Checklist voor een dierenasiel open dag organiseren
Een open dag in een dierenasiel vraagt meer voorbereiding dan alleen bezoekers uitnodigen. Je plant rondleidingen zonder dieren te overbelasten, deelt vrijwilligers in en zorgt dat bezoekers veilig hun weg vinden. Regel ook vroeg de parkeerplaatsen, aanmeldingen en communicatie over dierenwelzijn. Deze checklist helpt je de 81 taken en 57 benodigde spullen in de juiste volgorde af te werken, zodat de dag zelf rustig en overzichtelijk verloopt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Partytenten reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldformulier openen
Parkeerplaatsen reserveren
Dierenrondleidingen plannen
2 personen
Activiteiten voor kinderen plannen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Rondleiders instrueren
2 personen
Dierenwelzijnsregels opstellen
2 personen
Plattegrond maken
Bewegwijzering ontwerpen
Informatiemateriaal verzamelen
2 personen
Adoptiedossiers controleren
2 personen
Donatieproducten selecteren
2 personen
Drukwerk laten maken
Contantgeld voor wisselgeld regelen
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
Dieren voor rondleidingen selecteren
3 personen
Dieren apart laten rusten
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Informatietafels voorbereiden
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Dierenverblijven controleren
3 personen
Tenten en materiaal klaarzetten
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Versiering ophangen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting installeren
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Donatietafel inrichten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Dierenrustgebied inrichten
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
2 personen
Programma toelichten
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Adoptie-informatie geven
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Dierenrust bewaken
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Merchandise verkopen
2 personen
Fotohoek begeleiden
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Rondleidingen afronden
4 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Dieren terugbrengen
3 personen
Cash en donaties veiligstellen
2 personen
Nazorg
Catering afbouwen
3 personen
Materialen sorteren
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting afbouwen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Dierenverblijven schoonmaken
3 personen
Partytenten retourneren
2 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Donatieadministratie verwerken
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Barkrukkenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 8
- Hondenhekkenaantal 6
- Dierenbenchaantal 4
- Rustmattenaantal 6
- Parasolvoetenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 80
- Mokkenaantal 40
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerbladenaantal 8
- Opslagbakkenaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Mobiele betaalterminal
- Prikbordenaantal 4
- Whiteboard
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Schenkkannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Koelelementenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudbakkenaantal 10
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 8
- Fotowand
- Krijtbordenaantal 6
- Donatieboxenaantal 3
- Adoptiebordenaantal 12
- Pijlbordenaantal 12
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Handvegersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Desinfectiepompjesaantal 6
- Poetsdoekenaantal 20
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Brandblussersaantal 2
- Antislipmattenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan dierenrondleidingen in vaste tijdsloten en houd per rondleiding ruimte tussen de groepen. Selecteer vooraf welke dieren geschikt zijn en laat dieren die niet meedoen apart rusten.
- Maak het vrijwilligersrooster uiterlijk één week vooraf en wijs per onderdeel een verantwoordelijke aan. Rondleiders hebben daarnaast vóór opening een korte instructie nodig over dierenwelzijnsregels en bezoekersgedrag.
- Open het aanmeldformulier zodra datum en programma vaststaan en verwerk aanmeldingen dagelijks in de laatste week. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat je catering en servies niet op het laatste moment hoeft aan te passen.
- Maak een plattegrond met aparte looproutes voor bezoekers, dieren en vrijwilligers. Zet bewegwijzering, hondenhekken en rustmatten vóór opening klaar; bezoekers moeten direct zien waar registratie, rondleidingen en kinderactiviteiten zijn.
- Controleer twee dagen vooraf techniek en betaalmogelijkheden: test luidsprekers, microfoon, verlengkabels, stekkerdozen en de mobiele betaalterminal. Regel contant wisselgeld apart en leg informatiemateriaal, adoptiedossiers en donatieproducten per tafel klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dierenasiel open dag organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, programma, partytenten, vrijwilligers en communicatie. Plan de laatste controle van materialen, plattegrond en vrijwilligersrooster in de 48 uur voor de open dag.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een dierenasiel open dag?
- Reken minimaal op één vrijwilliger per vast onderdeel, zoals registratie, rondleidingen, kinderactiviteiten en catering, plus één coördinator. Voor een programma met meerdere gelijktijdige rondleidingen heb je per groep een eigen rondleider nodig.
- Hoe plan je rondleidingen tijdens een open dag in een dierenasiel?
- Werk met tijdsloten en beperk de groepsgrootte tot wat de ruimtes en dieren aankunnen. Plan tussen twee rondleidingen minstens 10 minuten voor wisselen en rust, en houd dieren die niet deelnemen apart.
- Wat moet je regelen voor bezoekersregistratie bij een open dag?
- Zet registratie minimaal 30 minuten vóór de eerste rondleiding klaar met aanmeldlijsten, een whiteboard of prikbord en duidelijke bewegwijzering. Noteer ook wijzigingen en no-shows, zodat je beschikbare plaatsen veilig kunt herverdelen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!