Checklist para organizar Pasión
Pasión combina actuación, música, público, decoración y servicio de café, así que conviene trabajar con un orden claro. Empieza por fijar fecha y lugar, revisar permisos y seguro, y cerrar el guion antes de repartir responsabilidades. Después coordina actores, músicos y voluntariado, mientras avanzas con ensayos, inscripciones, catering y ambientación. La última semana debe servir para probar sonido e iluminación, imprimir el programa y confirmar la ruta del público y las instrucciones de seguridad.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Finalizar el guion
3 personas
Repartir los roles
3 personas
Contactar a los actores
2 personas
Contactar con los músicos
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Difundir publicidad
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Reservar la sala de ensayo
Realizar el primer ensayo
12 personas
Inventariar los disfraces
3 personas
Reunir los accesorios
3 personas
Desarrollar el diseño de la decoración
3 personas
Probar la técnica
3 personas
Celebrar el segundo ensayo
15 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Definir la ruta del público
2 personas
Crear instrucciones de seguridad
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Preparar los disfraces
3 personas
Comprobar los atrezos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Colocar las sillas para el público
6 personas
Colocar las mesas de recepción
3 personas
Montar la decoración
8 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Preparar los vestuarios
3 personas
Preparar la restauración
4 personas
Dejar listos los programas
2 personas
Realizar el ensayo técnico
8 personas
Evento
Maquillar a los actores
4 personas
Recibir al público
5 personas
Repartir los programas
3 personas
Servir café y té
4 personas
Realizar la Pasión
20 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
4 personas
Gestionar las preguntas del público
2 personas
Organizar la despedida y las palabras de agradecimiento
2 personas
Guiar al público hacia la salida
4 personas
Seguimiento
Empacar lo sobrante
3 personas
Desmontar la decoración
6 personas
Recoger el equipo de sonido
3 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Reunir los trajes
3 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Devolver los materiales
2 personas
Lavar los disfraces
3 personas
Guardar los accesorios
3 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 180
- Mesas plegablescant. 12
- Mesa de recepcióncant. 2
- Sillas del vestuariocant. 12
- Percheroscant. 6
- Papeleracant. 8
Equipo
- Micrófonoscant. 6
- Soportes para micrófonocant. 4
- Altavocescant. 4
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 12
- Cables alargadorescant. 10
- Regletascant. 8
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Linternascant. 6
Decoración
- Telones de fondocant. 4
- Cruces de maderacant. 3
- Pacas de pajacant. 8
- Farolescant. 12
- Plantas artificialescant. 10
- Señales de orientacióncant. 8
- Pilarescant. 4
Cocina
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Termoscant. 8
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 180
- Cubiertoscant. 180
- Cucharonescant. 12
- Jarras de aguacant. 12
Ropa
- Túnicas largascant. 18
- Pañuelos para la cabezacant. 12
- Capascant. 8
- Sandaliascant. 16
- Cinturonescant. 12
Atrezzo
- Bastones de maderacant. 12
- Jarrascant. 8
- Cestascant. 8
- Cuerdascant. 6
- Cajas de maderacant. 4
- Pañoscant. 12
Limpieza
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Escobas de manocant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el guion antes de convocar el primer ensayo: actores, músicos y equipo técnico necesitan trabajar sobre una versión estable. Reserva la sala de ensayo con varias semanas de margen.
- No dejes permisos, seguro y previsión meteorológica para el último día. Comprueba los requisitos al fijar el lugar y vuelve a revisar el pronóstico 48 horas antes.
- Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y confirma el catering después de cerrar el número de asistentes. Así evitas pedir comida sin conocer las necesidades del público.
- Haz una prueba técnica completa antes del segundo ensayo: micrófonos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cables, focos LED y regletas deben funcionar juntos en la sala real.
- Define la ruta del público antes de colocar decoración y mobiliario. Coloca señales de orientación, comprueba las linternas y deja despejados los accesos, la recepción y las zonas de vestuario.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que empezar a organizar Pasión?
- Empieza al menos 8 semanas antes. Ese margen permite fijar fecha y lugar, comprobar permisos y seguro, contactar con actores y músicos, gestionar inscripciones y reservar ensayos y catering.
- ¿Cuándo hay que hacer el primer y el segundo ensayo de Pasión?
- Haz el primer ensayo cuando el guion y los roles estén cerrados, idealmente entre 4 y 6 semanas antes. Programa el segundo después de probar la técnica y antes de imprimir el programa definitivo.
- ¿Cuándo se debe confirmar el catering y las preferencias dietéticas?
- Pregunta por las preferencias dietéticas al abrir las inscripciones y confirma el pedido entre 7 y 10 días antes. Ajusta las cantidades cuando tengas el número final de asistentes.
- ¿Qué hay que revisar antes del día de Pasión?
- Entre 48 y 24 horas antes, revisa la previsión del tiempo, la ruta del público, las instrucciones de seguridad y el inventario de disfraces y accesorios. El mismo día prueba sonido, iluminación y conexiones eléctricas antes de recibir al público.
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