Organiser un camp de musique sans oublier l’essentiel
Un camp de musique se prépare dans cet ordre : cadrer les inscriptions, confirmer l’encadrement, réserver les espaces et les instruments, puis construire les groupes et le programme. Les informations alimentaires et les contacts d’urgence doivent être recueillis avant de finaliser l’accueil. La dernière semaine sert surtout aux achats, aux partitions et aux confirmations. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer les salles, tester les microphones et mettre les boissons au frais avant l’arrivée des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Envoyer les invitations
- 2
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 3
Traiter les inscriptions
- 4
Recueillir les besoins alimentaires
- 5
Vérifier les contacts d'urgence
- 6
Établir le programme musical
2 personnes
- 7
Réserver les professeurs de musique
- 8
Réserver des espaces
- 9
Réserver les instruments
- 10
Préparer les partitions
2 personnes
- 11
Faire la répartition des groupes
2 personnes
- 12
Envoyer les infos pratiques aux parents
- 13
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 14
Faire les courses
2 personnes
- 15
Récupérer les instruments
2 personnes
- 16
Nettoyer les espaces
3 personnes
- 17
Installer les tables et les chaises
3 personnes
- 18
Déballer les instruments
3 personnes
- 19
Raccorder le matériel audio
2 personnes
- 20
Tester les microphones
2 personnes
- 21
Aménager les espaces musique
3 personnes
- 22
Suspendre la décoration
2 personnes
- 23
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 25
Préparer les en-cas
3 personnes
- 26
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
Événement
- 27
Accueillir les participants
4 personnes
- 28
Enregistrer la présence
2 personnes
- 29
Répartir les groupes
3 personnes
- 30
Disposer les instruments de musique
4 personnes
- 31
Animer des ateliers de musique
6 personnes
- 32
Servir les boissons de la pause
2 personnes
- 33
Réapprovisionner les boissons
- 34
Animer le quiz musical
2 personnes
- 35
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
- 36
Servir le dîner
4 personnes
- 37
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
- 38
Préparer la prestation
4 personnes
- 39
Accompagner les spectacles
5 personnes
- 40
Servir les en-cas du soir
2 personnes
- 41
Encadrer le chant de clôture
3 personnes
- 42
Remettre les participants en toute sécurité
4 personnes
Suivi
- 43
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
- 44
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
- 45
Rassembler les déchets
3 personnes
- 46
Faire la vaisselle
3 personnes
- 47
Nettoyer les espaces
3 personnes
- 48
Remettre le mobilier en place
3 personnes
- 49
Retourner les instruments
2 personnes
- 50
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 51
Ranger les stocks restants
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 40
- Tables hautesqté 3
- Porte-manteauxqté 3
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 45
- Assiettesqté 45
- Couvertsqté 45
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Carafes d’eauqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
- Louchesqté 6
Équipement
- Guitares acoustiquesqté 6
- Guitares électriquesqté 2
- Clavierqté 2
- Piano électrique
- Kit de batterie
- Djembésqté 8
- Percussions manuellesqté 12
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Câbles audioqté 8
- Multiprisesqté 6
- Rallongesqté 6
- Pupitres de musiqueqté 12
- Métronomesqté 4
- Lampes de pupitreqté 4
Matériel de sport
- Coussins de siègeqté 35
Décoration
- Guirlandesqté 8
- Badges nominatifsqté 40
- Panneaux de directionqté 10
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Gilets réfléchissantsqté 6
- Passe-câblesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Porte-sacs-poubelleqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Ouvrez les inscriptions assez tôt pour traiter les réponses avant de répartir les groupes. Demandez en même temps les besoins alimentaires et vérifiez les contacts d’urgence de chaque participant.
- Réservez les professeurs, les espaces et les instruments avant d’établir le programme musical. Comptez un espace distinct par groupe lorsque les répétitions se déroulent en parallèle.
- Préparez la répartition des groupes et les partitions au moins 7 jours avant le camp. Envoyez ensuite aux parents les horaires, les informations pratiques et ce que les participants doivent apporter.
- Faites l’inventaire des instruments et du matériel audio avant le transport. Le jour de l’installation, testez chaque microphone, câble, haut-parleur et multiprise plutôt que de découvrir un problème au début de la première séance.
- Gardez la mise en place alimentaire pour la fin de l’installation : mettez les boissons au frais et préparez les en-cas après avoir installé les tables, les chaises et la table d’inscription. Prévoyez une solution de rangement pour les gobelets, assiettes et couverts réutilisables.
Questions fréquentes
- Quand ouvrir les inscriptions pour un camp de musique ?
- Ouvrez le formulaire au moins 4 à 6 semaines avant le camp. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions, de recueillir les besoins alimentaires et de vérifier les contacts d’urgence avant de former les groupes.
- Quand réserver les professeurs et les instruments ?
- Réservez les professeurs, les espaces et les instruments dès que les dates sont fixées, idéalement 6 à 8 semaines à l’avance. Attendre les inscriptions complètes peut limiter les choix d’instruments et d’horaires.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer le matériel audio ?
- Prévoyez au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants pour raccorder la table de mixage, les câbles et les haut-parleurs, puis tester les microphones. Ajoutez du temps si plusieurs espaces de musique fonctionnent en parallèle.
- Quand envoyer les informations pratiques aux parents ?
- Envoyez-les 5 à 7 jours avant le camp, une fois les groupes et le programme musical confirmés. Rappelez les horaires, les espaces, les repas et les consignes liées aux instruments.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !