Zo organiseer je een Koningsdagoptocht

Begin met de route, het tijdschema en de start- en eindlocatie. Regel daarna de vergunning of meldingen en stem de verkeersmaatregelen af voordat je deelnemers uitnodigt. Werk met een vaste deelnemerslijst, duidelijke routekaarten en aparte verantwoordelijken voor begeleiding, muziek en EHBO. In de laatste week controleer je materialen, weersverwachting en communicatie. Op de dag zelf draait alles om een korte briefing, goed bereikbare contactpersonen en een opstelling die snel kan worden afgebroken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en tijdschema vastleggen
2 personen
2
Vergunning en meldingen bevestigen
3
Start- en eindlocatie vastleggen
2 personen
4
Deelnemers uitnodigen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemerslijst afronden
2 personen
8
Routekaart voor deelnemers maken
9
Routekaart verspreiden
10
Omwonenden informeren
2 personen
11
Verkeersregelaars indelen
2 personen
12
Optochtbegeleiders indelen
2 personen
13
Muziekgroepen bevestigen
14
EHBO-contacten vastleggen
15
Weersverwachting controleren
16
Slechtweersplan delen
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Materialen ophalen
3 personen
19
Materialen controleren
2 personen
20
Deelnemersinformatie printen
21
Naambadges voorbereiden
2 personen
22
Routeborden voorbereiden
2 personen
23
Versiering sorteren
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Tafels opstellen
4 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Stoelen plaatsen
3 personen
28
Versiering ophangen
4 personen
29
Startvak afzetten
3 personen
30
Routeborden plaatsen
4 personen
31
Verkeerskegels plaatsen
4 personen
32
Geluidsapparatuur testen
2 personen
33
EHBO-materiaal klaarleggen
2 personen
34
Uitgiftepunt inrichten
3 personen
35
Hapjes voorbereiden
4 personen
36
Koffie en thee zetten
2 personen

Event

37
Deelnemers ontvangen
4 personen
38
Naambadges uitdelen
2 personen
39
Verkeersregelaars briefen
2 personen
40
Optochtopstelling controleren
3 personen
41
Opening van de optocht verzorgen
2 personen
42
Optocht begeleiden
8 personen
43
Verkeer bij kruisingen regelen
6 personen
44
Achterblijvers begeleiden
2 personen
45
Foto’s en video’s maken
2 personen
46
Deelnemers binnenhalen
3 personen
47
Dranken serveren
4 personen
48
Hapjes serveren
4 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Afvalbakken legen
2 personen
52
Routeborden bewaken
2 personen
53
Muziekprogramma begeleiden
2 personen
54
Eerste hulp verlenen
2 personen
55
Laatste ronde aankondigen
56
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen

Nazorg

57
Versiering verwijderen
4 personen
58
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Routeborden verwijderen
4 personen
61
Verkeerskegels en hekken ophalen
4 personen
62
Servies en materialen afwassen
3 personen
63
Locatie schoonmaken
5 personen
64
Afval gescheiden afvoeren
3 personen
65
Materialen droog opbergen
3 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Megafoonsaantal 3
Portofoonsaantal 10
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Nederlandse vlaggenaantal 20
Oranje vlaggenaantal 30
Oranje slingersaantal 20
Oranje lintenaantal 100
Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Verkeersveiligheid

Verkeerskegelsaantal 30
Dranghekkenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 20
Routebordenaantal 16
Pijlbordenaantal 12
Bordvoetenaantal 20
Afzetlintaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Zaklampenaantal 6
Regencapesaantal 30

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakhandschoenenaantal 10

Logistiek

Transportkarrenaantal 3
Opbergboxenaantal 12
Klembordenaantal 10
Naambadgehoudersaantal 100
Markeringsstiftenaantal 12
Ducttapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Scharenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route, starttijd, eindtijd en verzamelmoment uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Zo houd je tijd over voor vergunningen, omwonenden en het indelen van verkeersregelaars.
Maak de deelnemerslijst 7 dagen vooraf definitief en noteer dieetwensen meteen. Print de deelnemersinformatie en routekaart uiterlijk de dag ervoor; digitale informatie wordt onderweg niet door iedereen bekeken.
Geef verkeersregelaars, optochtbegeleiders, muziekgroepen en EHBO-contacten elk een eigen taak en telefoonnummer. Plan minstens 30 minuten voor de start een briefing met portofoons of megafoons.
Controleer 1 dag vooraf alle materialen: routeborden, vlaggen, versiering, speakers, microfoons, verlengkabels en powerbanks. Test draagbare speakers en draadloze microfoons niet pas wanneer de optocht al begint.
Deel het slechtweersplan uiterlijk 24 uur vooraf en controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafels, koelboxen en thermoskannen klaar bij de eindlocatie, zodat de afsluiting niet van één buitenscenario afhangt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een Koningsdagoptocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken de route, locaties en tijd vast; regel daarna vergunningen, meldingen en verkeersbegeleiding.
Heb je een vergunning nodig voor een Koningsdagoptocht?: Dat hangt af van de route, groepsgrootte en verkeershinder. Neem uiterlijk 8 weken vooraf contact op met de gemeente en bevestig uiterlijk 4 weken voor de optocht welke vergunning of melding nodig is.
Wanneer nodig je deelnemers uit voor een Koningsdagoptocht?: Nodig deelnemers ongeveer 6 weken vooraf uit en sluit de aanmelding 7 dagen voor de optocht. Gebruik de laatste week om de routekaart, deelnemersinformatie en indeling definitief te maken.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een Koningsdagoptocht?: Maak uiterlijk 24 uur vooraf een besluitmoment en deel het slechtweersplan met alle deelnemers en begeleiders. Controleer de verwachting opnieuw op de ochtend zelf en bepaal dan of je inkort, verplaatst of afgelast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.