Eine Luftfahrtshow Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Luftfahrtshow läuft die Vorbereitung nicht am Veranstaltungstag, sondern Wochen vorher zusammen: Flugprogramm, Genehmigungen, Sicherheitskonzept und Verkehrsführung müssen aufeinander abgestimmt sein. Beginne mit Datum und Gelände, bevor du Teams, Drachen oder Vorführungen festlegst. Danach folgen Anmeldungen, Helfereinteilung, Catering und die Ausstattung vor Ort. Plane außerdem feste Kontrollpunkte ein, damit Wetter, Fluchtwege, Technik und Parkplätze rechtzeitig geprüft werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Gelände bestätigen
2 Personen
2
Flugprogramm zusammenstellen
3 Personen
3
Drachen und Vorführteams festlegen
2 Personen
4
Genehmigungen und Meldungen einreichen
2 Personen
5
Sicherheitsplan ausarbeiten
3 Personen
6
Versicherungsnachweis prüfen
7
Verkehrsplan erstellen
2 Personen
8
Parkplätze einteilen
2 Personen
9
Zugangs- und Fluchtwege markieren
3 Personen
10
Reservierungen für Toiletten machen
11
Reservierungen für Abfallcontainer vornehmen
12
Catering reservieren
2 Personen
13
Einladungen verschicken
2 Personen
14
Online-Anmeldungen öffnen
15
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
16
Ernährungswünsche erfassen
17
Mitarbeiter und Verkehrsposten einteilen
2 Personen
18
Mitarbeiterbriefing erstellen
2 Personen
19
Besucherinformationen veröffentlichen
2 Personen
20
Wettervorhersage prüfen
21
Flugprogramm endgültig bestätigen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Materialien zum Gelände bringen
4 Personen
24
Gelände inspizieren
3 Personen
25
Parkplatz absperren
4 Personen
26
Publikumsbereiche absperren
4 Personen
27
Sicherheitsabsperrungen aufstellen
6 Personen
28
Fluchtwege freihalten
3 Personen
29
Zelte aufbauen
6 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
32
Tontechnik anschließen
3 Personen
33
Beschallungsanlage testen
2 Personen
34
Beleuchtung anschließen
2 Personen
35
Informationsschilder aufstellen
3 Personen
36
Flaggen und Dekoration aufhängen
3 Personen
37
Eingangstresen einrichten
2 Personen
38
Armbänder und Programmhefte bereitlegen
2 Personen
39
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
40
Getränke kalt stellen
2 Personen
41
Snacks vorbereiten
3 Personen
42
Toiletten und Waschstellen kontrollieren
2 Personen
43
Erste-Hilfe- und Brandmaterialien prüfen
2 Personen
44
Mitarbeiter einweisen
3 Personen

Event

45
Drachen entgegennehmen
3 Personen
46
Flieger zum Briefing begleiten
2 Personen
47
Eingang öffnen
4 Personen
48
Besucher empfangen
5 Personen
49
Parkeinweisung durchführen
6 Personen
50
Programm durchsagen
2 Personen
51
Flugvorführungen begleiten
4 Personen
52
Publikumsgrenzen überwachen
6 Personen
53
Catering ausgeben
5 Personen
54
Getränke nachfüllen
3 Personen
55
Buffet und Tische sauber halten
3 Personen
56
Mülleimer leeren
3 Personen
57
Toiletten kontrollieren
2 Personen
58
Beleuchtung einschalten
2 Personen
59
Abendprogramm betreuen
3 Personen
60
Besucher zum Ausgang begleiten
4 Personen
61
Parkplatz sicher räumen
6 Personen
62
Eingang schließen
2 Personen

Nachbereitung

63
Reste gekühlt lagern
2 Personen
64
Abfall sammeln
5 Personen
65
Gelände reinigen
5 Personen
66
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
67
Zelte abbauen
6 Personen
68
Sicherheitsabsperrungen entfernen
5 Personen
69
Teller und Dekoration entfernen
3 Personen
70
Tonanlage abkoppeln
3 Personen
71
Geschirr und Küchenutensilien abwaschen
3 Personen
72
Materialien sortieren und zählen
2 Personen
73
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
74
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
75
Fundsachen sammeln
2 Personen
76
Gelände übergeben
2 Personen
77
Rechnungen und Kautionsunterlagen sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
BiertischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 6
BarhockerAnz. 8
BühnenelementeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 6
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
GeneratorenAnz. 2
FunkgeräteAnz. 12
MegafoneAnz. 3
KassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
KabeltrommelnAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
HandlampenAnz. 8

