Musikfestival organisieren: So planst du den Ablauf

Ein Musikfestival steht und fällt mit der Reihenfolge der Planung. Kläre zuerst Gelände, Genehmigung, Termin und Budget, bevor du Künstler, Technik oder Catering buchst. Danach folgen Programm, Sicherheitskonzept, Besuchermanagement und die Logistik für Bühne, Strom, Toiletten und Lieferungen. Plane die letzten sieben Tage nicht für Grundsatzentscheidungen ein, sondern für Kontrollen, Wetteranpassungen und den Aufbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Genehmigung beantragen
2
Location festlegen
3
Künstler buchen
2 Personen
4
Technik reservieren
5
Catering reservieren
6
Toiletteneinrichtungen reservieren
7
Sicherheit buchen
8
Ersthelfer-Besetzung festlegen
9
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
10
Programm zusammenstellen
2 Personen
11
Eventseite veröffentlichen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
14
Ernährungswünsche erfassen
15
Künstlerinformationen sammeln
16
Drehbuch ausdrucken
17
Lageplan veröffentlichen
18
Wettervorhersage prüfen
19
Einkäufe bestellen
2 Personen
20
Materialien prüfen
2 Personen
21
Festivalgelände mähen
2 Personen
22
Lieferungen annehmen
2 Personen
23
Bühne aufbauen
6 Personen
24
Beschallungsanlage aufstellen
4 Personen
25
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
26
Stromverteilung anschließen
3 Personen
27
Zelte aufbauen
4 Personen
28
Bar einrichten
3 Personen
29
Cateringbereich einrichten
3 Personen
30
Tische aufstellen
3 Personen
31
Stühle aufstellen
3 Personen
32
Müllstationen aufstellen
2 Personen
33
Zufahrtsweg markieren
2 Personen
34
Notausgänge markieren
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
3 Personen
36
Kühlschränke befüllen
3 Personen
37
Getränke kalt stellen
3 Personen
38
Snacks vorbereiten
4 Personen
39
Diätmahlzeiten bereitstellen
2 Personen
40
Künstlerempfang einrichten
2 Personen
41
Crew-Badges ausgeben
42
Crew-Anweisungen ausgeben
2 Personen

Event

43
Künstler empfangen
2 Personen
44
Soundcheck durchführen
4 Personen
45
Lichttest durchführen
2 Personen
46
Kasse einrichten
2 Personen
47
Eingangstore öffnen
4 Personen
48
Besucher kontrollieren
4 Personen
49
Armbänder verteilen
3 Personen
50
Garderobe besetzen
2 Personen
51
Ersten Auftritt begleiten
2 Personen
52
Auftritte betreuen
3 Personen
53
Künstlerwechsel begleiten
2 Personen
54
Bar bedienen
5 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Diätmahlzeiten servieren
2 Personen
57
Getränke nachfüllen
3 Personen
58
Gläser und Geschirr abholen
2 Personen
59
Mülleimer leeren
2 Personen
60
Toiletten kontrollieren
2 Personen
61
Erste-Hilfe-Posten besetzen
2 Personen
62
Publikum informieren
2 Personen
63
Geländebeleuchtung einschalten
64
Letzten Auftritt begleiten
3 Personen
65
Ausgang begleiten
4 Personen
66
Musik ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

67
Kasse abschließen
2 Personen
68
Bar schließen
3 Personen
69
Fundsachen sammeln
2 Personen
70
Ausrüstung sichern
4 Personen
71
Gelände aufräumen
6 Personen
72
Abfall trennen
4 Personen
73
Geschirr abwaschen
3 Personen
74
Bar reinigen
3 Personen
75
Cateringbereich reinigen
3 Personen
76
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
77
Zelte abbauen
4 Personen
78
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
79
Bühne abbauen
6 Personen
80
Kabel aufrollen
3 Personen
81
Dekoration entfernen
3 Personen
82
Materialien inventarisieren
2 Personen
83
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
84
Restbestand einlagern
2 Personen
85
Fundgegenstände registrieren
86
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 120
BiertischeAnz. 20
BarhockerAnz. 12
BarthekenAnz. 4
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 250
PodestelementeAnz. 12
Künstler-SofasAnz. 2
StehtischeAnz. 10
PartyzelteAnz. 6
TerrassenschirmeAnz. 6

