Cómo organizar un campamento de música sin improvisar

Un campamento de música combina inscripciones, clases, convivencia y bastante material técnico. Empieza cerrando fechas, espacios, profesores y número de participantes antes de preparar el programa. Después organiza las inscripciones, recoge las preferencias dietéticas y revisa los contactos de emergencia. La última semana debe servir para confirmar grupos, partituras, instrumentos y horarios; el día anterior, para montar las salas y probar el sonido.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2
Abrir el formulario de inscripción
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Comprobar los contactos de emergencia
6
Preparar el programa musical
2 personas
7
Contratar profesores de música
8
Reservar espacios
9
Reservar instrumentos
10
Preparar las partituras
2 personas
11
Hacer la distribución de grupos
2 personas
12
Enviar información práctica a los padres
13
Comprobar la lista de la compra
2 personas
14
Hacer la compra
2 personas
15
Recoger instrumentos
2 personas
16
Limpiar espacios
3 personas
17
Montar mesas y sillas
3 personas
18
Desembalar los instrumentos
3 personas
19
Conectar el equipo de sonido
2 personas
20
Probar los micrófonos
2 personas
21
Montar rincones musicales
3 personas
22
Colgar la decoración
2 personas
23
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
24
Enfriar las bebidas
2 personas
25
Preparar aperitivos
3 personas
26
Realizar una ronda de seguridad
2 personas

Evento

27
Recepción de participantes
4 personas
28
Registrar la asistencia
2 personas
29
Distribuir en grupos
3 personas
30
Colocar los instrumentos musicales
4 personas
31
Coordinar talleres de música
6 personas
32
Servir bebidas del descanso
2 personas
33
Rellenar las bebidas
34
Coordinar el concurso musical
2 personas
35
Preparar el bufé de cena
3 personas
36
Servir la cena
4 personas
37
Recoger la vajilla
3 personas
38
Preparar la actuación
4 personas
39
Coordinar las actuaciones
5 personas
40
Servir los aperitivos de la noche
2 personas
41
Acompañar la canción de clausura
3 personas
42
Trasladar a los participantes de forma segura
4 personas

Seguimiento

43
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
44
Apagar el equipo de sonido
2 personas
45
Recoger la basura
3 personas
46
Lavar la vajilla
3 personas
47
Limpiar espacios
3 personas
48
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
49
Devolver instrumentos
2 personas
50
Devolver el material prestado
2 personas
51
Recoger el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 40
Mesas altascant. 3
Percheroscant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 45
Platoscant. 45
Cubiertoscant. 45
Bandejas de servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Jarras de aguacant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Cucharonescant. 6

Equipo

Guitarras acústicascant. 6
Guitarras eléctricascant. 2
Tecladocant. 2
Piano eléctrico
Batería
Djembéscant. 8
Percusión manualcant. 12
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 8
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Atriles de músicacant. 12
Metrónomoscant. 4
Lámparas de atrilcant. 4

Material deportivo

Cojines para asientoscant. 35

Decoración

Guirnaldascant. 8
Tarjetas de nombrecant. 40
Carteles de flechascant. 10

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Chalecos reflectantescant. 6
Alfombrillas para cablescant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 6

Catering

Compras

Consejos

Abre el formulario de inscripción con tiempo suficiente para cerrar grupos y compras. Pide desde el principio las preferencias dietéticas y los contactos de emergencia, y fija una fecha límite de al menos 7 días antes del inicio.
No prepares el programa musical hasta saber cuántas personas participarán y qué instrumentos necesitan. Reserva profesores, espacios e instrumentos en ese orden y deja varios días para corregir cambios de última hora.
Envía a las familias la información práctica al menos 5 días antes: horarios, espacios, qué deben llevar, contactos y normas del campamento. Así reduces preguntas urgentes durante la llegada.
Haz la distribución de grupos después de cerrar las inscripciones, no al abrirlas. Prepara las partituras y los atriles según esa distribución y guarda algunas copias extra para pérdidas o incorporaciones tardías.
Reserva el montaje técnico para el día anterior o para varias horas antes de empezar. Conecta altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y cables, prueba cada entrada y deja enfriar las bebidas y preparar los aperitivos antes de abrir la inscripción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un campamento de música?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar espacios, profesores e instrumentos. Cierra inscripciones, preferencias dietéticas y contactos de emergencia al menos 7 días antes.
¿Cuándo se forman los grupos del campamento musical?: Haz la distribución cuando las inscripciones estén cerradas, normalmente entre 5 y 7 días antes. Así puedes ajustar niveles, instrumentos, profesores y partituras sin rehacer el programa varias veces.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar el equipo de sonido?: Calcula entre 2 y 3 horas para colocar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes y cables. Reserva otros 30 minutos para probar entradas, volumen y posibles interferencias.
¿Qué información enviar a las familias antes del campamento?: Envía un resumen entre 5 y 7 días antes con horarios, espacios, grupos, materiales necesarios, comidas, normas y teléfonos de contacto. Incluye también el procedimiento para comunicar una urgencia o una restricción alimentaria.

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