Checklist pour organiser une journée portes ouvertes au laboratoire

Une journée portes ouvertes dans un laboratoire demande une préparation plus précise qu’une simple visite. Il faut coordonner les inscriptions, les parcours, les démonstrations et les règles de sécurité, tout en prévoyant un accueil fluide. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières décisions aux derniers tests sur place. Elle couvre aussi les éléments souvent oubliés : signalétique, équipements de protection, besoins alimentaires et répartition des équipes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Définir la visite guidée
2 personnes
Sélectionner les démonstrations
3 personnes
Tester la sécurité des démonstrations
3 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Réserver le catering
Répartir les guides
2 personnes
Répartir les démonstrateurs
2 personnes
Répartir l’équipe d’accueil
Créer un plan pour les visiteurs
Concevoir les panneaux et les flèches d’orientation
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
Inventorier le matériel de dégustation
2 personnes
Faire l’inventaire des équipements de protection
2 personnes
Préparer des fiches pour les visiteurs
2 personnes
Préparer les badges et la liste de présence
Vérifier l'éclairage
Vérifier l'équipement
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Vérifier les réfrigérateurs et congélateurs
Faire les courses
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Aller chercher le catering frais
2 personnes
Vérifier le site et les salles
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager les tables de démonstration
4 personnes
Préparer le matériel de dégustation
3 personnes
Préparer les lunettes de protection
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer la signalisation du parcours
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Installer le son et les présentations
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Donner le briefing aux démonstrateurs
4 personnes
Briefer les guides
3 personnes

Événement

Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Remettre les badges visiteurs
2 personnes
Assurer la présentation de bienvenue
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Encadrer les stations de dégustation
6 personnes
Réaliser les démonstrations
4 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Assurer les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les points de collecte des déchets
Ravitailler les stations de dégustation en toute sécurité
3 personnes
Vérifier les toilettes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Mettre le matériel de dégustation en sécurité
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Évacuer la restauration restante

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Accueil
Tabouretsqté 12
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Ordinateurs portablesqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Ciseauxqté 4
Verres doseursqté 6
Saladiersqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Glacièresqté 4

Sécurité

Lunettes de sécuritéqté 40
Blouses de laboratoireqté 20
Extincteursqté 2
Bacs de récupération des liquidesqté 8
Trousse de premiers secours

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Flèches de directionqté 20
Bannières de présentationqté 4
Nappesqté 12
Porte-nomsqté 10

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date, le programme et la durée des visites guidées, puis prévoyez un délai d’au moins 6 semaines pour les invitations et les inscriptions. Gardez une marge entre deux groupes afin d’éviter les croisements dans les zones sensibles.
Testez chaque démonstration au moins 2 fois avant l’ouverture, avec les mêmes équipements de protection que le jour J. Vérifiez aussi les procédures d’arrêt, les extincteurs accessibles et les consignes que les visiteurs devront comprendre en moins de 2 minutes.
Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement pour traiter les besoins alimentaires et confirmer les participants. Préparez ensuite les badges et la liste de présence par groupe, plutôt qu’une seule liste difficile à utiliser à l’accueil.
Comptez un guide et un démonstrateur pour chaque groupe en visite, puis désignez une équipe d’accueil distincte. Le jour J, arrivez environ 2 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les panneaux, les équipements et les supports de présentation.
Faites un parcours test complet la veille : entrée, accueil, visite, démonstrations, pause et sortie. Contrôlez notamment l’éclairage, les ordinateurs, les projecteurs, les écrans, les microphones, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée du premier visiteur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes dans un laboratoire ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet d’arrêter le programme, de préparer le plan de sécurité, d’ouvrir les inscriptions, de réserver le catering et de tester les démonstrations.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes au laboratoire ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant l’événement et clôturez-les 5 à 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et de répartir les groupes.
Combien de temps avant faut-il tester les démonstrations ?: Effectuez un premier test au moins 2 semaines avant, puis un test final la veille. Le dernier contrôle doit inclure le matériel, les équipements de protection, les consignes et la procédure d’arrêt.
À quelle heure l’équipe doit-elle arriver le jour des portes ouvertes ?: Prévoyez l’arrivée de l’équipe environ 2 heures avant l’accueil du public. Ce temps sert à installer la signalétique, vérifier les présentations, préparer l’accueil et résoudre les problèmes techniques avant l’ouverture.

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