Checklist voor een laboratorium open dag organiseren
Een laboratorium open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een uitnodiging. Je moet demonstraties veilig testen, bezoekersstromen plannen en per onderdeel bepalen wie verantwoordelijk is. Begin met datum, programma en veiligheidsplan; werk daarna toe naar aanmeldingen, indeling en materialen. In de laatste week controleer je apparatuur, presentaties, routepijlen en beschermingsmiddelen opnieuw. Zo voorkom je dat bezoekers wachten, een rondleiding mist of bij een demonstratie zonder labjas of veiligheidsbril staat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Rondleiding bepalen
2 personen
Demonstraties selecteren
3 personen
Demonstraties op veiligheid testen
3 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Catering reserveren
Rondleiders indelen
2 personen
Demonstratoren indelen
2 personen
Ontvangstteam indelen
Plattegrond voor bezoekers maken
Bordjes en routepijlen ontwerpen
Informatieborden voorbereiden
2 personen
Proefmaterialen inventariseren
2 personen
Beschermingsmiddelen inventariseren
2 personen
Werkbladen voor bezoekers maken
2 personen
Badges en presentielijst maken
Verlichting controleren
Apparatuur controleren
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Koelkasten en vriezers controleren
Boodschappen doen
2 personen
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
Verse catering ophalen
2 personen
Locatie en lokalen controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Demonstratietafels inrichten
4 personen
Proefmaterialen klaarzetten
3 personen
Veiligheidsbrillen klaarleggen
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Routeaanduiding ophangen
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Geluid en presentaties klaarzetten
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing demonstratoren geven
4 personen
Briefing rondleiders geven
3 personen
Event
Bezoekers registreren
3 personen
Bezoekers badges geven
2 personen
Welkomstpresentatie verzorgen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
4 personen
Proefstations begeleiden
6 personen
Demonstraties uitvoeren
4 personen
Vragen van bezoekers beantwoorden
3 personen
Presentaties verzorgen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalpunten controleren
Proefstations veilig aanvullen
3 personen
Toiletten controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Proefmaterialen veiligstellen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering afvoeren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 90
- Ontvangstbalie
- Krukkenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 8
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerplateausaantal 12
Apparatuur
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Laptopsaantal 3
- Projectorenaantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 2
- Verlenghaspelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 10
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Scharenaantal 4
- Maatbekersaantal 6
- Mengkommenaantal 6
- Serveerlepelsaantal 8
- Koelboxenaantal 4
Veiligheid
- Veiligheidsbrillenaantal 40
- Labjassenaantal 20
- Brandblussersaantal 2
- Vloeistofopvangbakkenaantal 8
- EHBO-koffer
Decoratie
- Informatiebordenaantal 12
- Routepijlenaantal 20
- Presentatiebannersaantal 4
- Tafelkledenaantal 12
- Naamkaarthoudersaantal 10
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handzeepdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Test elke demonstratie ruim vóór de open dag onder dezelfde omstandigheden als tijdens het bezoek. Noteer benodigde proefmaterialen, veiligheidsbrillen, labjassen en een alternatief als apparatuur uitvalt.
- Maak de bezoekersroute op één plattegrond met ontvangstbalie, demonstraties, rondleidingen, catering en uitgang. Hang routepijlen en informatieborden op ooghoogte en controleer de route minstens één keer ter plaatse.
- Plan aparte teams voor ontvangst, rondleidingen en demonstraties. Geef ieder team een begin- en eindtijd, een aanspreekpunt en een korte instructie voor vragen over veiligheid en programmawijzigingen.
- Sluit het aanmeldformulier niet pas op de dag zelf. Verwerk dieetwensen en stuur bevestigingen vóór het evenement, zodat je catering, badges, werkbladen en het aantal rondleiders op het verwachte bezoekersaantal kunt afstemmen.
- Controleer in de laatste 24 uur alle projectoren, laptops, schermen, speakers, microfoons, verlenghaspels en stekkerdozen. Zet presentaties ook offline klaar en houd per demonstratie een korte opstartchecklist bij de werkplek.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een laboratorium open dag organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en veiligheidsplan. Open het aanmeldformulier daarna uiterlijk 6 weken voor de open dag, zodat je teams, catering en materialen op aantallen kunt afstemmen.
- Wat moet er in een veiligheidsplan voor een laboratorium open dag staan?
- Beschrijf per demonstratie de risico’s, beschermingsmiddelen, maximale groepsgrootte en handelwijze bij een incident. Leg ook de bezoekersroute, aanwezige brandblussers, nooduitgangen en verantwoordelijke medewerkers vast; controleer alles minimaal 1 week vooraf.
- Wanneer moet ik demonstraties voor een open dag testen?
- Test de gekozen demonstraties uiterlijk 2 weken voor de open dag en herhaal de controle in de laatste 24 uur. Controleer dan ook proefmaterialen, apparatuur, presentaties en de uitleg voor bezoekers.
- Hoeveel medewerkers heb ik nodig voor een laboratorium open dag?
- Plan minimaal één medewerker bij de ontvangst, één verantwoordelijke per actieve demonstratie en per rondleiding een vaste rondleider. Voeg bij groepen van meer dan 10 bezoekers een extra begeleider toe om de route en veiligheidsinstructies beheersbaar te houden.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!