Checklist para la apertura de temporada

Organizar una apertura de temporada requiere coordinar deporte, comida y actividades en el mismo recinto. Empieza por fijar la fecha y reservar los campos; después tramita los permisos, confirma proveedores y abre las inscripciones. Durante las semanas previas tendrás que distribuir el equipo, reclutar voluntarios y cerrar las preferencias dietéticas. El día anterior, revisa el material deportivo, recoge los suministros y comprueba el pronóstico. El plan completo reúne 72 tareas y 61 artículos para que el montaje no dependa de la memoria.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar lugar y campos
Comprobar permisos
Confirmar proveedores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Reclutar voluntarios
2 personas
Registrar actividades deportivas
2 personas
Preparar el programa musical
Recoger preferencias dietéticas
Gestionar inscripciones
2 personas
Hacer la distribución del equipo
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar el pronóstico del tiempo
Pedir la compra
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Preparar la decoración
3 personas
Comprobar el material deportivo
2 personas
Rellenar las neveras
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar la zona de parrilla
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Marcar campos deportivos
3 personas
Preparar los juegos
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los platos del buffet
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar el rincón del café
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar briefing al equipo de bar
3 personas
Dar briefing a los monitores deportivos
4 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Presentar el programa
Coordinar actividades deportivas
6 personas
Llevar los resultados
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Abrir el buffet
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Atender la parrilla
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Entregar los premios deportivos
2 personas
Proporcionar la música
Mantener libre la pista de baile
Comprobar los baños
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recoger objetos perdidos
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

Guardar los alimentos de forma segura
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Desmontar el mobiliario
5 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Recoger el material deportivo
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Limpiar la casa del club
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 120
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Papeleracant. 8

Vajilla

Platos reutilizablescant. 120
Cuencos reutilizablescant. 80
Vasos reutilizablescant. 250
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzascant. 8
Bandejas de aluminiocant. 20
Bandejas para mantener calientecant. 6
Jarras de aguacant. 8
Termoscant. 6

Equipo

Barbacoacant. 2
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cajón de la caja registradora
Máquina de sellado
Megáfono

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 8
Balones de baloncestocant. 6
Voleibolcant. 4
Conoscant. 40
Chalecoscant. 40
Silbatoscant. 6
Cronómetroscant. 4
Marcadorescant. 4
Premioscant. 12

Decoración

Globoscant. 150
Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 12
Cartel de bienvenida
Carteles del programacant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12

Catering

Compras

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Contenedores de basuracant. 6

Otros

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 4
Walkie-talkiescant. 6
Pulserascant. 150
Pegatinas con nombrecant. 150
Rotuladorescant. 12
Tableros con pinzacant. 6

Consejos

Cierra la fecha, el programa y la reserva de los campos antes de enviar invitaciones. Deja al menos 3 semanas para gestionar permisos, proveedores e inscripciones.
No esperes al último día para repartir responsabilidades: imprime el plan de trabajo y asigna voluntarios para el montaje, la barra, el buffet, la parrilla y las actividades deportivas.
Haz el recuento de vajilla según las inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 %. Para una comida con turnos, comprueba especialmente vasos, platos, cubiertos y bandejas reutilizables.
Revisa el material deportivo el día anterior, no justo antes de empezar. Comprueba los balones de fútbol y baloncesto, y prepara cables alargadores y regletas para el equipo de sonido y las máquinas de café.
Planifica el montaje por zonas y empieza entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Coloca primero las carpas, mesas y sillas; después monta la barra, el buffet y la zona de parrilla, y termina rellenando las neveras.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una apertura de temporada?: Empieza al menos 3 semanas antes. Ese margen permite fijar el programa, reservar los campos, comprobar permisos, confirmar proveedores y abrir las inscripciones sin trabajar con datos incompletos.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones?: Ciérralas entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes distribuir el equipo, calcular la vajilla, recoger las preferencias dietéticas y hacer el pedido con cantidades realistas.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar la apertura de temporada?: Reserva entre 2 y 3 horas para el montaje del recinto. Las carpas, mesas y sillas deben quedar colocadas antes de montar la barra, el buffet y la zona de parrilla.
¿Qué se revisa el día anterior a la apertura de temporada?: Comprueba el pronóstico, el material deportivo, los suministros y el estado del recinto. También conviene recoger los materiales, preparar la decoración y dejar listo el plan de trabajo impreso.

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