Sicherheit

SicherheitsabsperrungenAnz. 80
VerkehrskegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 12
WarnschilderAnz. 12
RettungsdeckenAnz. 10
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
FeuerlöscherAnz. 6
ArbeitshandschuheAnz. 12
SicherheitswestenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkbecherAnz. 600
KaffeetassenAnz. 150
TellerAnz. 250
BestecksetsAnz. 250
WeingläserAnz. 100
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ScherenAnz. 4
KühlvitrinenAnz. 2

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
Länder- und VereinsfahnenAnz. 20
TischdeckenAnz. 18
ProgrammschilderAnz. 6
WegweiserAnz. 20
NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

LED-BaustrahlerAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 10

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
BesensetsAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 24
SpülbeckenAnz. 4
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 8

Catering

GetränkespenderAnz. 4
ThermoboxenAnz. 4
KühlelementeAnz. 30
Behälter für Kräuter und SaucenAnz. 20
PräsentationsblätterAnz. 30
KaffeefilterAnz. 200
Einkäufe

Tipps

Kläre zuerst Datum und Gelände und lege danach das Flugprogramm fest. Sobald Vorführteams und Drachen ausgewählt sind, reichst du Genehmigungen und Meldungen ein, statt diese Schritte parallel im Unklaren zu lassen.
Erstelle den Sicherheits- und Verkehrsplan vor dem Versand der Einladungen. Markiere Zugangs- und Fluchtwege, teile Parkplätze ein und plane Verkehrsposten, Sicherheitswesten, Kegel und Absperrungen anhand des Geländes.
Öffne Online-Anmeldungen erst, wenn Besucherinformationen, Ernährungsabfrage und Catering-Grundlage stehen. Lege spätestens einige Tage vor der Show eine Teilnehmerliste mit Sonderwünschen und Helfereinsatz an.
Prüfe Technik und Stromversorgung nicht erst beim Aufbau: Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Funkgeräte, Generatoren und Kabel müssen vor Ort getestet werden. Nimm für Durchsagen zusätzlich Megafone und Handlampen mit, falls die Technik ausfällt.
Führe am Veranstaltungstag eine Geländeinspektion vor dem Einlass durch und bestätige das Flugprogramm erst nach dem Wettercheck. Reservierte Toiletten und Abfallcontainer werden häufig zu spät kontrolliert; prüfe ihre Aufstellung vor dem Besucherandrang.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss man eine Luftfahrtshow organisieren?: Beginne mindestens mehrere Wochen vor dem Termin mit Gelände, Flugprogramm und Genehmigungen. Sicherheitsplan, Versicherungsnachweis und Verkehrsführung sollten abgeschlossen sein, bevor Einladungen oder Online-Anmeldungen starten.
Was muss bei einer Luftfahrtshow zuerst geplant werden?: Bestätige zuerst Datum und Gelände. Danach legst du Flugprogramm und Vorführteams fest, bevor Sicherheitskonzept, Genehmigungen, Parkplätze und Fluchtwege konkret geplant werden.
Wann sollte das Flugprogramm endgültig bestätigt werden?: Bestätige es nach dem letzten Wettercheck und vor dem Einlass, nicht erst während der Vorführungen. Plane dafür am Veranstaltungstag einen festen Prüfzeitpunkt vor dem Besucherandrang ein.
Was wird bei einer Luftfahrtshow am häufigsten vergessen?: Oft fehlen klare Fluchtwege, ausreichend Funkgeräte oder ein Test der Stromversorgung. Kontrolliere außerdem Toiletten, Abfallcontainer, Erste-Hilfe-Koffer, Feuerlöscher und die Beschilderung spätestens bei der Geländeinspektion.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.