Checklist para organizar una tarde de actividades

Una tarde de actividades deportivas necesita más coordinación de la que parece: espacio, permisos, participantes, material y comida deben encajar en un mismo horario. Empieza por reservar la sede y fijar la fecha y el programa; después confirma inscripciones, necesidades dietéticas y voluntarios. Durante la última semana, revisa el material deportivo, el pronóstico y la lista final. El mismo día, deja preparado el registro, enfría las bebidas y monta las mesas antes de que lleguen los asistentes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la sede deportiva
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Comprobar seguro y permisos
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los datos de contacto de los participantes
Enviar el programa a los participantes
Asignar voluntarios
2 personas
Dar instrucciones a los asistentes
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Crear la lista final de participantes
Comunicar las necesidades dietéticas a catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir el material deportivo
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Preparar las acreditaciones de los participantes
2 personas
Dejar lista la música y la lista de reproducción
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar fruta y aperitivos
3 personas
Preparar el bufé de almuerzo
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar estaciones deportivas
4 personas
Colgar señalización
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Preparar los materiales de primeros auxilios
Recibir a los voluntarios
2 personas
Dar la charla a los voluntarios
2 personas

Evento

Recepción de participantes
4 personas
Registrar la asistencia
2 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Presentar el programa
Guiar el calentamiento
2 personas
Guiar la estación de paseo
2 personas
Guiar la estación de juego de pelota
2 personas
Guiar la estación de juego de puntería
2 personas
Acompañar la estación de movimiento de baile
2 personas
Repartir agua y fruta
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Cambiar material deportivo
3 personas
Guiar la segunda ronda de ejercicio
8 personas
Supervisar la sala de descanso
2 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Abrir el bufé de almuerzo
2 personas
Servir el bufé de almuerzo
4 personas
Servir por separado las comidas especiales
2 personas
Servir café y té
2 personas
Recoger las mesas entre turno y turno
3 personas
Anunciar el programa de la noche
Guiar un quiz de movimiento ligero
2 personas
Guiar la actividad musical
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos de la noche
2 personas
Guiar la vuelta a la calma
2 personas
Dar el discurso de agradecimiento
Despedir a los participantes
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Reunir material deportivo
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la cocina
2 personas
Limpiar el suelo deportivo
2 personas
Comprobar los baños
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Agradecer a los participantes
Informar de objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 70
Mesa de registro
Bancos de descansocant. 4
Percheroscant. 2

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 6
Bolas de softballcant. 12
Balones de baloncestocant. 4
Voleibolcant. 3
Pelotas de teniscant. 20
Raquetas de bádmintoncant. 12
Volantes de bádmintoncant. 24
Aroscant. 12
Conoscant. 30
Discos de marcajecant. 30
Chalecoscant. 30
Cuerdas para saltarcant. 15
Testigos de relevocant. 12
Esterillas de equilibriocant. 8
Esterillas de yoga y fitnesscant. 30
Bandas de resistenciacant. 20
Diana
Dardoscant. 6
Marcadorescant. 4
Cronómetroscant. 4
Podómetroscant. 20
Conos deportivos impermeablescant. 20
Pelotas para el descansocant. 6
Canasta portátil
Paños de punteríacant. 4
Paletas de ping-pongcant. 8
Pelotas de ping-pongcant. 24
Mesa de ping-pong
Tarjetas de podómetrocant. 70

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 80
Platoscant. 80
Cuencoscant. 20
Cubiertoscant. 80
Tazas de cafécant. 50
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 6
Contenedores de alimentoscant. 12

Equipo

Altavoz portátilcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías recargablescant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Decoración

Paneles de señalizacióncant. 12
Carteles del programacant. 6
Portatarjetas de nombrecant. 70
Mantelescant. 8
Guirnaldascant. 6
Tableros de corchocant. 2

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 2
Escobas de manocant. 4
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Cestos para la ropacant. 4

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Bolsas de hielocant. 6
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Cinta de balizamientocant. 2
Linternascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Reserva la sede deportiva y comprueba el seguro y los permisos al menos 4 semanas antes. Así todavía tendrás margen para cambiar la fecha o completar la documentación si falta algo.
Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes y verifica los datos de contacto de cada participante. Usa esa lista final para asignar voluntarios y comunicar las necesidades dietéticas al catering.
Envía el programa y las instrucciones a los asistentes 3 días antes. Indica la hora de llegada, el punto de registro, la ropa adecuada y qué hacer si cambia el tiempo.
Revisa todo el material deportivo 24 horas antes, incluidos balones, raquetas, conos, chalecos, cronómetros y marcadores. Agrúpalo por actividad para no perder tiempo buscando piezas durante la tarde.
Prepara el registro, las acreditaciones, las bebidas y los aperitivos antes de abrir las puertas. Deja al menos 60 minutos para montar mesas, colocar sillas y enfriar las bebidas sin prisas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una tarde de actividades?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar la sede, fijar el programa y revisar permisos. Deja cerradas las inscripciones y la información dietética entre 5 y 7 días antes.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones?: Envíalas al menos 3 semanas antes de la actividad para que los participantes tengan tiempo de responder. Envía el programa y las instrucciones definitivas aproximadamente 3 días antes.
¿Cuándo se prepara el material deportivo?: Haz una primera comprobación 7 días antes y una revisión completa 24 horas antes. Separa el material por actividad y confirma que hay suficientes conos, balones, raquetas, chalecos y cronómetros.
¿Cuánto tiempo necesito para preparar el lugar el mismo día?: Reserva como mínimo 60 minutos antes de la llegada de los asistentes. Ese tiempo permite montar mesas y sillas, preparar el registro, colocar las acreditaciones y dejar listas las bebidas y la comida.

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