Sinterklaumsumzug organisieren: So gehst du vor

Bei einem Sinterklaumsumzug entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Ablauf. Lege zuerst Datum, Route und Zielort fest, bevor du Genehmigungen, Verkehrsführung und Sicherheitsmaßnahmen einreichst. Danach folgen Helfer, Begleitung, Musik, Begegnungen und Verpflegung. In den letzten Tagen prüfst du Technik, Beleuchtung, Wetter, Erste-Hilfe-Material und die Teilnehmerunterlagen – besonders diese Punkte werden häufig zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Genehmigung und Meldung einreichen
3
Ort des Einzugs bestätigen
4
Materialreservierungen erstellen
5
Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
6
Verkehrsplan mit Route ausarbeiten
2 Personen
7
Route mit den Rettungskräften abstimmen
2 Personen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen für Freiwillige öffnen
10
Paradebegleiter festlegen
2 Personen
11
Musik und Unterhaltung festlegen
12
Sinterklaas und Pietebegegnungen bestätigen
13
Catering bestellen
14
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
17
Erste-Hilfe-Material prüfen
18
Kommunikationsplan verteilen
19
Routenkarte drucken
20
Armbänder und Badges sortieren
2 Personen
21
Dekoration überprüfen
2 Personen
22
Tonanlage testen
2 Personen
23
Beleuchtungsplan prüfen
24
Wettervorhersage prüfen
25
Letzte Teilnehmerliste ausdrucken
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
28
Kostüme für die Figuren bereitlegen
2 Personen
29
Catering vorbereiten
4 Personen
30
Freiwillige bestätigen

Event

31
Location öffnen
2 Personen
32
Materialien erhalten
4 Personen
33
Gelände inspizieren
2 Personen
34
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
35
Partyzelte aufbauen
6 Personen
36
Absperrgitter entlang der Strecke aufstellen
6 Personen
37
Verkehrsschilder aufstellen
3 Personen
38
Dekoration aufhängen
4 Personen
39
Bühnenbereich einrichten
3 Personen
40
Tonanlage aufbauen
3 Personen
41
Beleuchtung anschließen
2 Personen
42
Cateringbuffet einrichten
4 Personen
43
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
44
Getränke kalt stellen
2 Personen
45
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
46
Informationsstand einrichten
2 Personen
47
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
48
Freiwillige einweisen
2 Personen
49
Umzugsteilnehmer empfangen
4 Personen
50
Pieten verkleiden
3 Personen
51
Sinterklaas empfangen
2 Personen
52
Publikum zum Startbereich begleiten
6 Personen
53
Umzug begleiten
10 Personen
54
Musik beim Einzug bereitstellen
2 Personen
55
Publikum entlang der Route begleiten
8 Personen
56
Sinterklaas-Programm begleiten
4 Personen
57
Foto- und Begegnungsmoment begleiten
4 Personen
58
Snacks servieren
4 Personen
59
Getränke servieren
3 Personen
60
Getränke nachfüllen
2 Personen
61
Mülleimer leeren
2 Personen
62
Kinder bei Aktivitäten betreuen
6 Personen
63
Abendprogramm betreuen
3 Personen
64
Catering auffüllen
3 Personen
65
Toiletten kontrollieren
2 Personen
66
Publikum sicher zum Ausgang begleiten
6 Personen

Nachbereitung

67
Tonanlage ausschalten
2 Personen
68
Dekoration entfernen
4 Personen
69
Möbel abbauen
5 Personen
70
Absperrgitter sammeln
6 Personen
71
Verkehrsschilder entfernen
3 Personen
72
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
73
Geschirr abwaschen
3 Personen
74
Abfall sammeln
4 Personen
75
Gelände reinigen
5 Personen
76
Materialien zählen und prüfen
2 Personen
77
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
78
Restbestand einlagern
2 Personen
79
Ort gründlich reinigen
3 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 80
BuffetischeAnz. 4
UmkleidetischeAnz. 2
KleiderständerAnz. 3
AbsperrpfostenAnz. 20
AbsperrgitterAnz. 60

Ausstattung

Mobiles Soundsystem
FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 4
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Akku-LampenAnz. 8
FunkgeräteAnz. 12
LaptopsAnz. 2
Drucker

Dekoration

Sinterklaas-FlaggenAnz. 20
Pieten-BallonsAnz. 100
BallonbögenAnz. 3
GirlandenAnz. 15
Rot-weiße BänderAnz. 10
WillkommensschildAnz. 2
WegweiserAnz. 30
KlebestreifenAnz. 4
KabelbinderAnz. 200
SeilrollenAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 8
VerkehrsschilderAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 30
AbsperrbandAnz. 6
NotfalldeckenAnz. 10
HandwärmerAnz. 30

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServiertellerAnz. 12
ServierlöffelAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
EiswürfelbeutelAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
Behälter mit DeckelnAnz. 12
KüchenzangenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 3
WischsetsAnz. 3
PutzeimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
LED-FlutlichterAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Datum, Route und Zielort und reiche Genehmigung sowie Meldung frühzeitig ein. Stimme die Strecke außerdem mit Rettungskräften ab, bevor Einladungen verschickt werden.
Plane die Verkehrs- und Sicherheitsführung nicht nur auf dem Papier. Lege Absperrungen, Sicherheitswesten, Funkgeräte und Erste-Hilfe-Material an den vorgesehenen Punkten bereit und bestimme verantwortliche Helfer.
Öffne die Anmeldung für Freiwillige rechtzeitig und erstelle daraus einen Einsatzplan. Erfasse auch Ernährungswünsche und drucke die letzte Teilnehmerliste spätestens am Veranstaltungstag aus.
Teste das mobile Soundsystem, Funkmikrofone, Lautsprecher und Mischpult vor dem Umzug gemeinsam. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Akku-Lampen und die Verständlichkeit an allen wichtigen Stationen.
Kontrolliere am Vortag Wettervorhersage, Beleuchtung, Dekoration und Wegweiser. Sortiere Armbänder und Badges, stelle Routenpläne bereit und kläre, wer Änderungen am Veranstaltungstag kommuniziert.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Sinterklaumsumzug anmelden?: Reiche Genehmigung und Meldung ein, sobald Datum und Route feststehen. Plane dafür mehrere Wochen Vorlauf ein, damit Verkehrsführung, Rettungskräfte und mögliche Auflagen noch abgestimmt werden können.
Was muss bei der Route eines Sinterklaumsumzugs beachtet werden?: Die Route braucht einen klaren Start, ein festgelegtes Ziel und sichere Stellen für Absperrungen sowie Begegnungen. Stimme sie vor der Veröffentlichung mit Verkehrsverantwortlichen und Rettungskräften ab und drucke die Routenkarte spätestens am Vortag.
Wie viele Helfer braucht ein Sinterklaumsumzug?: Die Zahl hängt von Streckenlänge, Teilnehmerzahl und Zahl der Kreuzungen ab. Plane für jeden wichtigen Streckenpunkt mindestens eine eingewiesene Person ein und teile die Helfer spätestens 7 Tage vorher in einen festen Einsatzplan ein.
Was sollte man am Tag vor dem Sinterklaumsumzug prüfen?: Prüfe Wetter, Tonanlage, Beleuchtung, Erste-Hilfe-Koffer, Absperrmaterial und Dekoration. Lege außerdem Badges, Armbänder, Funkgeräte und die letzte Teilnehmerliste gesammelt bereit, damit die Ausgabe am Veranstaltungstag nicht verzögert wird.

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