Cómo organizar un desfile de Sinterklaas sin perder el control

Organizar un desfile de Sinterklaas empieza mucho antes de que aparezca el primer Piete. Primero se fijan la fecha y la ruta, después se tramitan los permisos y se coordina el recorrido con tráfico y emergencias. Mientras avanzan las reservas, hay que formar el equipo de voluntariado, cerrar el entretenimiento y confirmar a Sinterklaas y los Pieten. En la última semana, el trabajo consiste sobre todo en comprobar equipos, preparar acreditaciones, imprimir mapas y dejar claras las responsabilidades.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y ruta
2 personas
2
Presentar el permiso y la notificación
3
Confirmar el lugar de la procesión
4
Hacer reservas de material
5
Desarrollar el plan de seguridad
2 personas
6
Desarrollar el plan de tráfico con ruta
2 personas
7
Coordinar la ruta con los servicios de emergencia
2 personas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Abrir inscripciones de voluntarios
10
Asignar coordinadores del desfile
2 personas
11
Cerrar música y entretenimiento
12
Confirmar a Sinterklaas y a los Pieten
13
Pedir el catering
14
Gestionar inscripciones
2 personas
15
Recoger preferencias dietéticas
16
Crear el horario de voluntarios
2 personas
17
Comprobar el material de primeros auxilios
18
Distribuir el plan de comunicación
19
Imprimir el mapa de ruta
20
Clasificar las pulseras y las acreditaciones
2 personas
21
Comprobar la decoración
2 personas
22
Probar el equipo de sonido
2 personas
23
Comprobar el plan de iluminación
24
Comprobar el pronóstico del tiempo
25
Imprimir la lista final de participantes
26
Hacer la compra
3 personas
27
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
28
Preparar la ropa de los personajes
2 personas
29
Preparar el catering
4 personas
30
Confirmar voluntarios

Evento

31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Recibir materiales
4 personas
33
Inspeccionar el recinto
2 personas
34
Colocar mesas y sillas
4 personas
35
Montar las carpas
6 personas
36
Colocar vallas a lo largo de la ruta
6 personas
37
Colocar señales de tráfico
3 personas
38
Colgar la decoración
4 personas
39
Montar la zona del escenario
3 personas
40
Montar el equipo de sonido
3 personas
41
Conectar la iluminación
2 personas
42
Montar el buffet de catering
4 personas
43
Preparar café y té
2 personas
44
Enfriar las bebidas
2 personas
45
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
46
Montar el mostrador de información
2 personas
47
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
48
Instruir a los voluntarios
2 personas
49
Recibir a los participantes del desfile
4 personas
50
Disfrazar a los Pieten
3 personas
51
Recibir a Sinterklaas
2 personas
52
Guiar al público al área de salida
6 personas
53
Acompañar la entrada
10 personas
54
Proporcionar música durante la entrada
2 personas
55
Guiar al público por la ruta
8 personas
56
Acompañar el programa de Sinterklaas
4 personas
57
Coordinar el momento de fotos y encuentro
4 personas
58
Servir aperitivos
4 personas
59
Servir las bebidas
3 personas
60
Rellenar las bebidas
2 personas
61
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
62
Acompañar a los niños durante las actividades
6 personas
63
Coordinar el programa de la noche
3 personas
64
Reponer el catering
3 personas
65
Comprobar los baños
2 personas
66
Guiar al público de forma segura hacia la salida
6 personas

Seguimiento

67
Apagar el equipo de sonido
2 personas
68
Retirar la decoración
4 personas
69
Desmontar el mobiliario
5 personas
70
Recoger vallas de control
6 personas
71
Retirar señales de tráfico
3 personas
72
Guardar los alimentos refrigerados
2 personas
73
Lavar la vajilla
3 personas
74
Recoger la basura
4 personas
75
Limpiar el recinto
5 personas
76
Contar y comprobar los materiales
2 personas
77
Devolver el material prestado
2 personas
78
Guardar el stock restante
2 personas
79
Limpiar a fondo el recinto
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas de buffetcant. 4
Mesas de vestuariocant. 2
Percheroscant. 3
Postes separadorescant. 20
Vallas de control de multitudescant. 60

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Lámparas con bateríacant. 8
Walkie-talkiescant. 12
Portátilescant. 2
Impresora

Decoración

Banderas de Sinterklaascant. 20
Globos de Pietencant. 100
Arcos de globoscant. 3
Guirnaldascant. 15
Cintas rojas y blancascant. 10
Cartel de bienvenidacant. 2
Flechas de rutacant. 30
Tiras adhesivascant. 4
Bridascant. 200
Rollos de cuerdacant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 8
Señales de tráficocant. 12
Conos de tráficocant. 30
Cinta de balizamientocant. 6
Mantas de emergenciacant. 10
Calientamanoscant. 30

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Platos de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bolsas para cubitos de hielocant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuencos de serviciocant. 12
Recipientes con tapacant. 12
Pinzas de cocinacant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cubos de limpiezacant. 4
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Focos LEDcant. 6

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la fecha y la ruta, y presenta el permiso y la notificación cuanto antes. La ruta debe quedar coordinada con los servicios de emergencia antes de anunciarla públicamente.
Prepara un plan de seguridad y otro de tráfico con puntos concretos de control. Coloca vallas y postes separadores donde se estreche el recorrido, y asigna coordinadores con chalecos reflectantes.
No dejes para el final la organización de voluntarios. Abre las inscripciones con tiempo, asigna coordinadores y prepara un horario que indique quién cubre cada tramo y durante cuánto tiempo.
Prueba el sonido antes del desfile, no el mismo día. Comprueba los micrófonos inalámbricos, los altavoces, la mesa de mezclas, los cables y las regletas; lleva walkie-talkies para los coordinadores.
Haz una revisión final del tiempo, la iluminación, los primeros auxilios y la información impresa. Clasifica las pulseras y acreditaciones, imprime el mapa de ruta y la lista definitiva de participantes como máximo el día anterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un desfile de Sinterklaas?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Así queda margen para tramitar permisos, coordinar la ruta, reservar material, contratar el entretenimiento y organizar a los voluntarios.
¿Qué hay que incluir en el plan de seguridad del desfile?: Incluye la ruta, los puntos de control, las salidas, los responsables, la comunicación con emergencias y la ubicación de los botiquines. Revisa el plan al menos 7 días antes y explícalo a los coordinadores.
¿Cuándo se confirma a Sinterklaas y a los Pieten?: Confírmalos como mínimo 6 semanas antes del desfile. Deja por escrito los horarios de llegada, vestuario, recorrido, pausas y persona de contacto para evitar cambios de última hora.
¿Cuándo hay que imprimir el mapa y la lista de participantes?: Imprime ambos documentos el día anterior, después de cerrar las inscripciones. Guarda una copia para cada coordinador y otra junto al material de recepción y comunicación.

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