Organiser une journée de casting sans perdre de temps
Une journée de casting se joue surtout dans la préparation des créneaux, des documents et de l’accueil. Commencez par réserver la salle et fixer la date, puis construisez le planning avant d’ouvrir les inscriptions. Chaque participant doit recevoir un horaire confirmé, les indications d’accès et un rappel. Le jour J, prévoyez une circulation simple entre accueil, attente, audition, vestiaire et espace technique, avec les fichiers d’évaluation prêts pour le jury.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu de casting
- 2
Fixer la date de casting
2 personnes
- 3
Établir le planning des auditions
2 personnes
- 4
Inviter les membres du jury
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Vérifier la disponibilité
2 personnes
- 9
Confirmer les participants
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Répartir les créneaux d’audition
2 personnes
- 12
Envoyer les indications d'accès
- 13
Envoyer un rappel
- 14
Imprimer les textes et les scènes
2 personnes
- 15
Imprimer la liste des participants
- 16
Imprimer les formulaires d’évaluation
- 17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Recharger les appareils
2 personnes
- 20
Préparer les fichiers et les formulaires
2 personnes
- 21
Vérifier le site et la salle
2 personnes
- 22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 23
Nettoyer la salle
3 personnes
- 24
Installer les tables
3 personnes
- 25
Installer les chaises
3 personnes
- 26
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
- 27
Aménager l’espace d’attente
2 personnes
- 28
Monter le kit d'audition
3 personnes
- 29
Tester la caméra et le son
2 personnes
- 30
Régler l’éclairage
2 personnes
- 31
Installer le point café et thé
2 personnes
Événement
- 32
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
- 33
Accueillir les participants
2 personnes
- 34
Enregistrer la présence
2 personnes
- 35
Distribuer les badges nominatifs
- 36
Accompagner les participants vers la salle d’attente
2 personnes
- 37
Appeler les auditions
- 38
Encadrer les auditions
2 personnes
- 39
Filmer les auditions
2 personnes
- 40
Distribuer les formulaires d'évaluation
- 41
Récupérer les formulaires d’évaluation
- 42
Servir le café et le thé
2 personnes
- 43
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 45
Maintenir la salle d'attente en ordre
- 46
Stocker les fichiers en toute sécurité
- 47
Enregistrer les derniers participants au départ
Suivi
- 48
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 49
Sauvegarder les enregistrements en sécurité
2 personnes
- 50
Faire la vaisselle
2 personnes
- 51
Rassembler les déchets
2 personnes
- 52
Nettoyer la salle
3 personnes
- 53
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 54
Emballer le matériel
2 personnes
- 55
Rassembler les objets trouvés
- 56
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 57
Remercier les participants
- 58
Traiter les résultats de sélection
3 personnes
- 59
Archiver les enregistrements
2 personnes
- 60
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 45
- Chaises pliantesqté 10
- Portant à vêtementsqté 2
- Cintresqté 30
- Miroirqté 2
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 40
- Verresqté 50
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Plateaux de serviceqté 6
Équipement
- Caméraqté 2
- Trépieds pour caméraqté 2
- Ordinateur portableqté 2
- Cartes mémoireqté 6
- Disque dur externeqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Haut-parleurqté 2
- Microphoneqté 2
- Pieds de microqté 2
Éclairage
- Lampes LEDqté 4
- Pieds d’éclairageqté 4
- Diffuseurs de lumièreqté 2
Décoration
- Badges nominatifsqté 60
- Porte-badgesqté 60
- Panneaux de directionqté 12
- Panneau d’annonce
- Nappesqté 8
Bureau
- Presse-papiersqté 15
- Stylos à billeqté 40
- Marqueursqté 12
- Blocs-notesqté 20
- Papier d’impressionqté 500
- Ruban adhésifqté 4
- Ciseauxqté 4
- Agrafeusesqté 2
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez d’abord la date, la salle et les disponibilités du jury, puis prévoyez 10 à 15 minutes entre deux auditions pour absorber les retards et les changements de matériel.
- Fermez les inscriptions au moins 5 à 7 jours avant le casting. Utilisez ce délai pour vérifier les disponibilités, répartir les créneaux et confirmer chaque participant individuellement.
- Envoyez les indications d’accès et un rappel 24 à 48 heures avant la journée. Mentionnez l’heure d’arrivée, le point d’accueil, les textes à préparer et la personne à contacter en cas de retard.
- Préparez les textes, les scènes, la liste des participants et les formulaires d’évaluation en version imprimée et numérique. Rechargez les appareils et prévoyez une copie sur un disque dur externe avant l’ouverture.
- Installez la salle au moins 2 heures avant le premier passage : tables et chaises, badges, portants, miroir, éclairage, caméra, microphones et câbles doivent être testés avant l’arrivée du jury.
Questions fréquentes
- Combien de temps prévoir par audition ?
- Prévoyez généralement 15 à 20 minutes par candidat, puis 10 à 15 minutes de battement pour les retards ou les changements. Pour 20 candidats, cela représente environ 8 à 10 heures avec une vraie pause.
- Quand ouvrir les inscriptions pour une journée de casting ?
- Ouvrez le formulaire 2 à 4 semaines avant la date prévue. Fermez-le 5 à 7 jours avant afin de traiter les inscriptions, vérifier les disponibilités et envoyer les créneaux définitifs.
- Quand envoyer le rappel aux participants ?
- Envoyez un premier rappel 48 heures avant, puis un message le matin même si les horaires ou l’accès sont difficiles. Indiquez à nouveau l’heure d’arrivée et demandez aux candidats d’arriver 10 à 15 minutes en avance.
- Que faut-il préparer la veille d’un casting ?
- La veille, imprimez les listes et formulaires, préparez les badges, vérifiez les fichiers, rechargez la caméra et l’ordinateur, puis contrôlez les rallonges et multiprises. Gardez une copie de secours des documents sur un disque dur externe.
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