Ausstattung

PA-LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
Mischpult
BühnemikrofoneAnz. 6
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorboxenAnz. 4
KopfhörerAnz. 4
AudiokabelAnz. 20
KabeltrommelnAnz. 8
SteckdosenleistenAnz. 16
KabelkanäleAnz. 20
KassentabletsAnz. 2
KartenterminalsAnz. 3
PowerbanksAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichtstativeAnz. 4
LichterkettenAnz. 8
BaustrahlerAnz. 6
TaschenlampenAnz. 8

Dekoration

FestivalflaggenAnz. 20
BallonbögenAnz. 3
BühnenhintergründeAnz. 2
WegweiserAnz. 12
Programmatische PosterAnz. 20
ArmbänderAnz. 400
Crew-BadgesAnz. 60
BadgehalterAnz. 60

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 500
TellerAnz. 250
SchälchenAnz. 150
GabelnAnz. 300
MesserAnz. 200
LöffelAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100

Küche

KühlschränkeAnz. 4
KühlboxenAnz. 8
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12
LebensmittelboxenAnz. 20
ThermoskannenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
AbfallcontainerAnz. 6
BesensetsAnz. 6
WischmopsAnz. 6
EimerAnz. 6
ReinigungswagenAnz. 2

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 6
AbsperrgitterAnz. 20
VerkehrskegelAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 30
OhrstöpselAnz. 400
Beutel für FundsachenAnz. 50

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage die Genehmigung möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Festival. Für Sicherheitskonzept, Lärmschutz, Fluchtwege und mögliche Auflagen brauchst du belastbare Angaben zum Gelände und zur erwarteten Besucherzahl.
Buche Künstler, Beschallung, Licht, Toiletten, Catering und Sicherheitsdienst erst, wenn Termin und Veranstaltungsort feststehen. Lass dir für jede Buchung spätestens 14 Tage vor dem Festival eine schriftliche Bestätigung und eine Anlieferzeit geben.
Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Bühne, Podeste, PA-Lautsprecher, Mischpult und Licht sollten mindestens 6 Stunden vor dem Soundcheck stehen. Prüfe Audiokabel, Kabeltrommeln, Steckdosenleisten und Kabelkanäle vor dem ersten Stromanschluss.
Erstelle das Programm mit festen Umbauzeiten und sammle von jedem Act Ankunft, Technikbedarf und Ansprechpartner. Drucke das Drehbuch mindestens zweimal aus und hinterlege eine Version bei der Bühnenleitung.
Prüfe die Wettervorhersage 72 und 24 Stunden vorher. Zelte, Schirme, Baustrahler und Taschenlampen werden oft zu spät organisiert; lege außerdem fest, wer Lieferungen annimmt und wer bei Regen oder Wind Entscheidungen trifft.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Musikfestival organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher, besonders wenn mehrere Künstler gebucht werden. Genehmigungen, Gelände und Technik sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin verbindlich geklärt sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Musikfestivals?: Für eine kleine bis mittlere Bühne solltest du mindestens 6 Stunden für Bühne, Ton und Licht einplanen. Komplexere Produktionen oder schwierige Zufahrten benötigen oft einen Aufbau am Vortag.
Wann sollte man Künstler und Technik für ein Musikfestival buchen?: Künstler und zentrale Technik sollten 3 bis 6 Monate vorher angefragt und nach der Terminbestätigung gebucht werden. Spätestens 14 Tage vor dem Festival müssen technische Anforderungen, Anlieferung und Ansprechpartner feststehen.
Wie viele Toiletten braucht ein Musikfestival?: Die genaue Zahl hängt von Besucherzahl, Dauer und Ausschank ab; als erste Planungsgröße kannst du etwa eine Toilette je 50 bis 75 Gäste ansetzen. Bestelle die Toiletteneinrichtungen spätestens 6 bis 8 Wochen vorher und kläre Reinigung sowie Abholung.

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