Organiser un spectacle en plein air, étape par étape
Pour réussir un spectacle en plein air, commence par verrouiller le lieu, la date et les autorisations avant de réserver les artistes. Ensuite, construis le déroulé autour de la météo, de l’accueil du public et des besoins techniques. Les oublis les plus fréquents concernent le plan de repli, les câbles, l’éclairage et la répartition des bénévoles. Prévois aussi une vraie marge le jour J : l’installation des chaises, de la scène et de la sonorisation prend généralement plusieurs heures.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer le lieu et la date
- 2
Vérifier les autorisations et les déclarations
- 3
Réserver le spectacle et les artistes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Réserver des chaises et des tables
- 8
Réserver le matériel de sonorisation
- 9
Élaborer les prévisions météo et le plan de repli
2 personnes
- 10
Informer les voisins du programme
- 11
Répartir les bénévoles
- 12
Établir le déroulé et la liste de contacts
- 13
Inspecter le lieu pour la sécurité
2 personnes
- 14
Mettre en place la répartition du public
2 personnes
- 15
Imprimer le programme et la signalétique
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Rassembler le matériel
2 personnes
- 18
Préparer les en-cas
3 personnes
- 19
Refroidir les boissons
2 personnes
- 20
Tester la technique et les câbles
2 personnes
Événement
- 21
Balisage du site
3 personnes
- 22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 23
Dégager la zone de jeu
3 personnes
- 24
Installer les éléments de scène et le fond de scène
4 personnes
- 25
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 26
Installer l’éclairage
2 personnes
- 27
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
- 28
Aménager les tables de catering
3 personnes
- 29
Installer les panneaux du programme et d’information
2 personnes
- 30
Accueillir les artistes
2 personnes
- 31
Effectuer les réglages sonores
2 personnes
- 32
Accueillir le public
4 personnes
- 33
Servir le café et le thé
2 personnes
- 34
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 35
Animer le spectacle
2 personnes
- 36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 37
Gérer la pause et le flux du public
3 personnes
- 38
Animer la représentation du soir
3 personnes
- 39
Faire quitter le public en toute sécurité
3 personnes
Suivi
- 40
Collecter les restes et les déchets
4 personnes
- 41
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 42
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
- 43
Retirer le décor et la signalétique
3 personnes
- 44
Faire la vaisselle
3 personnes
- 45
Nettoyer le site
4 personnes
- 46
Vérifier et sécher le matériel
2 personnes
- 47
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 48
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaises pliantesqté 120
- Tables pliantesqté 8
- Tentes de réceptionqté 3
- Éléments de podiumqté 8
- Fond de scène
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Plateauxqté 80
- Assiettesqté 150
- Fourchettesqté 150
- Couteauxqté 100
- Cuillèresqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 12
Équipement
- Système de sonorisation
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Lecteur audio
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Passe-câblesqté 8
- Serre-câblesqté 100
- Ruban gafferqté 6
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes à pilesqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Nappesqté 8
- Ballonsqté 100
- Décoration de scène
- Affiches du programmeqté 12
- Panneaux d’informationqté 4
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pinces de cuisineqté 4
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Extincteursqté 2
- Lampes de pocheqté 6
- Ruban de balisageqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Pompes de désinfectant pour les mainsqté 6
- Porte-papier toiletteqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le spectacle et le matériel technique dès que le lieu est confirmé, idéalement plusieurs semaines à l’avance. Vérifie que le système de sonorisation comprend les microphones, les pieds, les rallonges et les passe-câbles nécessaires.
- Établis un plan de repli précis avant d’envoyer les invitations. Indique qui décide d’un changement, à quel moment les participants sont prévenus et où les artistes, les chaises et les tables seront déplacés en cas de pluie.
- Prévois l’accueil du public avec des zones clairement identifiées : entrée, rangées de chaises, espace de jeu et circulation. Imprime le programme et les panneaux d’information avant le jour J, car la signalétique est souvent oubliée jusqu’à la dernière heure.
- Bloque une demi-journée pour l’installation et les tests. Dégage la zone de jeu, monte les éléments de scène, raccorde la sonorisation et teste chaque microphone avec les câbles réellement utilisés.
- Organise les boissons et les en-cas selon le nombre d’inscrits, puis refroidis les boissons plusieurs heures avant le début. Affecte les bénévoles à des créneaux précis pour l’accueil, le service, la surveillance du site et le rangement.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle en plein air ?
- Prévois au minimum 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, les autorisations, les artistes et le matériel. Ajoute une semaine de marge pour les inscriptions, les besoins alimentaires et le plan de repli.
- Quand faut-il vérifier la météo pour un spectacle en plein air ?
- Consulte les prévisions 7 jours avant, puis de nouveau 48 heures et 6 heures avant le début. La décision concernant le plan de repli doit être communiquée au plus tard 3 à 4 heures avant l’accueil du public.
- Combien de temps prévoir pour installer la scène et la sonorisation ?
- Compte généralement 3 à 4 heures pour installer les chaises, les tables, les éléments de scène, l’éclairage et la sonorisation. Garde ensuite au moins 30 minutes pour tester les microphones, le lecteur audio et les câbles.
- Comment prévoir les chaises pour un spectacle en plein air ?
- Pars du nombre d’inscrits confirmé et ajoute environ 5 à 10 % de chaises pliantes supplémentaires. Réserve aussi un passage dégagé et une zone adaptée aux personnes ayant des besoins spécifiques.
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