Ein Theaterkonzert organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einem Theaterkonzert müssen künstlerische Planung, Bühnentechnik und Besucherservice früh zusammenpassen. Starte mit Datum, Ort und Künstlerverträgen, bevor du Tickets verkaufst oder Werbung verteilst. Danach klärst du Programm, technische Anforderungen, Genehmigungen und Versicherungsunterlagen. In den letzten Tagen geht es vor allem um Ausdrucke, Bühnenaufteilung, Gästedaten, Catering und gekühlte Getränke.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Künstlerverträge bestätigen
3
Programm zusammenstellen
2 Personen
4
Ticketverkauf eröffnen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Werbematerial verteilen
2 Personen
7
Lichtanlage reservieren
8
Lichttechnik reservieren
9
Reservierung für Musikinstrumente erstellen
10
Genehmigungen prüfen
11
Versicherungsunterlagen bereitlegen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Künstlerinformationen sammeln
15
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
16
Drehbuch ausdrucken
17
Besucherliste ausdrucken
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Bühnenaufteilung ausarbeiten
2 Personen
20
Musikdateien sammeln
21
Technische Planung erstellen
2 Personen
22
Cateringbestellung aufgeben
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
2 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Snacks vorbereiten
3 Personen

Event

27
Location öffnen
2 Personen
28
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
29
Bühnenelemente aufstellen
4 Personen
30
Stühle aufstellen
4 Personen
31
Tische aufstellen
2 Personen
32
Tonanlage aufbauen
4 Personen
33
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
34
Instrumente bereitstellen
3 Personen
35
Mikrofone anschließen
2 Personen
36
Technik testen
3 Personen
37
Lichtstimmungen programmieren
2 Personen
38
Bühne dekorieren
3 Personen
39
Foyer einrichten
3 Personen
40
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
41
Garderobe einrichten
2 Personen
42
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
43
Toiletten kontrollieren
44
Künstler empfangen
2 Personen
45
Catering für Künstler bereitstellen
2 Personen
46
Soundcheck durchführen
4 Personen
47
Türen öffnen
3 Personen
48
Besucher registrieren
3 Personen
49
Garderobe besetzen
2 Personen
50
Programmhefte verteilen
2 Personen
51
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
52
Ersten Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
53
Pausebuffet servieren
4 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
56
Künstlermahlzeit servieren
2 Personen
57
Abendprogramm betreuen
3 Personen
58
Getränke und Snacks servieren
4 Personen
59
Publikumsfragen betreuen
60
Abschied und Applaus begleiten
2 Personen
61
Besucher verabschieden
3 Personen
62
Garderobe abschließen
2 Personen
63
Geräte ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

64
Instrumente einpacken
3 Personen
65
Tonanlage abbauen
4 Personen
66
Lichttechnik abbauen
3 Personen
67
Bühne abbauen
4 Personen
68
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Abfall sammeln
3 Personen
71
Foyer reinigen
3 Personen
72
Saal reinigen
3 Personen
73
Toiletten reinigen
2 Personen
74
Garderobe leeren
2 Personen
75
Dekoration entfernen
2 Personen
76
Geliehene Materialien einsammeln
2 Personen
77
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
78
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
79
Künstlerabrechnung bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

BühnenelementeAnz. 12
BühnentreppenAnz. 2
StühleAnz. 180
KlappischeAnz. 12
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 4
KleiderbügelAnz. 180
AbfallbehälterAnz. 10

Geschirr

WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 120
KaffeelöffelAnz. 120
KuchenplattenAnz. 180
DessertgabelnAnz. 180
ServierlöffelAnz. 12
ServiertablettsAnz. 12

Dekoration

BühnengardinenAnz. 2
Hintergrundtuch
TischdeckenAnz. 12
BlumenarrangementsAnz. 8
MenükartenständerAnz. 6
ProgrammständerAnz. 4
Willkommensschild
Roter Teppich

Ausstattung

Mischpult
LautsprecherAnz. 4
SubwooferAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorspeakerAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
Jack-KabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
LaptopsAnz. 2
USB-SticksAnz. 3
NotenpulteAnz. 8
InstrumentenständerAnz. 8
SchalldämmplattenAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
TheaterscheinwerferAnz. 6
LichtstativAnz. 2
Lichtcontroller

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4

Reinigung

PutzeimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 3
KabelmattenAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort zuerst verbindlich fest und bestätige danach die Künstlerverträge. So stimmen Programm, Ticketverkauf und Einladungen von Anfang an mit den tatsächlichen Rahmenbedingungen überein.
Sammle technische Anforderungen der Künstler frühzeitig und erstelle daraus einen gemeinsamen Technikplan. Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Funkmikrofone, Mikrofonständer und DI-Boxen müssen zur Bühnenaufteilung passen.
Eröffne den Ticketverkauf erst, wenn Kapazität, Programm und Einlassablauf geklärt sind. Prüfe Anmeldungen regelmäßig und drucke Besucherliste sowie Namensschilder spätestens am Vortag aus.
Plane Licht und Bühne nicht erst am Veranstaltungstag. Reserviere Lichtanlage und Lichttechnik, kläre Bühnenelemente, Treppen, Vorhänge und Hintergrundtuch und halte den Aufbau mit einer festen Uhrzeit im Ablaufplan fest.
Bestelle Catering nach den erfassten Anmeldungen und Ernährungswünschen. Getränke solltest du am Tag vor dem Konzert kühlen; Gläser, Serviertabletts, Kuchenplatten und Kaffeetassen werden sonst leicht zu spät aus dem Lager geholt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Theaterkonzert organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Künstlerverträgen und Genehmigungen. Technik, Ticketverkauf und Werbung sollten danach ohne offene Grundsatzfragen starten.
Wann sollte der Ticketverkauf für ein Theaterkonzert beginnen?: Öffne den Ticketverkauf, sobald Ort, Kapazität, Programm und Preisstruktur feststehen, meist 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. So bleibt genug Zeit für Einladungen und Werbematerial.
Wann muss man die Technik für ein Theaterkonzert reservieren?: Reserviere Lichtanlage, Lichttechnik und Musikinstrumente idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher. Die konkreten technischen Anforderungen der Künstler sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin vorliegen.
Was muss am Tag vor einem Theaterkonzert erledigt sein?: Am Vortag sollten Drehbuch, Besucherliste und Namensschilder gedruckt, Catering und Einkauf geprüft und die Getränke gekühlt sein. Kontrolliere außerdem Bühnenaufteilung, Technikplan und alle Genehmigungsunterlagen.

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