scène.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Demander une autorisation
2
Réserver le lieu
3
Réserver des artistes
2 personnes
4
Réserver la technique
5
Réserver le catering
6
Réserver les sanitaires
7
Réserver la sécurité
8
Assurer la présence des secours
9
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
10
Établir le programme
2 personnes
11
Publier la page de l’événement
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Rassembler les informations sur les artistes
16
Imprimer le déroulé
17
Publier le plan du site
18
Vérifier les prévisions météo
19
Commander les courses
2 personnes
20
Vérifier le matériel
2 personnes
21
Tondre le terrain du festival
2 personnes
22
Recevoir les livraisons
2 personnes
23
Monter la scène
6 personnes
24
Installer le système de sonorisation
4 personnes
25
Installer l'éclairage
3 personnes
26
Raccorder la distribution électrique
3 personnes
27
Monter les tentes
4 personnes
28
Aménager le bar
3 personnes
29
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
30
Installer les tables
3 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
33
Balisage de l’accès
2 personnes
34
Baliser les sorties de secours
2 personnes
35
Suspendre la décoration
3 personnes
36
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
37
Mettre les boissons au frais
3 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Préparer les repas spéciaux
2 personnes
40
Aménager l’accueil des artistes
2 personnes
41
Distribuer les badges du staff
42
Distribuer les consignes aux bénévoles
2 personnes

Événement

43
Accueillir les artistes
2 personnes
44
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
45
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
46
Installer la caisse
2 personnes
47
Ouvrir les portes d'accès
4 personnes
48
Contrôler les visiteurs
4 personnes
49
Distribuer les bracelets
3 personnes
50
Tenir le vestiaire
2 personnes
51
Encadrer la première prestation
2 personnes
52
Accompagner les spectacles
3 personnes
53
Accompagner les changements d’artistes
2 personnes
54
Tenir le bar
5 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Servir les repas adaptés aux régimes
2 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
58
Récupérer les verres et la vaisselle
2 personnes
59
Vider les poubelles
2 personnes
60
Vérifier les toilettes
2 personnes
61
Assurer le poste de premiers secours
2 personnes
62
Donner des informations au public
2 personnes
63
Allumer l’éclairage du site
64
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
65
Encadrer la sortie
4 personnes
66
Couper la musique
2 personnes

Suivi

67
Clôturer la caisse
2 personnes
68
Fermer le bar
3 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
70
Sécuriser le matériel
4 personnes
71
Ranger le site
6 personnes
72
Trier les déchets
4 personnes
73
Faire la vaisselle
3 personnes
74
Nettoyer le bar
3 personnes
75
Nettoyer l’espace de restauration
3 personnes
76
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
77
Démonter les tentes
4 personnes
78
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
79
Démonter la scène
6 personnes
80
Enrouler les câbles
3 personnes
81
Retirer la décoration
3 personnes
82
Inventorier le matériel
2 personnes
83
Retourner le matériel
2 personnes
84
Ranger le stock restant
2 personnes
85
Enregistrer les objets trouvés
86
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 120
Tables de bièreqté 20
Tabourets de barqté 12
Comptoirs de barqté 4
Portantsqté 4
Cintresqté 250
Éléments de scèneqté 12
Canapés pour artistesqté 2
Tables hautesqté 10
Tentes de réceptionqté 6
Parasols de terrasseqté 6

Équipement

Haut-parleurs PAqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones de scèneqté 6
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 4
Casques audioqté 4
Câbles audioqté 20
Enrouleurs électriquesqté 8
Multiprisesqté 16
Goulottes de câblesqté 20
Terminaux de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Batteries externesqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 6
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Arches de ballonsqté 3
Rideaux de scèneqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Affiches du programmeqté 20
Braceletsqté 400
Badges de l’équipeqté 60
Porte-badgesqté 60

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Assiettesqté 250
Petits bolsqté 150
Fourchettesqté 300
Couteauxqté 200
Cuillèresqté 150
Tasses à caféqté 100

Cuisine

Réfrigérateursqté 4
Glacièresqté 8
Bacs à glaceqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Bacs alimentairesqté 20
Thermosqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 20
Conteneurs à déchetsqté 6
Sets de balaiqté 6
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 6
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Gilets de sécuritéqté 30
Bouchons d'oreillesqté 400
Sacs pour objets trouvésqté 50

Catering

Courses

Conseils

Commence par le lieu et les autorisations, puis réserve les artistes et les prestataires techniques. Tant que la capacité du site, les horaires et les contraintes d’installation ne sont pas confirmés, évite de publier un programme définitif.
Prépare la configuration de la scène avant de commander la sonorisation. Le nombre de haut-parleurs, de retours, de microphones, de boîtiers DI et de câbles dépend directement des artistes et de la disposition retenue.
Centralise les informations des artistes dans un document unique : horaires d’arrivée, besoins techniques, repas et contact sur place. Imprime le déroulé le jour du festival pour que la régie, l’accueil et la sécurité utilisent la même version.
Ne repousse pas la logistique du public à la dernière semaine. Réserve les sanitaires, la sécurité et les secours assez tôt, puis publie le plan du site avec les accès, les espaces de restauration et les zones couvertes.
Prévois une vérification du site la veille et le matin même. Contrôle les livraisons, les enrouleurs électriques, les multiprises, les goulottes de câbles, l’éclairage et l’état du terrain avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de musique ?: Prévois au minimum 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes et des prestataires techniques. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de réserver le lieu, de confirmer la sécurité et de publier les informations au public.
Quand faut-il réserver les artistes et la technique pour un festival ?: Réserve les artistes et la technique environ 4 à 6 mois avant la date. La scène, la sonorisation et l’éclairage doivent être définis après confirmation des besoins de chaque groupe.
Quand vérifier la météo pour un festival en plein air ?: Consulte les prévisions 7 jours avant, puis de nouveau 48 heures et le matin du festival. Utilise ces vérifications pour confirmer les tentes, les parasols, les protections du matériel et l’organisation des accès.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de musique ?: Contrôle les livraisons, le montage de la scène, le son, l’éclairage, les sanitaires, les accès et les documents imprimés. Fais aussi un passage complet sur le terrain pour repérer les câbles, les zones mal éclairées et les éléments qui gênent la circulation.

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