Cómo organizar un día de casting sin perder el control

Un día de casting funciona mejor cuando separas la preparación en tres partes: inscripción, planificación de las audiciones y montaje de la sala. Primero fija la fecha, reserva el espacio y reúne al jurado; después asigna franjas y envía a cada participante instrucciones concretas. El día anterior deja preparados los textos, formularios, acreditaciones y archivos. Así puedes dedicar la jornada a recibir, grabar y evaluar, en lugar de resolver imprevistos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar del casting
2
Fijar la fecha del casting
2 personas
3
Establecer el horario de audiciones
2 personas
4
Invitar a los miembros del jurado
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Comprobar la disponibilidad
2 personas
9
Confirmar participantes
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Asignar franjas de audición
2 personas
12
Enviar indicaciones
13
Enviar recordatorio
14
Imprimir textos y escenas
2 personas
15
Imprimir la lista de participantes
16
Imprimir formularios de evaluación
17
Preparar acreditaciones
2 personas
18
Hacer la compra
2 personas
19
Cargar el equipo
2 personas
20
Preparar archivos y formularios
2 personas
21
Comprobar el lugar y la sala
2 personas
22
Enfriar las bebidas
2 personas
23
Limpiar la sala
3 personas
24
Montar mesas
3 personas
25
Colocar las sillas
3 personas
26
Montar el mostrador de recepción
2 personas
27
Montar la sala de espera
2 personas
28
Montar el set de audiciones
3 personas
29
Probar la cámara y el sonido
2 personas
30
Configurar la iluminación
2 personas
31
Montar el punto de café y té
2 personas

Evento

32
Atender la mesa de registro
2 personas
33
Recepción de participantes
2 personas
34
Registrar la asistencia
2 personas
35
Repartir acreditaciones
36
Acompañar a los participantes a la sala de espera
2 personas
37
Convocar audiciones
38
Acompañar las audiciones
2 personas
39
Grabar audiciones
2 personas
40
Repartir los formularios de evaluación
41
Recoger formularios de evaluación
42
Servir café y té
2 personas
43
Servir aperitivos
2 personas
44
Rellenar las bebidas
2 personas
45
Mantener ordenada la sala de espera
46
Guardar archivos de forma segura
47
Hacer check-out de los últimos participantes

Seguimiento

48
Apagar el equipo
2 personas
49
Hacer copia de seguridad segura de las grabaciones
2 personas
50
Lavar la vajilla
2 personas
51
Recoger la basura
2 personas
52
Limpiar la sala
3 personas
53
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
54
Empacar el equipo
2 personas
55
Recoger objetos perdidos
56
Devolver el material alquilado
2 personas
57
Agradecer a los participantes
58
Procesar los resultados de la selección
3 personas
59
Archivar las grabaciones
2 personas
60
Devolver el material prestado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 45
Sillas plegablescant. 10
Percherocant. 2
Perchascant. 30
Espejocant. 2
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 40
Vasoscant. 50
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50
Bandejas de serviciocant. 6

Equipo

Cámaracant. 2
Trípodes para cámaracant. 2
Portátilcant. 2
Tarjetas de memoriacant. 6
Disco duro externocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Altavozcant. 2
Micrófonocant. 2
Soportes para micrófonocant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 4
Trípodes de iluminacióncant. 4
Difusores de luzcant. 2

Decoración

Credencialescant. 60
Portabadgescant. 60
Carteles de flechascant. 12
Pizarra de anuncios
Mantelescant. 8

Oficina

Portapapelescant. 15
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Bloc de notascant. 20
Papel de impresióncant. 500
Cinta adhesivacant. 4
Tijerascant. 4
Grapadorascant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones antes de asignar horarios. Deja al menos 3 días para comprobar disponibilidades, confirmar participantes y recoger preferencias dietéticas.
Asigna franjas con margen entre audiciones. Si cada prueba dura 15 minutos, añade 5 minutos para cambios, dudas y entrada del siguiente participante.
Envía las indicaciones y un recordatorio por separado. El recordatorio debe salir entre 24 y 48 horas antes e incluir hora, sala, textos que deben preparar y datos de contacto.
Prepara la documentación en papel el día anterior: lista de participantes, escenas, formularios de evaluación y acreditaciones. Lleva varias copias extra de cada documento para cubrir errores o cambios de última hora.
Comprueba el equipo antes de abrir la sala. Prueba cámara, micrófono, portátil, tarjetas de memoria, cables, regletas y luces; además, deja bebidas frías y coloca mesas, sillas y señalización antes de recibir al primer participante.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un día de casting?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar la sala, fijar la fecha e invitar al jurado. Abre las inscripciones con tiempo suficiente para cerrar horarios al menos 3 días antes del casting.
¿Cuánto debe durar una franja de audición?: Calcula entre 20 y 30 minutos por participante si la prueba incluye presentación, escena y valoración. Reserva 5 minutos adicionales entre franjas para evitar que los retrasos se acumulen.
¿Qué hay que enviar a los participantes antes del casting?: Envía la hora asignada, la dirección, las indicaciones de llegada, los textos o escenas y un contacto para dudas. Manda un recordatorio entre 24 y 48 horas antes y pide que avisen cuanto antes si no pueden asistir.
¿Qué se prepara el día anterior a un casting?: Deja impresos los textos, la lista de participantes y los formularios de evaluación, y prepara las acreditaciones. Comprueba también los archivos y el equipo de grabación, y termina el montaje de la sala con varias horas de margen.

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