Checklist para organizar una jornada de puertas abiertas del laboratorio

Una jornada de puertas abiertas del laboratorio necesita más que un programa y unas invitaciones. Hay que coordinar las visitas guiadas, las demostraciones, la recepción y las normas de seguridad sin interrumpir el trabajo del laboratorio. Esta checklist reúne 70 tareas y 45 materiales para avanzar en el orden correcto, desde fijar la fecha hasta probar el equipo. También te ayuda a detectar con tiempo lo que suele quedar para el último día: señalización, acreditaciones, protección y preferencias dietéticas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Definir la visita guiada
2 personas
Seleccionar demostraciones
3 personas
Demostraciones de pruebas de seguridad
3 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Reservar el catering
Asignar guías
2 personas
Asignar a los demostradores
2 personas
Organizar el equipo de recepción
Crear un mapa para los visitantes
Diseñar los carteles y las flechas de ruta
Preparar los carteles informativos
2 personas
Inventariar materiales de degustación
2 personas
Inventariar equipos de protección
2 personas
Crear hojas de trabajo para visitantes
2 personas
Hacer las acreditaciones y la lista de asistencia
Comprobar la iluminación
Comprobar el equipo
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Comprobar refrigeradores y congeladores
Hacer la compra
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Recoger el catering fresco
2 personas
Comprobar la ubicación y las salas
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar las mesas de demostración
4 personas
Preparar el material de degustación
3 personas
Preparar las gafas de seguridad
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Colocar señalización de la ruta
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar aperitivos
2 personas
Preparar el sonido y las presentaciones
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar la charla informativa a los demostradores
4 personas
Dar la briefing a los guías
3 personas

Evento

Registrar a los visitantes
3 personas
Entregar acreditaciones a los visitantes
2 personas
Realizar la presentación de bienvenida
2 personas
Guiar visitas
4 personas
Guiar los puestos de prueba
6 personas
Realizar demostraciones
4 personas
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
Realizar presentaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar los puntos de residuos
Reponer de forma segura las estaciones de degustación
3 personas
Comprobar los baños
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Asegurar los materiales de prueba
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
Comprobar y guardar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar el catering sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 90
Mostrador de recepción
Taburetescant. 12
Papeleracant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas para servircant. 12

Equipo

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Portátilescant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Tijerascant. 4
Jarras medidorascant. 6
Cuencos para mezclarcant. 6
Cucharones de servircant. 8
Neveras portátilescant. 4

Seguridad

Gafas de seguridadcant. 40
Batas de laboratoriocant. 20
Extintorescant. 2
Cubetas de recogida de líquidoscant. 8
Botiquín de primeros auxilios

Decoración

Paneles informativoscant. 12
Flechas de rutacant. 20
Banners de presentacióncant. 4
Mantelescant. 12
Portatarjetas de nombrecant. 10

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Fija la fecha y el programa con al menos 6 semanas de antelación. Reserva bloques concretos para la visita guiada, las demostraciones y las pausas, dejando 10-15 minutos entre grupos para reorganizar el espacio.
Define el recorrido antes de publicar la invitación. Un mapa sencillo, flechas visibles y carteles informativos evitan que los visitantes entren en zonas restringidas o lleguen tarde a una demostración.
Cierra las inscripciones 7-10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para confirmar asistentes, recoger preferencias dietéticas, preparar la lista de asistencia y calcular tazas, vasos, platos y cubiertos.
Asigna a los guías y demostradores como mínimo 2 semanas antes. Cada persona debe conocer su horario, el tamaño de su grupo y qué hacer si una demostración de seguridad no puede realizarse.
Haz una prueba técnica y de seguridad 48 horas antes. Comprueba proyectores, pantallas, micrófonos, altavoces, portátiles, iluminación, enrollacables y regletas; además, coloca gafas de seguridad, batas y extintores donde correspondan.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas del laboratorio?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar el programa, preparar la seguridad y enviar las invitaciones. Deja cerradas las inscripciones 7-10 días antes y realiza la prueba final 48 horas antes.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, cuando ya estén definidos la fecha, el programa y las condiciones de visita. Envía una confirmación final aproximadamente 7 días antes, con la hora de llegada y las indicaciones del recorrido.
¿Cuánto tiempo debe durar una visita guiada por un laboratorio?: Reserva entre 45 y 60 minutos para la visita y añade 10-15 minutos entre grupos. Ese margen permite cambiar materiales, revisar el equipo de protección y evitar que los grupos se mezclen.
¿Qué materiales de seguridad se necesitan para una jornada de puertas abiertas del laboratorio?: Prepara gafas de seguridad y batas de laboratorio para los visitantes y verifica la ubicación de los extintores. Haz el inventario al menos una semana antes y comprueba las cantidades definitivas 48 horas antes del evento.

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