Zo organiseer je een Sinterklaasintocht
Begin met de datum, intochtlocatie en route; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Regel daarna de vergunning of melding en stem het verkeers- en veiligheidsplan af met gemeente en hulpdiensten. Leg vervolgens Sinterklaas, Pieten, optochtbegeleiders, muziek, materialen en catering vast. In de laatste weken draait het om vrijwilligers, communicatie en testen: controleer geluid, verlichting, routeafzetting, EHBO en de weersverwachting voordat de deelnemers komen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en route vastleggen
2 personen
- 2
Vergunning en melding indienen
- 3
Intochtlocatie bevestigen
- 4
Reserveringen voor materialen maken
- 5
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
- 6
Verkeersplan met route uitwerken
2 personen
- 7
Route met hulpdiensten afstemmen
2 personen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Aanmeldingen voor vrijwilligers openen
- 10
Optochtbegeleiders vastleggen
2 personen
- 11
Muziek en entertainment vastleggen
- 12
Sinterklaas en Pieten bevestigen
- 13
Catering bestellen
- 14
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 15
Dieetwensen verzamelen
- 16
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
- 17
EHBO-materiaal controleren
- 18
Communicatieplan verspreiden
- 19
Routekaart afdrukken
- 20
Polsbandjes en badges sorteren
2 personen
- 21
Versiering controleren
2 personen
- 22
Geluidsapparatuur testen
2 personen
- 23
Verlichtingsplan controleren
- 24
Weersverwachting controleren
- 25
Laatste deelnemerslijst afdrukken
- 26
Boodschappen doen
3 personen
- 27
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
- 28
Kleding voor personages klaarleggen
2 personen
- 29
Catering voorbereiden
4 personen
- 30
Vrijwilligers bevestigen
Event
- 31
Locatie openen
2 personen
- 32
Materialen ontvangen
4 personen
- 33
Terrein inspecteren
2 personen
- 34
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 35
Partytenten opbouwen
6 personen
- 36
Dranghekken langs route plaatsen
6 personen
- 37
Verkeersborden plaatsen
3 personen
- 38
Versiering ophangen
4 personen
- 39
Podiumzone inrichten
3 personen
- 40
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
- 41
Verlichting aansluiten
2 personen
- 42
Cateringbuffet inrichten
4 personen
- 43
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 44
Dranken koud zetten
2 personen
- 45
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
- 46
Informatiebalie inrichten
2 personen
- 47
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 48
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 49
Optochtdeelnemers ontvangen
4 personen
- 50
Pieten verkleden
3 personen
- 51
Sinterklaas ontvangen
2 personen
- 52
Publiek naar startgebied begeleiden
6 personen
- 53
Intocht begeleiden
10 personen
- 54
Muziek tijdens intocht verzorgen
2 personen
- 55
Publiek bij route begeleiden
8 personen
- 56
Sinterklaasprogramma begeleiden
4 personen
- 57
Foto- en ontmoetingsmoment begeleiden
4 personen
- 58
Hapjes serveren
4 personen
- 59
Dranken serveren
3 personen
- 60
Dranken bijvullen
2 personen
- 61
Afvalbakken legen
2 personen
- 62
Kinderen bij activiteiten begeleiden
6 personen
- 63
Avondprogramma begeleiden
3 personen
- 64
Catering aanvullen
3 personen
- 65
Toiletten controleren
2 personen
- 66
Publiek veilig naar uitgang begeleiden
6 personen
Nazorg
- 67
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 68
Versiering verwijderen
4 personen
- 69
Meubilair afbreken
5 personen
- 70
Dranghekken verzamelen
6 personen
- 71
Verkeersborden verwijderen
3 personen
- 72
Voedsel gekoeld opbergen
2 personen
- 73
Servies afwassen
3 personen
- 74
Afval verzamelen
4 personen
- 75
Terrein schoonmaken
5 personen
- 76
Materialen tellen en controleren
2 personen
- 77
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 78
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 79
Locatie definitief schoonmaken
