Organiser un salon aéronautique sans rien laisser au sol

Un salon aéronautique se prépare d’abord autour du programme de vol et des autorisations, puis autour de la sécurité et de l’accueil du public. Commencez par confirmer la date, le lieu, les avions et les équipes de démonstration avant de réserver les prestataires. Les accès, le stationnement, les voies d’évacuation et la circulation doivent être définis bien avant l’ouverture des inscriptions. La dernière semaine sert surtout à vérifier la météo, le matériel, les équipes et la version définitive du programme.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le programme de vol
3 personnes
3
Confirmer les avions et les équipes de démonstration
2 personnes
4
Déposer les autorisations et déclarations
2 personnes
5
Élaborer le plan de sécurité
3 personnes
6
Vérifier l'attestation d'assurance
7
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
8
Répartir les places de parking
2 personnes
9
Définir les accès et les voies d’évacuation
3 personnes
10
Faire des réservations pour les toilettes
11
Réserver des bennes à déchets
12
Réserver le catering
2 personnes
13
Envoyer les invitations
2 personnes
14
Ouvrir les inscriptions en ligne
15
Traiter les inscriptions
2 personnes
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Répartir le personnel et les signaleurs
2 personnes
18
Préparer le briefing pour le personnel
2 personnes
19
Publier les informations aux visiteurs
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Confirmer définitivement le programme de vol
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Transporter le matériel sur le site
4 personnes
24
Inspecter le site
3 personnes
25
Barrer le parking
4 personnes
26
Délimiter les zones public
4 personnes
27
Installer des barrières de sécurité
6 personnes
28
Dégager les voies d'évacuation
3 personnes
29
Monter les tentes
6 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer les éléments de scène
4 personnes
32
Raccorder le matériel audio
3 personnes
33
Tester le système de sonorisation
2 personnes
34
Brancher l’éclairage
2 personnes
35
Placer les panneaux d’information
3 personnes
36
Accrocher les drapeaux et la décoration
3 personnes
37
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
38
Préparer les bracelets et les livrets de programme
2 personnes
39
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
40
Mettre les boissons au frais
2 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Vérifier les toilettes et les points de lavage
2 personnes
43
Vérifier les moyens de premiers secours et de lutte contre l’incendie
2 personnes
44
Instruire les employés
3 personnes

Événement

45
Recevoir les cerfs-volants
3 personnes
46
Accompagner les skippers au briefing
2 personnes
47
Ouvrir l’entrée
4 personnes
48
Accueillir les visiteurs
5 personnes
49
Assurer l'orientation du parking
6 personnes
50
Annoncer le programme
2 personnes
51
Encadrer les démonstrations de vol
4 personnes
52
Surveiller les limites du public
6 personnes
53
Servir le service traiteur
5 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
55
Garder le buffet et les tables propres
3 personnes
56
Vider les poubelles
3 personnes
57
Vérifier les toilettes
2 personnes
58
Allumer l’éclairage
2 personnes
59
Encadrer le programme du soir
3 personnes
60
Accompagner les visiteurs vers la sortie
4 personnes
61
Faire vider le parking en toute sécurité
6 personnes
62
Fermer l’entrée
2 personnes

Suivi

63
Stocker les restes au frais
2 personnes
64
Rassembler les déchets
5 personnes
65
Nettoyer le site
5 personnes
66
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
67
Démonter les tentes
6 personnes
68
Retirer les barrières de sécurité
5 personnes
69
Retirer les panneaux et la décoration
3 personnes
70
Débrancher le matériel audio
3 personnes
71
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
72
Trier et compter le matériel
2 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
74
Ranger les courses restantes
2 personnes
75
Rassembler les objets perdus
2 personnes
76
Rendre le site
2 personnes
77
Rassembler les factures et les documents de caution

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de buffetqté 6
Tabourets de barqté 8
Éléments de podiumqté 6
Portantsqté 2

Équipement

Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 6
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Agrégatsqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Mégaphonesqté 3
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Rallonges à enrouleurqté 4
Glacièresqté 6
Lampes de pocheqté 8

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 80
Cônes de signalisationqté 40
Ruban de balisageqté 12
Panneaux d'avertissementqté 12
Couvertures de survieqté 10
Trousses de premiers secoursqté 3
Extincteursqté 6
Gants de travailqté 12
Gilets de sécuritéqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 600
Tasses à caféqté 150
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Verres à vinqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Ciseauxqté 4
Vitrines réfrigéréesqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Drapeaux de pays et de clubsqté 20
Nappesqté 18
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 20
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 20
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Bacs à vaisselleqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8

Catering

Distributeurs de boissonsqté 4
Thermoboxesqté 4
Pains de glaceqté 30
Bacs à herbes et saucesqté 20
Feuilles de présentationqté 30
Filtres à caféqté 200
Courses

Conseils

Bloquez le programme de vol avant d’ouvrir les inscriptions : indiquez les horaires prévus, les appareils participants et les éventuelles zones réservées aux démonstrations.
Déposez les autorisations et déclarations plusieurs semaines à l’avance, puis regroupez dans un même dossier le plan de sécurité, l’assurance et les contacts d’urgence.
Dessinez les flux avant de répartir les parkings : prévoyez les accès visiteurs, les voies d’évacuation, les barrières, les cônes et les points où les signaleurs devront guider les voitures.
Réservez tôt les toilettes, les bennes à déchets et le catering. Pour l’accueil, prévoyez aussi les terminaux de paiement, les glacières et des gobelets réutilisables afin d’éviter une installation improvisée le matin même.
Organisez un briefing court pour chaque équipe avant l’ouverture : emplacement, horaires, canal radio et conduite à tenir en cas de changement météo. Vérifiez le site et transportez le matériel la veille si possible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon aéronautique ?: Prévoyez au moins 6 mois pour un événement avec plusieurs avions, des équipes de démonstration et du public. Les autorisations, l’assurance et le plan de sécurité doivent être lancés dès que la date et le lieu sont confirmés.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un salon aéronautique ?: Ouvrez-les généralement 8 à 12 semaines avant l’événement, une fois le lieu, les principaux horaires de vol et les conditions d’accès stabilisés. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription.
Quand confirmer définitivement le programme de vol ?: Faites une première version plusieurs semaines avant, puis une confirmation finale 24 à 48 heures avant l’ouverture selon la météo et la disponibilité des équipes. Communiquez immédiatement toute modification aux visiteurs et au personnel.
Combien de signaleurs faut-il prévoir pour le parking ?: Comptez au minimum 1 signaleur par zone de circulation ou point de décision, puis ajoutez une personne de réserve pour les périodes d’arrivée et de départ. Le nombre exact dépend du nombre d’accès, des parkings et du plan d’évacuation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.