Cómo organizar un espectáculo aéreo paso a paso

Organizar un espectáculo aéreo empieza mucho antes de instalar las carpas o recibir al público. Primero se fijan la fecha y el recinto, después se cierran el programa de vuelo, los equipos de demostración, los permisos y el plan de seguridad. La circulación de vehículos y espectadores necesita tanta atención como la exhibición: aparcamientos, accesos, evacuación y personal deben estar definidos con antelación. En los últimos días se confirma el tiempo, se inspecciona el recinto y se comprueba que todo el material esté listo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y el recinto
2 personas
2
Elaborar el programa de vuelo
3 personas
3
Cerrar los cometas y los equipos de demostración
2 personas
4
Presentar permisos y notificaciones
2 personas
5
Desarrollar el plan de seguridad
3 personas
6
Comprobar el certificado de seguro
7
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
8
Distribuir los aparcamientos
2 personas
9
Señalar las rutas de acceso y evacuación
3 personas
10
Hacer reservas para los baños
11
Hacer reservas para contenedores de basura
12
Reservar el catering
2 personas
13
Enviar invitaciones
2 personas
14
Abrir inscripciones online
15
Gestionar inscripciones
2 personas
16
Recoger preferencias dietéticas
17
Distribuir al personal y a los controladores de tráfico
2 personas
18
Crear el briefing para el personal
2 personas
19
Publicar información para visitantes
2 personas
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Confirmar definitivamente el programa de vuelo
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Llevar los materiales al recinto
4 personas
24
Inspeccionar el recinto
3 personas
25
Delimitar el aparcamiento
4 personas
26
Delimitar las zonas para el público
4 personas
27
Colocar vallas de seguridad
6 personas
28
Despejar las rutas de evacuación
3 personas
29
Montar tiendas
6 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Colocar las piezas del escenario
4 personas
32
Conectar el equipo de sonido
3 personas
33
Probar el sistema de megafonía
2 personas
34
Conectar la iluminación
2 personas
35
Colocar los paneles informativos
3 personas
36
Colgar banderas y decoración
3 personas
37
Montar el mostrador de entrada
2 personas
38
Dejar preparadas las pulseras y los programas
2 personas
39
Montar el buffet de catering
4 personas
40
Enfriar las bebidas
2 personas
41
Preparar aperitivos
3 personas
42
Comprobar los aseos y los puntos de lavado
2 personas
43
Comprobar los botiquines y los extintores
2 personas
44
Instruir al personal
3 personas

Evento

45
Recibir cometas
3 personas
46
Llevar a los pilotos al briefing
2 personas
47
Abrir la entrada
4 personas
48
Recibir a los visitantes
5 personas
49
Gestionar el aparcamiento
6 personas
50
Anunciar el programa
2 personas
51
Coordinar demostraciones de vuelo
4 personas
52
Vigilar los límites del público
6 personas
53
Servir el catering
5 personas
54
Rellenar las bebidas
3 personas
55
Mantener limpio el bufé y las mesas
3 personas
56
Vaciar los contenedores de basura
3 personas
57
Comprobar los baños
2 personas
58
Encender la iluminación
2 personas
59
Coordinar el programa de la noche
3 personas
60
Guiar a los visitantes hacia la salida
4 personas
61
Vaciar el aparcamiento de forma segura
6 personas
62
Cerrar la entrada
2 personas

Seguimiento

63
Guardar los restos refrigerados
2 personas
64
Recoger la basura
5 personas
65
Limpiar el recinto
5 personas
66
Desmontar mesas y sillas
4 personas
67
Desmontar las tiendas
6 personas
68
Retirar las vallas de seguridad
5 personas
69
Retirar platos y decoración
3 personas
70
Desconectar el equipo de sonido
3 personas
71
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
72
Clasificar y contar el material
2 personas
73
Devolver el material prestado
3 personas
74
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
75
Recoger objetos perdidos
2 personas
76
Entregar el recinto
2 personas
77
Recopilar facturas y documentos de depósito

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 6
Taburetes de barcant. 8
Piezas de escenariocant. 6
Percheroscant. 2

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 6
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Grupos electrógenoscant. 2
Walkie-talkiescant. 12
Megáfonoscant. 3
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Enrollacablescant. 4
Neveras portátilescant. 6
Linternas de manocant. 8

Seguridad

Vallas de seguridadcant. 80
Conos de tráficocant. 40
Cinta de balizamientocant. 12
Señales de advertenciacant. 12
Mantas térmicascant. 10
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Extintorescant. 6
Guantes de trabajocant. 12
Chalecos reflectantescant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 600
Tazas de cafécant. 150
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Copas de vinocant. 100
Bandejas de servircant. 20
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Tijerascant. 4
Vitrinas refrigeradascant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 12
Banderas de países y clubescant. 20
Mantelescant. 18
Carteles del programacant. 6
Carteles direccionalescant. 20
Credencialescant. 40

Iluminación

Focos LED de montajecant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternas a pilascant. 10

Limpieza

Papeleracant. 20
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 6
Paños de microfibracant. 24
Cubetas para lavarcant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 8

Catering

Dispensadores de bebidascant. 4
Cajas térmicascant. 4
Acumuladores de fríocant. 30
Envases para hierbas y salsascant. 20
Hojas de presentacióncant. 30
Filtros de cafécant. 200
Compras

Consejos

Empieza por la fecha, el recinto y el programa de vuelo. Cierra los equipos de demostración antes de abrir las inscripciones, porque cualquier cambio afecta a los permisos, la información para visitantes y la distribución del personal.
Presenta los permisos y notificaciones con varias semanas de margen, según las autoridades competentes. No esperes a tener el programa definitivo para preparar el expediente: reúne desde el principio el plan de seguridad, el seguro y el plan de tráfico.
Dibuja por separado las rutas de acceso y evacuación, los aparcamientos y las zonas restringidas. Marca el recinto con vallas, conos, cinta y señales, y asigna controladores de tráfico con chalecos reflectantes y walkie-talkies.
Planifica las necesidades del público, no solo las de los pilotos. Reserva baños, contenedores de basura y catering, publica cómo llegar y recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones online.
Haz la comprobación final el día anterior o a primera hora: revisa el pronóstico, inspecciona el recinto, delimita el aparcamiento y lleva los materiales. Prueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, grupos electrógenos y datáfonos antes de que lleguen los visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo aéreo?: Empieza con varios meses de margen para reservar el recinto, cerrar las demostraciones y tramitar permisos y notificaciones. Deja la última semana para confirmar el programa, revisar el seguro, comprobar el tiempo y preparar al personal.
¿Qué permisos hacen falta para un espectáculo aéreo?: Depende del país, del recinto y del tipo de vuelos, pero normalmente debes presentar permisos o notificaciones a las autoridades correspondientes. Prepara también el plan de seguridad, el plan de tráfico y el certificado de seguro antes de solicitar las autorizaciones.
¿Cuándo se confirma el programa de vuelo?: El programa se prepara con antelación, pero debe confirmarse definitivamente después de revisar la meteorología y la disponibilidad de los equipos. Haz esa confirmación como máximo el día anterior y comunica cualquier cambio al personal y a los visitantes.
¿Cómo se organiza el aparcamiento de un espectáculo aéreo?: Distribuye las zonas de aparcamiento antes de abrir las inscripciones y señaliza los accesos con conos y carteles. Asigna controladores de tráfico y revisa el trazado durante la inspección final, al menos unas horas antes de la apertura.

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