Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au refuge

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple pour les visiteurs et un rythme sûr pour les animaux. Fixez d’abord la date, le programme et les créneaux de visites, puis prévoyez les bénévoles, les inscriptions et la signalétique. Les animaux ne doivent pas être exposés en continu : sélectionnez ceux qui peuvent participer et aménagez un espace de repos séparé. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs dans le bon ordre, jusqu’à l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver des tentes de réception
Recruter des bénévoles
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Ouvrir le formulaire d’inscription
Réserver des places de parking
Planifier les visites guidées des animaux
2 personnes
Planifier les activités pour les enfants
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Briefer les guides
2 personnes
Rédiger les règles de bien-être animal
2 personnes
Créer le plan
Concevoir la signalétique
Rassembler le matériel d’information
2 personnes
Vérifier les dossiers d'adoption
2 personnes
Sélectionner les produits à donner
2 personnes
Faire réaliser les imprimés
Prévoir de la monnaie
Préparer l’inscription des visiteurs
2 personnes
Sélectionner les animaux pour les visites guidées
3 personnes
Laisser les animaux se reposer séparément
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker les courses au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les tables d’information
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier les enclos des animaux
3 personnes
Installer les tentes et le matériel
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table de dons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Aménager l’espace de repos des animaux
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Donner des informations sur l’adoption
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Veiller au repos des animaux
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Vendre les produits dérivés
2 personnes
Animer le coin photo
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Clôturer les visites guidées
4 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Ramener les animaux
3 personnes
Sécuriser la caisse et les dons
2 personnes

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les enclos d’animaux
3 personnes
Retourner les tentes de réception
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Traiter l'administration des dons
2 personnes
Trier les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8
Barrières pour chiensqté 6
Cage pour animauxqté 4
Tapis de reposqté 6
Pieds de parasolqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 80
Tassesqté 40
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Terminal de paiement mobile
Panneaux d’affichageqté 4
Tableau blanc

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 4
Thermosqté 4
Pains de glaceqté 12
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 6
Boîtes à donsqté 3
Panneaux d’adoptionqté 12
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Pompes de désinfectionqté 6
Chiffons de nettoyageqté 20

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme au moins 6 semaines à l’avance. Gardez des créneaux précis pour les visites guidées, les activités enfants et les temps de repos des animaux.
Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les inscriptions et 1 guide par groupe en visite. Établissez le planning avant d’envoyer les invitations afin de repérer les créneaux non couverts.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant l’événement si vous devez traiter les besoins alimentaires et préparer les dossiers d’adoption. Gardez une liste séparée pour les visiteurs qui viennent sans inscription.
Préparez la signalétique avant l’installation : entrée, inscription, toilettes, parking, règles de bien-être animal et zones interdites. Faites un parcours test avec 5 personnes pour vérifier qu’aucun panneau ne manque.
Prévoyez une zone calme où les animaux peuvent se reposer séparément, avec tapis, cage ou barrières selon les besoins. Alternez les groupes et évitez de laisser un animal participer à plusieurs visites consécutives.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes dans un refuge animalier ?: Commencez environ 6 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver les tentes, recruter les bénévoles, ouvrir les inscriptions et préparer les supports imprimés.
Combien de bénévoles faut-il pour une journée portes ouvertes au refuge ?: Prévoyez au moins 3 rôles simultanés : accueil, inscriptions et accompagnement des visites. Ajoutez 1 personne par activité enfants et une personne dédiée à la surveillance et au repos des animaux.
Combien de temps les animaux peuvent-ils participer aux visites guidées ?: Prévoyez des créneaux courts, de 20 à 30 minutes, puis un temps de repos séparé. Adaptez la durée au tempérament et à l’état de chaque animal plutôt que de maintenir un planning identique pour tous.
Quand fermer les inscriptions pour la journée portes ouvertes ?: Fermez-les 3 à 5 jours avant l’événement pour traiter les besoins alimentaires, préparer l’accueil et ajuster le planning des bénévoles. Conservez toutefois une procédure simple pour les visiteurs non inscrits.

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