Cómo organizar un desfile del Día del Rey

Un desfile del Día del Rey necesita más coordinación que una celebración fija en un solo lugar. Empieza por definir la ruta, el horario y los puntos de inicio y final, y después confirma permisos, avisos y responsables. La seguridad, la comunicación entre grupos y un plan para la lluvia deben estar resueltos antes de invitar a los participantes. Este plan te ayuda a avanzar en el orden correcto y a no dejar la compra, las acreditaciones o las señales de ruta para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la ruta y el horario
2 personas
2
Confirmar permisos y notificaciones
3
Fijar el lugar de inicio y de fin
2 personas
4
Invitar a los participantes
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Cerrar la lista de participantes
2 personas
8
Crear ruta para participantes
9
Distribuir el mapa de la ruta
10
Informar a los vecinos
2 personas
11
Asignar a los reguladores de tráfico
2 personas
12
Distribuir a los acompañantes del desfile
2 personas
13
Confirmar los grupos de música
14
Registrar contactos de primeros auxilios
15
Comprobar el pronóstico del tiempo
16
Compartir el plan para mal tiempo
2 personas
17
Hacer la compra
3 personas
18
Recoger los materiales
3 personas
19
Comprobar los materiales
2 personas
20
Imprimir la información de los participantes
21
Preparar acreditaciones
2 personas
22
Preparar señales de ruta
2 personas
23
Clasificar la decoración
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Montar mesas
4 personas
26
Montar las carpas
4 personas
27
Colocar las sillas
3 personas
28
Colgar la decoración
4 personas
29
Delimitar la salida
3 personas
30
Colocar señales de ruta
4 personas
31
Colocar conos de tráfico
4 personas
32
Probar el equipo de sonido
2 personas
33
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
34
Montar el punto de entrega
3 personas
35
Preparar aperitivos
4 personas
36
Preparar café y té
2 personas

Evento

37
Recepción de participantes
4 personas
38
Repartir acreditaciones
2 personas
39
Informar a los controladores de tráfico
2 personas
40
Comprobar la formación del desfile
3 personas
41
Coordinar la apertura del desfile
2 personas
42
Acompañar el desfile
8 personas
43
Regular el tráfico en los cruces
6 personas
44
Atender a las personas que se quedan atrás
2 personas
45
Tomar fotos y vídeos
2 personas
46
Recibir a los participantes
3 personas
47
Servir las bebidas
4 personas
48
Servir aperitivos
4 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Vigilar los carteles de ruta
2 personas
53
Coordinar el programa musical
2 personas
54
Prestar primeros auxilios
2 personas
55
Anunciar la última ronda
56
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

57
Retirar la decoración
4 personas
58
Recoger mesas y sillas
4 personas
59
Desmontar las carpas
4 personas
60
Retirar los carteles de ruta
4 personas
61
Recoger conos y vallas de tráfico
4 personas
62
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
63
Limpiar el lugar
5 personas
64
Retirar los residuos por separado
3 personas
65
Guardar el material en seco
3 personas
66
Devolver el material prestado
2 personas
67
Guardar las compras sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas altascant. 4
Mantelescant. 8

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Megáfonoscant. 3
Walkie-talkiescant. 10
Baterías externascant. 6
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tazas de cafécant. 60
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 2

Decoración

Banderas de Países Bajoscant. 20
Banderas naranjascant. 30
Guirnaldas naranjascant. 20
Cintas naranjascant. 100
Globoscant. 150
Bomba de globoscant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Seguridad vial

Conos de tráficocant. 30
Vallas de control de multitudescant. 12
Chalecos reflectantescant. 20
Señales de rutacant. 16
Carteles direccionalescant. 12
Bases para cartelescant. 20
Cinta de balizamientocant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 6
Linternascant. 6
Capas para la lluviacant. 30

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Guantes de limpieza reutilizablescant. 10

Logística

Carros de transportecant. 3
Cajas de almacenajecant. 12
Portapapelescant. 10
Portanombrescant. 100
Marcadorescant. 12
Cinta americanacant. 8
Bridascant. 200
Tijerascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta y el horario antes de abrir las inscripciones. Deja definidos el inicio, el final, los cruces y el tiempo de paso para que los participantes reciban una información única.
Confirma permisos, notificaciones y comunicación con los vecinos con varias semanas de margen. Asigna también a los reguladores de tráfico y comparte sus contactos con los acompañantes del desfile.
Cierra la lista de participantes al menos una semana antes. En ese momento recoge las preferencias dietéticas, prepara las acreditaciones y crea el mapa definitivo de la ruta.
Prepara la comunicación operativa el día anterior: mapa, teléfonos de primeros auxilios, walkie-talkies, megáfonos y baterías externas. Comprueba que cada grupo sepa quién decide si hay un problema durante el recorrido.
No esperes al mismo día para revisar los materiales y enfriar las bebidas. Clasifica la decoración, coloca las señales de ruta y monta las mesas antes de que llegue el primer grupo; deja listo también el plan para mal tiempo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un desfile del Día del Rey?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la ruta, tramitar permisos y avisar a los vecinos. Reserva la última semana para cerrar participantes, imprimir información y comprobar materiales.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de participantes?: Ciérrala aproximadamente 7 días antes del desfile. Así puedes confirmar grupos, recoger preferencias dietéticas, preparar acreditaciones y calcular comida, bebidas y vajilla.
¿Qué hay que preparar para la seguridad del desfile?: Asigna reguladores de tráfico y acompañantes antes de publicar la ruta, y prepara una lista de contactos de primeros auxilios. Lleva al menos un medio de comunicación por equipo, como walkie-talkies o megáfonos, y comparte el plan antes del inicio.
¿Qué hacer si llueve durante el desfile del Día del Rey?: Define el plan alternativo como mínimo 48 horas antes, después de revisar el pronóstico. Comunica con claridad si se modifica la ruta, se retrasa el inicio o se traslada la parte de comida y recepción a un espacio cubierto.

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