Cómo organizar un espectáculo al aire libre sin contratiempos
Organizar un espectáculo al aire libre empieza mucho antes de montar el escenario. Primero confirma el lugar y la fecha, comprueba los permisos y cierra el programa con los artistas. Después coordina invitaciones, inscripciones, sonido, mobiliario y un plan alternativo para la lluvia. El día del evento, una prueba técnica completa y una distribución clara del público evitan la mayoría de los problemas de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar lugar y fecha
- 2
Comprobar permisos y notificaciones
- 3
Fijar el espectáculo y los artistas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Reservar sillas y mesas
- 8
Reservar equipo de sonido
- 9
Preparar la previsión meteorológica y el plan alternativo
2 personas
- 10
Informar a los vecinos sobre el programa
- 11
Asignar voluntarios
- 12
Preparar el programa y la lista de contactos
- 13
Inspeccionar la seguridad del lugar
2 personas
- 14
Organizar la distribución del público
2 personas
- 15
Imprimir el programa y la señalización
- 16
Hacer la compra
2 personas
- 17
Reunir los materiales
2 personas
- 18
Preparar aperitivos
3 personas
- 19
Enfriar bebidas
2 personas
- 20
Probar la técnica y los cables
2 personas
Evento
- 21
Cerrar el recinto
3 personas
- 22
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 23
Despejar la zona de juego
3 personas
- 24
Colocar las piezas del escenario y el telón de fondo
4 personas
- 25
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 26
Instalar la iluminación
2 personas
- 27
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
- 28
Montar las mesas de catering
3 personas
- 29
Colocar carteles del programa y de información
2 personas
- 30
Recibir a los artistas
2 personas
- 31
Hacer la prueba de sonido
2 personas
- 32
Recibir al público
4 personas
- 33
Servir café y té
2 personas
- 34
Servir aperitivos
2 personas
- 35
Coordinar la presentación
2 personas
- 36
Rellenar las bebidas
2 personas
- 37
Coordinar el descanso y el flujo del público
3 personas
- 38
Coordinar la función de la noche
3 personas
- 39
Hacer salir al público de forma segura
3 personas
Seguimiento
- 40
Recoger restos y basura
4 personas
- 41
Apagar el equipo de sonido
2 personas
- 42
Retirar sillas y mesas
4 personas
- 43
Retirar la decoración y la señalización
3 personas
- 44
Lavar la vajilla
3 personas
- 45
Limpiar el recinto
4 personas
- 46
Comprobar y secar los materiales
2 personas
- 47
Devolver el material prestado
2 personas
- 48
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillas plegablescant. 120
- Mesas plegablescant. 8
- Carpas de fiestacant. 3
- Piezas de escenariocant. 8
- Telón de fondo
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Bandejascant. 80
- Platoscant. 150
- Tenedorescant. 150
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 12
Equipo
- Equipo de sonido
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Reproductor de música
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Bridascant. 100
- Cinta gaffercant. 6
Iluminación
- Focos LED de montajecant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Linternas a pilascant. 6
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Globoscant. 100
- Decoración del escenario
- Pósteres del programacant. 12
- Carteles informativoscant. 4
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de cocinacant. 4
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 2
- Linternascant. 6
- Cinta de balizamientocant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Dispensadores de desinfectante de manoscant. 6
- Portarrollos de papel higiénicocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Comprueba los permisos y las notificaciones necesarias al menos 4 semanas antes. Confirma también el horario permitido para el sonido y comunica el programa a los vecinos con antelación.
- Cierra los artistas antes de enviar las invitaciones y prepara una lista de contactos con teléfonos directos. Incluye horarios de llegada, prueba de sonido y necesidades técnicas de cada actuación.
- Prepara el plan meteorológico como una decisión concreta: define qué ocurre si llueve, dónde se trasladan el público y el equipo, y hasta qué hora puedes cancelar o cambiar el programa.
- Haz una prueba de sonido completa el mismo día, con todos los micrófonos, cables, regletas y reproductores conectados. Deja al menos 60 minutos entre la prueba y la apertura para corregir fallos.
- Calcula el montaje por zonas: escenario, público, comida y circulación. Reserva sillas y mesas con tiempo, despeja la zona de juego y coloca señalización visible antes de que lleguen los primeros asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo al aire libre?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan artistas, se necesita sonido y hay que solicitar permisos. Durante la última semana confirma el tiempo, las inscripciones, los voluntarios y todas las reservas.
- ¿Cuándo hay que comprobar los permisos para un espectáculo al aire libre?
- Compruébalos al principio, idealmente 6 semanas antes de la fecha. Algunos avisos o autorizaciones requieren varias semanas y pueden afectar al lugar, el horario y el volumen del sonido.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el sonido y el escenario?
- Reserva al menos 3 horas para colocar el escenario, el telón de fondo, los focos y el equipo de sonido. Añade una prueba técnica de 60 minutos con los artistas o las personas que usarán los micrófonos.
- ¿Qué hacer si llueve durante un espectáculo al aire libre?
- Define el plan alternativo como mínimo 7 días antes y comunica la decisión a artistas, voluntarios e invitados. Protege el equipo y no lo conectes si hay riesgo de agua; establece una hora límite para cancelar o trasladar el espectáculo.
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