Checklist para organizar una competición juvenil de vela

Una competición juvenil de vela necesita coordinación en tierra y en el agua. Esta checklist reúne 81 tareas y 58 materiales, desde reservar el recinto y los barcos de seguridad hasta revisar embarcaciones, velas y previsión meteorológica. Conviene cerrar primero permisos, seguro, formato y reglas; después se gestionan inscripciones, categorías y comunicaciones con las familias. En los últimos días, la prioridad es comprobar el material, preparar dorsales y dejar listo el plan de seguridad.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el concepto de la competición
2 personas
Reservar el recinto de la competición
Reservar embarcaciones de seguridad
Comprobar permisos
Comprobar el seguro de la competición
Definir el formato de la competición
2 personas
Redactar las reglas de la competición
2 personas
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
Recopilar números de emergencia
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Llevar la lista de participantes
Comprobar los contactos de los padres
Recoger preferencias dietéticas
Clasificar por categorías de edad
2 personas
Formar grupos iniciales
2 personas
Enviar el correo de instrucciones
Imprimir la reunión informativa de la competición
Preparar los dorsales
2 personas
Encargar premios
Comprobar el pronóstico del tiempo
Evaluar los riesgos de seguridad
2 personas
Comprobar el inventario de material
2 personas
Revisar los barcos y las velas
2 personas
Probar los equipos de radio y walkie-talkies
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Recoger los premios y medallas
Cargar el material de competición
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Delimitar el recinto de la competición
3 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Montar el punto de catering
2 personas
Colocar las balizas y la ruta de navegación
4 personas
Marcar la línea de salida y meta
3 personas
Poner las lanchas de seguridad en el agua
4 personas
Preparar los equipos de rescate
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Informar a la dirección de la competición
5 personas
Informar al personal de seguridad
6 personas
Instruir al equipo de catering
3 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar inscripciones
3 personas
Repartir dorsales
2 personas
Comprobar las embarcaciones y el equipo
3 personas
Dar la información a los participantes
3 personas
Dar una instrucción de seguridad
3 personas
Acompañar a los participantes hasta la salida
4 personas
Dar la señal de inicio
2 personas
Coordinar la competición acuática
8 personas
Registrar los tiempos parciales
3 personas
Realizar rondas de seguridad en barco
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Repartir fruta y snacks
2 personas
Registrar a los finalistas
3 personas
Guiar los botes fuera de la zona de navegación
4 personas
Comprobar los resultados
3 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Servir la comida caliente
4 personas
Celebrar la entrega de premios
3 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas
Recoger la basura durante el evento
2 personas

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger los carteles y la ruta de navegación
4 personas
Descargar las embarcaciones de seguridad
4 personas
Clasificar material de competición
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Dejar secar el material
2 personas
Guardar los barcos y las velas
3 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 70
Taburetes de barcant. 4
Fundas para mantelescant. 8
Papeleracant. 8

Material deportivo

Boyas de competicióncant. 12
Línea de salida y meta
Banderas para el recorridocant. 12
Dorsalescant. 70
Chalecos de competicióncant. 20
Lonas de repuestocant. 4
Paddles de repuestocant. 6
Cuerdas de remolquecant. 8
Calzado para aguacant. 10
Cajas de almacenamiento impermeablescant. 8

Seguridad

Chalecos salvavidascant. 20
Boyas de rescatecant. 6
Líneas de rescatecant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas de emergenciacant. 12
Cinta de advertenciacant. 4
Linternascant. 8
Fundas impermeables para teléfonoscant. 10

Equipo

Botes de seguridadcant. 2
Megáfono para exteriores
Walkie-talkiescant. 8
Radios portátilescant. 3
Cronómetrocant. 4
Portátil
Impresora
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías recargablescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Cubetas para baño maríacant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Pinzas de servircant. 8
Teterascant. 2
Guantes aislantescant. 4

Decoración

Banderas de la competicióncant. 8
Carteles direccionalescant. 10
Cinta para el escenario

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Escobacant. 2
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Empieza entre 6 y 8 semanas antes: confirma el recinto, las embarcaciones de seguridad, los permisos y el seguro antes de abrir las inscripciones.
Cierra las inscripciones al menos 7 días antes para clasificar por edades, formar los grupos iniciales, comprobar los contactos de los padres y recoger preferencias dietéticas.
Envía las instrucciones entre 3 y 5 días antes. Incluye horarios, lugar de reunión, reglas, ropa y calzado para agua, además de qué debe llevar cada participante.
Haz una revisión completa del material 24 horas antes: barcos, velas, chalecos salvavidas, boyas, líneas de salida y meta, banderas, radios y elementos de rescate.
El día de la competición, coloca la reunión informativa y los dorsales antes de la salida. Ten un megáfono, un cronómetro, botiquines y teléfonos protegidos del agua en puntos accesibles.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición juvenil de vela?: Empieza la planificación entre 6 y 8 semanas antes. Los permisos, el seguro, el recinto y las embarcaciones de seguridad deben estar confirmados antes de abrir las inscripciones.
¿Cuándo se cierran las inscripciones de una competición juvenil de vela?: Cierra las inscripciones unos 7 días antes de la competición. Así tendrás tiempo para revisar los contactos de los padres, recoger preferencias dietéticas, clasificar edades y formar los grupos.
¿Qué hay que revisar el día antes de una regata juvenil?: Revisa 24 horas antes los barcos, las velas, los chalecos, las boyas, las líneas de rescate, las radios y el pronóstico del tiempo. Comprueba también que los repuestos estén secos, identificados y listos para transportar.
¿Cuándo se envían las instrucciones a las familias?: Envía el correo de instrucciones entre 3 y 5 días antes. Repite el horario de llegada, la reunión informativa, las reglas, el equipamiento necesario y los teléfonos de emergencia.

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