Checklist para organizar un café filosófico sin olvidos

Organizar un café filosófico requiere coordinar la conversación y todo lo que ocurre alrededor: ponente, moderador, participantes, sala y servicio. Esta checklist reúne las tareas en un orden práctico, desde confirmar el lugar y abrir las inscripciones hasta preparar el debate y recibir al público. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, el equipo prestado, la señalización y la estación de café. Sigue el plan para saber qué cerrar con antelación y qué dejar listo el mismo día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar ubicación y acceso
Confirmar ponente y moderador
Preparar el programa
2 personas
Crear invitación y formulario de inscripción
2 personas
Enviar las invitaciones
Procesar las inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar el número de participantes
Enviar información práctica para visitantes
Prepara preguntas para el debate
2 personas
Reservar el equipo prestado
Haz tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir programa y señalización
Hacer la compra
2 personas
Comprobar todos los materiales
2 personas
Empaquetar los materiales por puesto de trabajo
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar sopa y bocadillos
3 personas
Preparar la estación de café y té
2 personas
Comprobar la sala y las vías de evacuación
2 personas
Cargar los materiales al lugar
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Prepara la mesa de recepción
2 personas
Montar la barra de café
2 personas
Montar la mesa de bebidas
2 personas
Disponer aperitivos y almuerzo
3 personas
Instalar y probar el equipo de sonido
2 personas
Colgar decoración y señalización
2 personas
Colocar los tarjeteros con nombres y los programas
2 personas
Informar a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir y registrar a los visitantes
3 personas
Dar la bienvenida al ponente
Servir café y té
2 personas
Moderación de la conferencia inaugural
2 personas
Facilitar los debates en grupo
5 personas
Servir sopa y bocadillos
3 personas
Reponer bebidas y aperitivos
2 personas
Coordinar el programa de la noche
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Cerrar la entrega de bebidas
2 personas

Seguimiento

Recoger comida y bebidas
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Empaquetar el equipo y la decoración
3 personas
Separar la basura y cerrar las bolsas
2 personas
Limpiar la sala y la cocina
4 personas
Comprobar los objetos perdidos
Devolver materiales prestados
2 personas
Procesar los pagos pendientes
Enviar a los visitantes un mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 3
Perchascant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 70
Vasoscant. 100
Platoscant. 80
Tazones para sopacant. 70
Cubiertoscant. 80
Cucharonescant. 6
Cucharones para sopacant. 70
Bandejas de serviciocant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Ollas para sopacant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzascant. 4
Neveras portátilescant. 3

Equipo

Altavoz portátil
Micrófono inalámbrico
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Terminal de pago

Decoración

Manteles runnerscant. 8
Tarjetas de nombrecant. 70
Pizarrascant. 4
Bolígrafoscant. 30
Etiquetas temáticascant. 10

Luz

Lámparas de mesa LEDcant. 8

Limpieza

Papeleracant. 4
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Otros

Pizarras de hojascant. 5
Hojas de rotafoliocant. 2
Rotuladores fosforescentescant. 20
Portalápicescant. 6

Catering

Compras

Consejos

Confirma la ubicación, el acceso y las vías de evacuación antes de enviar las invitaciones. Incluye en la información práctica cómo llegar, dónde entrar y a qué hora conviene llegar.
Cierra el programa cuando tengas confirmados el ponente y el moderador. Prepara también las preguntas del debate y deja una estructura clara para que la conversación no dependa de la improvisación.
Procesa las inscripciones por etapas: recoge las preferencias dietéticas, comprueba el número final de participantes y comunica cualquier cambio. Haz esta comprobación antes de comprar la comida y las bebidas.
Reserva con antelación el micrófono inalámbrico, el altavoz portátil y cualquier equipo prestado. Comprueba cables, regletas y funcionamiento antes de cargar el material al lugar.
El día del evento, monta primero las mesas y sillas, la recepción y las zonas de café y bebidas. Enfría las bebidas y prepara la sopa, los bocadillos, el café y el té antes de que lleguen los primeros participantes.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo enviar las invitaciones para un café filosófico?: Envíalas entre 2 y 3 semanas antes del encuentro. Cierra las inscripciones y vuelve a comprobar el número de participantes unos días antes, para ajustar la compra y la preparación de la comida.
¿Qué hay que preparar para el debate de un café filosófico?: Prepara las preguntas principales con al menos 3 días de antelación y compártelas con el moderador. Lleva además el programa impreso y tarjetas de nombre para facilitar la conversación desde el inicio.
¿Cuánta comida y bebida necesito para un café filosófico?: Calcula la compra según el número confirmado de participantes, incluyendo sopa, bocadillos, café, té y bebidas frías. Haz el recuento final entre 2 y 3 días antes y enfría las bebidas el mismo día del evento.
¿Cuándo montar la sala para un café filosófico?: Carga los materiales y monta la sala el mismo día, con tiempo suficiente para revisar el espacio antes de abrir. Reserva al menos 60 minutos para colocar mesas, sillas, recepción, señalización, café y bebidas, además de probar el sonido.

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