Cómo organizar un concurso de ciencias paso a paso

Un concurso de ciencias necesita más preparación que una lista de preguntas. Primero define el formato, el número de equipos y la duración; después prepara las rondas, los formularios y la presentación. Las respuestas deben revisarse con sus explicaciones antes de invitar a los participantes. También tendrás que coordinar inscripciones, catering, proyector, sonido, premios y una copia de los archivos sin conexión.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Definir el formato del concurso
2 personas
3
Preparar las rondas del concurso
3 personas
4
Revisar las preguntas del quiz
3 personas
5
Comprobar respuestas y explicaciones
2 personas
6
Preparar preguntas de desempate
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger los equipos y los nombres de los equipos
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Reservar el lugar
12
Reservar proyector y pantalla
13
Calcular las cantidades de catering
2 personas
14
Preparar premios y certificados
2 personas
15
Diseñar los formularios de respuesta
16
Diseñar formularios de puntuación
17
Crear la presentación del quiz
2 personas
18
Probar la presentación técnica
2 personas
19
Actualizar la lista de participantes
20
Confirmar proveedores y recinto
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
2 personas
23
Reunir premios y materiales
2 personas
24
Imprimir formularios y acreditaciones
25
Guardar los archivos del quiz sin conexión

Evento

26
Llenar las neveras portátiles
2 personas
27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Ventilar el espacio
29
Montar mesas
3 personas
30
Colocar las sillas
3 personas
31
Montar la mesa de registro
2 personas
32
Numerar las mesas de los equipos
33
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
34
Conectar el portátil y la presentación
2 personas
35
Probar el micrófono y los altavoces
2 personas
36
Comprobar la iluminación
37
Preparar los formularios de respuesta
38
Preparar las hojas de puntuación
39
Preparar los bolígrafos
40
Preparar café y té
2 personas
41
Poner los aperitivos en bandejas
2 personas
42
Reponer la mesa de recepción
43
Recepción de participantes
3 personas
44
Registrar la asistencia
2 personas
45
Asignar equipos a las mesas
2 personas
46
Dar las normas de la casa y las explicaciones
47
Presentar la primera ronda
48
Recoger los formularios de respuesta
2 personas
49
Servir bebidas del descanso
2 personas
50
Revisar respuestas
3 personas
51
Rellenar las bebidas
52
Presentar la segunda ronda
53
Presentar la tercera ronda
54
Reponer aperitivos
2 personas
55
Calcular la clasificación provisional
2 personas
56
Anunciar la pausa de la noche
57
Presentar la cuarta ronda
58
Presentar la ronda cinco
59
Comentar las respuestas y explicaciones
60
Comprobar la puntuación final
3 personas
61
Anunciar a los ganadores
62
Entregar premios y certificados
2 personas
63
Coordinar la despedida y la salida
2 personas

Seguimiento

64
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
65
Recoger la vajilla
2 personas
66
Desmontar mesas y sillas
3 personas
67
Apagar el equipo
2 personas
68
Empacar el equipo
2 personas
69
Recoger la basura
2 personas
70
Lavar la vajilla
2 personas
71
Limpiar el espacio
3 personas
72
Comprobar los baños
73
Cerrar el recinto
2 personas
74
Devolver el material alquilado
2 personas
75
Recoger las cosas sobrantes
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mesa de registro
Mesa de presentación
Papeleracant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Tazas de cafécant. 70
Bandejascant. 70
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas para servircant. 10
Jarrascant. 6

Equipo

Portátil
Portátil de respaldo
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófono inalámbrico
Altavocescant. 2
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Clic de presentación
Baterías recargablescant. 8
Neveras portátilescant. 3

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Pinzas de servircant. 4
Jarras medidorascant. 2
Acumuladores de fríocant. 12

Decoración

Manteles individualescant. 8
Números de mesacant. 12
Credencialescant. 70
Bolígrafos para chapascant. 10

Iluminación

Lámparas de mesa LEDcant. 6

Limpieza

Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Soportes para bolsas de basuracant. 4

Artículos de papel

Hojas de respuestacant. 300
Hojas de puntuacióncant. 30
Cuadernillos del quizcant. 70
Bolígrafoscant. 100
Portapapelescant. 30
Bloc de notascant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12
Papel de impresión
Cinta adhesivacant. 3
Portapapelescant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formato antes de redactar el quiz: decide cuántas rondas habrá, cuánto durará cada una y cómo se responderá. Así puedes calcular el número de formularios y evitar cambios de última hora.
Revisa cada pregunta con su respuesta y explicación, y prepara varias preguntas de desempate. Un concurso con dos equipos empatados necesita una solución lista antes de empezar la final.
Pide en la inscripción el nombre del equipo, sus integrantes y las preferencias dietéticas. Actualiza la lista de participantes al menos una semana antes para ajustar mesas, acreditaciones y catering.
Prueba la presentación completa con el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los altavoces y el micrófono. Guarda el quiz también sin conexión y lleva un portátil de respaldo para no depender de internet.
Calcula el servicio para toda la duración del concurso: coloca vasos, tazas, platos, cubiertos y jarras antes de abrir el registro. Confirma el recinto y los proveedores unos días antes, y deja preparados premios, certificados y formularios impresos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de ciencias?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el lugar y el equipo técnico al principio; deja la revisión final del quiz, las compras y la impresión para la última semana.
¿Cuántas rondas debe tener un concurso de ciencias?: Para una sesión de 2 a 3 horas, suelen funcionar entre 4 y 6 rondas, con una pausa intermedia. Añade al menos 3 preguntas de desempate y define de antemano cómo se puntúa cada ronda.
¿Qué equipo técnico hace falta para un concurso de ciencias?: Como mínimo, prepara un portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, regletas y alargadores. Comprueba todo 1 o 2 días antes y guarda una copia del quiz sin conexión; si usas preguntas habladas, prueba también micrófono y altavoces.
¿Cuándo se deben imprimir los formularios y certificados?: Imprime los formularios de respuesta, hojas de puntuación y acreditaciones entre 2 y 3 días antes, cuando la lista de participantes ya esté actualizada. Prepara los certificados y premios con los nombres definitivos para evitar correcciones durante el evento.

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