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Eine Freiluftaufführung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Freiluftaufführung entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf. Du brauchst früh einen bestätigten Ort, ein belastbares Datum und einen Plan für Regen, Technik und Publikum. Beginne mit Genehmigungen, Künstlern und Reservierungen; danach folgen Einladungen, Helfer und Material. Am Veranstaltungstag zählen klare Zuständigkeiten, getestete Kabel und ein rechtzeitiger Aufbau. So vermeidest du die häufigsten Engpässe kurz vor Beginn.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Ort und Datum bestätigen

  • 2

    Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • 3

    Vorstellung und Künstler festlegen

  • 4

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 5

    Anmeldungen bearbeiten

  • 6

    Ernährungswünsche erfassen

  • 7

    Stühle und Tische reservieren

  • 8

    Tonanlage reservieren

  • 9

    Wettervorhersage und Ausweichplan erstellen

    2 Personen

  • 10

    Nachbarn über das Programm informieren

  • 11

    Freiwillige einteilen

  • 12

    Ablaufplan und Kontaktliste erstellen

  • 13

    Veranstaltungsort auf Sicherheit prüfen

    2 Personen

  • 14

    Publikumseinteilung festlegen

    2 Personen

  • 15

    Programm und Wegweiser drucken

  • 16

    Einkaufen gehen

    2 Personen

  • 17

    Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • 18

    Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • 19

    Getränke kühlen

    2 Personen

  • 20

    Technik und Kabel testen

    2 Personen

Event

  • 21

    Gelände absperren

    3 Personen

  • 22

    Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • 23

    Spielfläche freiräumen

    3 Personen

  • 24

    Bühnenteile und Hintergrund aufstellen

    4 Personen

  • 25

    Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • 26

    Beleuchtung montieren

    2 Personen

  • 27

    Kabel sicher abkleben

    2 Personen

  • 28

    Cateringtische einrichten

    3 Personen

  • 29

    Programm- und Infotafeln aufstellen

    2 Personen

  • 30

    Künstler empfangen

    2 Personen

  • 31

    Soundcheck durchführen

    2 Personen

  • 32

    Publikum empfangen

    4 Personen

  • 33

    Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • 34

    Snacks servieren

    2 Personen

  • 35

    Aufführung begleiten

    2 Personen

  • 36

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 37

    Pause und Publikumsfluss begleiten

    3 Personen

  • 38

    Abendvorstellung begleiten

    3 Personen

  • 39

    Publikum sicher hinausleiten

    3 Personen

Nachbereitung

  • 40

    Reste und Abfall sammeln

    4 Personen

  • 41

    Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • 42

    Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • 43

    Dekoration und Beschilderung entfernen

    3 Personen

  • 44

    Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • 45

    Gelände reinigen

    4 Personen

  • 46

    Materialien prüfen und trocknen

    2 Personen

  • 47

    Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • 48

    Abfall zum Sammelpunkt bringen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappstühleAnz. 120
  • KlappischeAnz. 8
  • PartyzelteAnz. 3
  • BühnenelementeAnz. 8
  • Hintergrundvorhang

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • ServierplattenAnz. 80
  • TellerAnz. 150
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 12

Ausstattung

  • Soundanlage
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 8
  • KabelbinderAnz. 100
  • Gaffer TapeAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • Bühnendekoration
  • Programmatische PosterAnz. 12
  • InfotafelnAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • KüchenzangenAnz. 4

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • TaschenlampenAnz. 6
  • AbsperrbandAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • HanddesinfektionspumpenAnz. 6
  • ToilettenpapierhalterAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Prüfe Ort, Datum und erforderliche Genehmigungen mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Kläre dabei auch, ob Nachbarn über Programm und Endzeit informiert werden müssen.
  • Reserviere Stühle, Tische, Bühnenelemente und die Tonanlage, sobald Künstler und Publikumszahl feststehen. Plane für jedes angemeldete Publikum einen Sitzplatz und halte einige Plätze als Reserve frei.
  • Lege spätestens 7 Tage vorher einen Ausweichplan fest: Wo stehen Bühne und Publikum bei Regen, wann wird die Entscheidung getroffen und wer informiert Künstler sowie Gäste? Ohne diesen Termin wird oft bis zur letzten Stunde gewartet.
  • Teste Soundanlage, Funkmikrofone, Musikplayer und Verlängerungskabel am Vortag vollständig. Sichere Kabel mit Kabelmatten und stelle LED-Baustrahler, Lichterketten oder Batterielaternen für die Dämmerung bereit.
  • Teile Helfer in feste Schichten ein und gib ihnen Ablaufplan, Kontaktliste und klare Aufgaben. Plane den Aufbau mindestens 3 Stunden vor Beginn, damit Spielfläche, Sitzplätze, Wegweiser und Getränke nicht parallel unter Zeitdruck entstehen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Freiluftaufführung planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Ort, Datum, Genehmigungen und Künstlern. Reservierungen für Sitzmöbel und Technik sollten spätestens 4 Wochen vor der Aufführung feststehen.
Wie viele Helfer braucht man für eine Freiluftaufführung?
Plane mindestens 1 verantwortliche Person für die Gesamtkoordination, 2 Helfer für Aufbau und Abbau sowie 1 Person für Einlass und Publikum. Bei mehr als 50 Gästen solltest du zusätzlich eine eigene Person für Getränke und Rückfragen einteilen.
Wann sollte die Technik getestet werden?
Führe einen vollständigen Test am Vortag durch und prüfe Mikrofone, Lautsprecher, Musikplayer und alle Kabel. Am Veranstaltungstag folgt direkt nach dem Aufbau ein kurzer Funktionstest von etwa 30 Minuten.
Was macht man bei Regen während einer Freiluftaufführung?
Lege spätestens 7 Tage vorher fest, ob Partyzelte ausreichen, die Veranstaltung verschoben wird oder ein anderer Spielort genutzt wird. Informiere Gäste und Künstler zu einem festen Zeitpunkt, zum Beispiel 4 Stunden vor Beginn.

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