Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del refugio

Una jornada de puertas abiertas en un refugio necesita más que una fecha y algunas visitas guiadas. Hay que coordinar voluntarios, controlar las inscripciones y proteger los tiempos de descanso de los animales. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde el programa y la convocatoria hasta el registro de visitantes y el cierre. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como la señalización, el cambio en efectivo, el material impreso y la revisión de los expedientes de adopción.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar carpas de fiesta
Reclutar voluntarios
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Abrir el formulario de inscripción
Reservar plazas de aparcamiento
Planificar visitas guiadas de animales
2 personas
Planificar actividades para niños
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Instruir a los guías
2 personas
Redactar las normas de bienestar animal
2 personas
Hacer el plano
Diseñar la señalización
Reunir material informativo
2 personas
Revisar expedientes de adopción
2 personas
Seleccionar productos de donación
2 personas
Encargar material impreso
Preparar efectivo para el cambio
Preparar el registro de visitantes
2 personas
Seleccionar animales para las visitas guiadas
3 personas
Dejar a los animales descansar por separado
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar las mesas de información
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Comprobar los recintos de los animales
3 personas
Preparar las tiendas y el material
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de donaciones
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Preparar una zona de descanso para animales
2 personas
Dar la charla a los voluntarios
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Guiar visitas
4 personas
Dar información sobre la adopción
3 personas
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vigilar el descanso de los animales
3 personas
Registrar donaciones
2 personas
Vender merchandising
2 personas
Atender el rincón fotográfico
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Finalizar las visitas guiadas
4 personas
Despedir a los visitantes
3 personas
Devolver los animales
3 personas
Asegurar el efectivo y las donaciones
2 personas

Seguimiento

Desmontar el catering
3 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los recintos de animales
3 personas
Devolver las carpas plegables
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Gestionar la administración de donaciones
2 personas
Clasificar los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesascant. 8
Sillas plegablescant. 60
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8
Vallas para perroscant. 6
Jaula para animalescant. 4
Colchonetas de descansocant. 6
Bases para sombrillascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 80
Tazascant. 40
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Terminal de pago móvil
Tableros de corchocant. 4
Pizarra blanca

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 6
Jarras de servircant. 4
Termoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 12
Papel de aluminiocant. 2
Recipientes herméticoscant. 10

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Mantelescant. 8
Photowall
Pizarrascant. 6
Cajas de donacionescant. 3
Carteles de adopcióncant. 12
Carteles direccionalescant. 12

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Escobas de manocant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de desinfectantecant. 6
Paños de limpiezacant. 20

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Extintorescant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el programa con varias semanas de margen: las visitas guiadas, las actividades infantiles y los turnos de voluntariado deben encajar sin dejar zonas del refugio sin cubrir.
Limita las visitas guiadas a grupos manejables y prepara descansos separados para los animales. Selecciona con antelación qué animales participarán y deja instrucciones escritas para los guías.
Abre el formulario de inscripción antes de enviar las invitaciones y pregunta por las preferencias dietéticas desde el principio. Así podrás calcular plazas, comida y personal con datos reales.
Prepara el plano y la señalización al menos una semana antes. Marca claramente el registro, el aparcamiento, las carpas, las zonas de animales, las actividades infantiles y las salidas.
No dejes para el mismo día el material de adopción y donaciones: revisa los expedientes, encarga los impresos y selecciona los productos con tiempo. Lleva también cambio en efectivo y prueba el terminal de pago móvil antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas de un refugio?: Empieza a organizarla entre 6 y 8 semanas antes. Reserva entonces las carpas, fija el programa, recluta voluntarios y prepara la convocatoria; deja la revisión final del material y la señalización para la última semana.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una jornada de puertas abiertas?: Calcula al menos una persona para el registro, una por cada visita guiada, una para las actividades infantiles y una persona coordinadora. Añade 1 o 2 voluntarios de apoyo por cada turno para cubrir descansos e imprevistos.
¿Cuándo deben prepararse las visitas guiadas de animales?: Define los grupos y el recorrido al menos 2 semanas antes. Selecciona los animales participantes, instruye a los guías y planifica descansos separados; revisa el horario otra vez el día anterior.
¿Qué hay que llevar al registro de visitantes?: Prepara el registro, la lista de inscripciones y material para anotar cambios con 1 día de antelación. Ten también un terminal de pago móvil, efectivo para el cambio y señalización visible desde la entrada.

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