Organiser un concert théâtral sans perdre le fil

Un concert théâtral demande de coordonner une représentation musicale, une mise en scène et l’accueil du public. Commencez par verrouiller la date, le lieu et les contrats des artistes, puis construisez le programme avant d’ouvrir la billetterie. Les réservations techniques, les autorisations et les besoins des artistes doivent être traités plusieurs semaines à l’avance. La dernière semaine sert surtout à confirmer les informations, imprimer les documents et régler les détails de scène, de restauration et d’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Confirmer les contrats des artistes
3
Établir le programme
2 personnes
4
Ouvrir la billetterie
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
7
Faire une réservation de matériel sonore
8
Faire la réservation du matériel d'éclairage
9
Réserver des instruments de musique
10
Vérifier les autorisations
11
Préparer les documents d’assurance
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Rassembler les informations sur les artistes
15
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
16
Imprimer le déroulé
17
Imprimer la liste des visiteurs
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Élaborer la configuration de la scène
2 personnes
20
Rassembler les fichiers musicaux
21
Élaborer le planning technique
2 personnes
22
Passer la commande traiteur
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
29
Installer les éléments de scène
4 personnes
30
Installer les chaises
4 personnes
31
Installer les tables
2 personnes
32
Installer le matériel sonore
4 personnes
33
Monter l’éclairage
3 personnes
34
Installer les instruments
3 personnes
35
Brancher les microphones
2 personnes
36
Tester la technique
3 personnes
37
Programmer les réglages d’éclairage
2 personnes
38
Décorer la scène
3 personnes
39
Aménager le foyer
3 personnes
40
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
41
Aménager le vestiaire
2 personnes
42
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
44
Accueillir les artistes
2 personnes
45
Préparer le catering des artistes
2 personnes
46
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
47
Ouvrir les portes
3 personnes
48
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
49
Tenir le vestiaire
2 personnes
50
Distribuer les programmes
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
53
Servir le buffet de pause
4 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
56
Servir le repas des artistes
2 personnes
57
Encadrer le programme du soir
3 personnes
58
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
59
Animer les questions du public
60
Accompagner les adieux et les applaudissements
2 personnes
61
Reconduire les visiteurs
3 personnes
62
Fermer le vestiaire
2 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes

Suivi

64
Emballer les instruments
3 personnes
65
Démonter le matériel audio
4 personnes
66
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
67
Démonter la scène
4 personnes
68
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Nettoyer le foyer
3 personnes
72
Nettoyer la salle
3 personnes
73
Nettoyer les toilettes
2 personnes
74
Vider le vestiaire
2 personnes
75
Retirer la décoration
2 personnes
76
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
77
Retourner le matériel
2 personnes
78
Remettre le lieu en état
2 personnes
79
Traiter le règlement des artistes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 4
Cintresqté 180
Poubellesqté 10

Vaisselle

Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 120
Cuillères à caféqté 120
Assiettes à gâteauqté 180
Fourchettes à dessertqté 180
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Rideaux de scèneqté 2
Bâche de fond
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Supports de menuqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneau d’accueil
Tapis rouge

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Ordinateurs portablesqté 2
Clés USBqté 3
Pupitres de musiqueqté 8
Pieds de microqté 8
Panneaux d’isolation acoustiqueqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Projecteurs de théâtreqté 6
Pied de projecteurqté 2
Contrôleur d'éclairage

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Sécurité

Extincteursqté 3
Passe-câblesqté 12
Poteaux de balisageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord la date, le lieu et les contrats des artistes. Établissez ensuite le programme avant de lancer la billetterie : les horaires et la durée annoncés doivent rester fiables.
Traitez les autorisations, l’assurance et les besoins techniques au moins 4 à 6 semaines avant la représentation. Le son, l’éclairage, les instruments et la configuration de scène nécessitent souvent plusieurs prestataires.
Préparez un planning technique distinct du déroulé artistique. Indiquez les horaires d’installation, de balance, de changement de décor, de pause et de démontage afin que chaque équipe sache quand intervenir.
Ne repoussez pas l’accueil du public à la dernière semaine. Imprimez la liste des visiteurs, préparez les badges nominatifs et prévoyez les supports d’accueil avant l’ouverture des portes.
Vérifiez la restauration à partir des inscriptions confirmées. Recueillez les besoins alimentaires, passez la commande traiteur, contrôlez la liste des courses et refroidissez les boissons suffisamment tôt le jour précédent.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert théâtral ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, les autorisations, la billetterie, le matériel sonore et lumineux, puis de préparer les documents et les répétitions techniques.
Quand faut-il ouvrir la billetterie d’un concert théâtral ?: Ouvrez-la dès que la date, le lieu, le programme et les artistes sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Évitez de vendre des billets avant d’avoir validé les horaires annoncés.
Quand réserver le son et l’éclairage ?: Réservez le matériel au moins 4 semaines à l’avance, et plus tôt si la date est très demandée. Transmettez en même temps les besoins techniques, la configuration de scène et la liste des fichiers musicaux.
Que faut-il préparer la veille d’un concert théâtral ?: Préparez les documents imprimés, les badges, les éléments d’accueil et la salle. Installez ou contrôlez le mobilier, les micros et les haut-parleurs, puis refroidissez les boissons la veille pour éviter une course le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.