Cómo organizar un concierto de teatro sin perder el control

Un concierto de teatro combina artistas, música en directo, escena, venta de entradas y atención al público. Empieza cerrando la fecha, el espacio y los contratos; después avanza hacia permisos, programa y venta de entradas. El sonido, la iluminación y los instrumentos deben reservarse con margen, no cuando ya está abierta la taquilla. En la última semana, concentra la información técnica, el catering, los listados y el plan de trabajo en documentos que el equipo pueda consultar rápidamente.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Confirmar los contratos de los artistas
3
Elaborar el programa
2 personas
4
Abrir la venta de entradas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Distribuir material promocional
2 personas
7
Hacer la reserva del equipo de sonido
8
Hacer la reserva del equipo de iluminación
9
Hacer la reserva de instrumentos musicales
10
Comprobar permisos
11
Preparar los documentos del seguro
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Recopilar información de los artistas
15
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
16
Imprimir el plan de trabajo
17
Imprimir la lista de visitantes
18
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
19
Definir la distribución del escenario
2 personas
20
Reunir archivos de música
21
Elaborar la planificación técnica
2 personas
22
Realizar el pedido de catering
23
Comprobar la lista de la compra
2 personas
24
Hacer la compra
2 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
29
Colocar las piezas del escenario
4 personas
30
Colocar las sillas
4 personas
31
Montar mesas
2 personas
32
Montar el equipo de sonido
4 personas
33
Montar el equipo de iluminación
3 personas
34
Preparar los instrumentos
3 personas
35
Conectar los micrófonos
2 personas
36
Probar la técnica
3 personas
37
Programar los modos de iluminación
2 personas
38
Decorar el escenario
3 personas
39
Montar el foyer
3 personas
40
Montar el buffet de catering
3 personas
41
Montar el guardarropa
2 personas
42
Montar el mostrador de registro
2 personas
43
Comprobar los baños
44
Recibir a los artistas
2 personas
45
Montar el catering para los artistas
2 personas
46
Hacer la prueba de sonido
4 personas
47
Abrir las puertas
3 personas
48
Registrar a los visitantes
3 personas
49
Atender el guardarropa
2 personas
50
Repartir folletos del programa
2 personas
51
Servir café y té
2 personas
52
Coordinar la primera parte del concierto
3 personas
53
Servir el buffet del descanso
4 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
56
Servir la comida de los artistas
2 personas
57
Coordinar el programa de la noche
3 personas
58
Servir bebidas y aperitivos
4 personas
59
Gestionar las preguntas del público
60
Coordinar la despedida y los aplausos
2 personas
61
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
62
Cerrar el guardarropa
2 personas
63
Apagar el equipo
2 personas

Seguimiento

64
Empacar instrumentos
3 personas
65
Desmontar el equipo de sonido
4 personas
66
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
67
Desmontar el escenario
4 personas
68
Retirar sillas y mesas
4 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Recoger la basura
3 personas
71
Limpiar el foyer
3 personas
72
Limpiar la sala
3 personas
73
Limpiar los baños
2 personas
74
Vaciar el guardarropa
2 personas
75
Retirar la decoración
2 personas
76
Recoger el material prestado
2 personas
77
Devolver el equipo
2 personas
78
Entregar la ubicación
2 personas
79
Gestionar la liquidación de artistas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 4
Perchascant. 180
Papeleracant. 10

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 120
Cucharillas de cafécant. 120
Platos para postrecant. 180
Tenedores de postrecant. 180
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12

Decoración

Cortinas del escenariocant. 2
Lona de fondo
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Atriles para menúcant. 6
Atriles para programascant. 4
Cartel de bienvenida
Alfombra roja

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Portátilescant. 2
Memorias USBcant. 3
Atriles de músicacant. 8
Soportes para instrumentoscant. 8
Paneles de insonorizacióncant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Focos de teatrocant. 6
Soporte de iluminacióncant. 2
Controlador de luces

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20

Seguridad

Extintorescant. 3
Alfombrillas para cablescant. 12
Postes separadorescant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra contratos y necesidades técnicas antes de abrir la venta de entradas. Pide a cada artista la información de montaje, entradas, micrófonos, instrumentos y archivos de música, y reúne todo en un único documento.
Reserva sonido, iluminación e instrumentos varias semanas antes del concierto. La mesa de mezclas, los altavoces, los subwoofers, los micrófonos inalámbricos y las cajas DI deben encajar con la distribución del escenario.
Define el programa antes de imprimir invitaciones y material promocional. Incluye horarios de llegada, pruebas de sonido, cambios de escena, pausas y duración de cada intervención para evitar retrasos acumulados.
No dejes los permisos y el seguro para los últimos días. Comprueba qué autorizaciones exige el espacio y prepara la documentación del seguro antes de confirmar definitivamente la producción.
Calcula el servicio de público con la lista de visitantes y las preferencias dietéticas ya recogidas. Haz la compra, enfría las bebidas y prepara vasos, copas, tazas y bandejas con tiempo suficiente para que el equipo no abandone sus puestos durante la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de teatro?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar contratos, permisos, venta de entradas, reservas técnicas y catering sin depender de soluciones de última hora.
¿Cuándo debo abrir la venta de entradas?: Ábrela cuando la fecha, el espacio, los contratos principales y el programa básico estén confirmados. Como referencia, suele ser entre 4 y 8 semanas antes, para que las invitaciones y la promoción tengan tiempo de funcionar.
¿Qué información técnica debo pedir a los artistas?: Solicita al menos 3 datos por participante: necesidades de micrófonos o instrumentos, archivos de música y requisitos de montaje. Pídelo antes de elaborar la planificación técnica y fija una fecha límite de 2 semanas antes del concierto.
¿Cuándo se prepara el plan de trabajo del concierto?: Prepara una primera versión aproximadamente 7 días antes y actualízala después de confirmar horarios y necesidades técnicas. Imprime la versión final el día anterior junto con la lista de visitantes y las tarjetas de nombre.

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