Checklist para organizar una carrera sin olvidar nada

Organizar una carrera requiere coordinar el recorrido, los permisos, la seguridad y la llegada de los participantes. Empieza definiendo el formato y mide la ruta antes de abrir las inscripciones. Después, asigna responsables para el tráfico, los primeros auxilios, el cronometraje y los voluntarios. Durante la última semana, prepara dorsales, carteles, listas y bolsas de medallas para que el montaje del día de la carrera sea rápido y controlable.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el concepto de la competición
2 personas
Diseñar la ruta de carrera
2 personas
Elegir el lugar de salida y llegada
2 personas
Solicitar permisos
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Planificar a los reguladores de tráfico
2 personas
Asignar personal de primeros auxilios
Organizar la cronometraje
2 personas
Diseñar los dorsales
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer reservas
Pedir dorsales
Comprobar el pedido de medallas
Preparar los carteles de ruta
3 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de participantes
Ordenar los dorsales
3 personas
Rellenar las bolsas de medallas
3 personas
Inspeccionar la ruta
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Llenar las bolsas con información
4 personas
Preparar los kits de inicio
3 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar el arco de salida
4 personas
Montar el arco de meta
4 personas
Señalizar la salida y la meta
3 personas
Colocar señales de ruta
6 personas
Colocar vallas de tráfico
6 personas
Colocar los hitos kilométricos
3 personas
Montar el mostrador de inscripción
3 personas
Montar el punto de entrega
3 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Probar el cronometraje
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

Recepción de participantes
6 personas
Repartir dorsales
5 personas
Gestionar las inscripciones tardías
2 personas
Recibir el equipaje
3 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Preparar la zona de salida
4 personas
Iniciar la competición
5 personas
Atender el puesto de ruta
12 personas
Gestionar el tráfico
10 personas
Gestionar el puesto de agua intermedio
4 personas
Registrar la meta
4 personas
Entregar la medalla
4 personas
Servir las bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Repartir fruta
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Devolver el equipaje
3 personas
Comprobar las clasificaciones finales
2 personas
Realizar la entrega de premios
4 personas
Informar al público
2 personas
Recordar a los participantes las normas de seguridad
3 personas
Vaciar puntos de residuos
2 personas
Cerrar la zona de meta
3 personas
Liberar la ruta
4 personas

Seguimiento

Recoger el material de competición
6 personas
Retirar las vallas de tráfico
6 personas
Recoger los carteles de ruta
5 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Inventariar el material
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Publicar los resultados
2 personas
Agradecer a los participantes
2 personas
Seleccionar fotos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Taburetes de barcant. 8
Papeleracant. 12
Percheroscant. 4

Material deportivo

Arco de salida
Arco de meta
Carteles de rutacant. 35
Señales de kilómetrocant. 6
Dorsalescant. 600
Brazaletes con número de salidacant. 600
Medallas de competicióncant. 600
Cinta de guíacant. 12
Conos de tráficocant. 60
Vallas de tráficocant. 30
Cepilloscant. 4
Cronómetroscant. 6
Rueda de medición
Conoscant. 40
Neveras portátilescant. 8
Jarras de aguacant. 20
Cajas para bidonescant. 10

Equipo

Portátilescant. 3
Tabletscant. 4
Teléfonos móvilescant. 8
Walkie-talkiescant. 12
Router wifi
Impresora
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Baterías externascant. 10

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Lámparas de obracant. 4
Bateríascant. 40

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 700
Platoscant. 300
Cubiertoscant. 300
Tazas de cafécant. 150

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas para servircant. 8
Bandejas de serviciocant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Cinta para el escenariocant. 2
Banners informativoscant. 6
Banners con flechascant. 12

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Esponjascant. 12
Escobas de manocant. 6
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 8
Portarrollos de papel higiénicocant. 4

Primeros auxilios

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas aislantescant. 20
Acumuladores de fríocant. 20
Camilla
Guantes desechablescant. 100
Linternascant. 6

Registro

Portapapelescant. 12
Juego de bolígrafoscant. 30
Papel A4cant. 5
Pegatinas con nombrecant. 200
Sobrescant. 600
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Sets de tijerascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Solicita los permisos y prepara el plan de tráfico con varias semanas de margen; incluye los cruces, las vallas y las personas necesarias para regular cada punto.
Mide e inspecciona el recorrido antes de publicarlo. Comprueba especialmente la salida, la meta, los cambios de dirección y los puntos donde harán falta señales de kilómetro.
No esperes a tener todas las inscripciones para organizar al equipo: asigna con antelación voluntarios para registro, recorrido, avituallamiento, meta y primeros auxilios.
Cierra la logística de participantes durante la última semana: imprime la lista, ordena los dorsales y verifica que las medallas y las bolsas estén completas.
Prepara una comunicación sencilla para el día del evento. Lleva teléfonos o walkie-talkies, una copia del plan de trabajo y una lista actualizada de participantes para resolver incidencias sin detener la carrera.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir permiso para organizar una carrera?: Depende de la administración y del uso de la vía pública, pero conviene iniciar el trámite al menos 8 semanas antes. El plan de tráfico y el recorrido deben estar definidos antes de presentar la solicitud.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones de una carrera?: Ábrelas cuando estén confirmados el recorrido, la salida, la meta y las condiciones básicas de participación. Como referencia, deja entre 6 y 8 semanas para gestionar inscripciones, preferencias dietéticas y comunicación.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera?: Calcula al menos 1 voluntario por cada punto de cruce o desvío, además de equipos separados para registro, salida, meta y primeros auxilios. Añade 2 o 3 personas de reserva para cubrir ausencias y cambios durante el evento.
¿Cuándo preparo los dorsales y las medallas?: Haz el pedido de dorsales y comprueba las medallas al menos 3 semanas antes. Durante la última semana, imprime la lista definitiva, ordena los dorsales y rellena las bolsas de medallas.

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