3 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Klapstoelenaantal 80
- Buffettafelsaantal 4
- Kleedkamertafelsaantal 2
- Kapstokkenaantal 3
- Afzetpalenaantal 20
- Dranghekkenaantal 60
Apparatuur
- Mobiele geluidsset
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Luidsprekersaantal 4
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Acculampenaantal 8
- Portofoonsaantal 12
- Laptopsaantal 2
- Printer
Decoratie
- Sinterklaasvlaggenaantal 20
- Pietenballonnenaantal 100
- Ballonnenbogenaantal 3
- Slingersaantal 15
- Rood-witte lintenaantal 10
- Welkomstbordaantal 2
- Routepijlenaantal 30
- Lijmstripsaantal 4
- Tie-wrapsaantal 200
- Touwrollenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 20
- Zaklampenaantal 8
- Verkeersbordenaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 30
- Afzetlintaantal 6
- Nooddekensaantal 10
- Handwarmersaantal 30
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Serveerbordenaantal 12
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- IJsblokzakkenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Serveerkommenaantal 12
- Bakken met dekselsaantal 12
- Keukentangenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilsetsaantal 3
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 20
- Toiletborstelsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- LED-schijnwerpersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg route en intochtlocatie eerst vast en werk daarna het verkeersplan uit. Plan de afstemming met hulpdiensten ruim vóór de intocht, zodat wijzigingen in dranghekken, afzetpalen of routepijlen nog uitvoerbaar zijn.
- Open de vrijwilligersaanmelding vroeg en maak uiterlijk in de laatste week een rooster met optochtbegeleiders, verkeersposten, ontvangst en catering. Geef begeleiders veiligheidshesjes en portofoons en noteer per post een vervanger.
- Test de mobiele geluidsset, draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel en verlengkabels niet pas op de dag zelf. Doe minimaal één volledige geluidstest op de route en controleer tegelijk de stroompunten en stekkerdozen.
- Maak de ontvangstlocatie praktisch in plaats van alleen feestelijk: zet kleedkamertafels, kapstokken, klaptafels en stoelen klaar en richt een afgeschermde plek voor Sinterklaas en Pieten in. Controleer versiering zoals vlaggen, ballonnenbogen en rood-witte linten op bevestiging met tie-wraps, touw of lijmstrips.
- Druk de routekaart en laatste deelnemerslijst uiterlijk de dag ervoor af en sorteer polsbandjes en badges per groep. Controleer op de ochtend zelf de EHBO-koffers, verlichting, afzettingen en weersverwachting; leg een regen- of windscenario klaar voor tenten en techniek.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een Sinterklaasintocht organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, route, locatie en vergunning of melding. Reserveer in dezelfde periode de materialen, geluidsset en belangrijke deelnemers, omdat wijzigingen in de route daarna extra afstemming vragen.
- Wanneer moet je een vergunning voor een Sinterklaasintocht aanvragen?
- Dien de vergunning of melding in zodra datum, route en locatie vaststaan, meestal minimaal 8 tot 12 weken vóór de intocht. Controleer bij de gemeente welke termijn geldt en voeg het veiligheids- en verkeersplan op tijd toe.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een Sinterklaasintocht?
- Tel naast de organisatie minimaal één begeleider per optochtgroep of voertuig en extra mensen voor kruisingen, ontvangst, catering en EHBO. Maak het rooster uiterlijk 1 week vooraf en plan per kritieke post ten minste één vervanger.
- Wanneer controleer je geluid, verlichting en veiligheid?
- Doe de technische test 1 tot 2 dagen vooraf en herhaal op de ochtend zelf een korte controle. Kijk dan ook naar dranghekken, afzetpalen, routepijlen, EHBO-koffers, veiligheidshesjes en de actuele weersverwachting.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!